HR-ordlista
En komplett guide till rekryterings- och HR-termer
HR- och rekryteringsterminologin utvecklas ständigt. Vi har sammanställt den här omfattande guiden för att hjälpa dig att förstå och hålla dig uppdaterad kring de senaste begreppen inom HR och rekrytering. Oavsett om du är ny i ämnet eller vill fräscha upp dina kunskaper är det här din självklara resurs för allt som rör HR, rekrytering och talanghantering.
A
Anonym rekrytering
En metod där personliga uppgifter som namn, kön, ålder, adress eller foto tas bort från ansökningshandlingar under de inledande stegen i rekryteringen. Syftet är att minska risken för omedveten partiskhet och säkerställa ett mer objektivt urval. Anonym rekrytering används ofta av offentliga arbetsgivare och organisationer med ett starkt fokus på mångfald och inkludering.
Aktiva åtgärder
Enligt diskrimineringslagen är arbetsgivare skyldiga att arbeta aktivt och förebyggande för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Det innebär bland annat att regelbundet analysera verksamheten, identifiera risker för diskriminering och genomföra åtgärder kopplade till jämställdhet, tillgänglighet och mångfald.
Anställningsavtal
Ett juridiskt avtal mellan fackförbund och arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation, som reglerar viktiga delar av anställningen, t.ex. lön, arbetstid, semester och pension. I Sverige täcks en stor andel av arbetsmarknaden av kollektivavtal, vilket gör detta till ett grundläggande begrepp för alla inom HR.
Arbetsgivarvarumärke (Employer Branding)
Hur ett företag uppfattas som arbetsgivare av nuvarande och potentiella medarbetare. Ett starkt arbetsgivarvarumärke är avgörande för att attrahera och behålla talanger och påverkas av företagets kultur, värderingar, ledarskap, kommunikation och kandidatupplevelse.
Arbetspsykologiska tester
Ett samlingsbegrepp för tester som används för att mäta psykologiska egenskaper och kognitiva förmågor i arbetsrelaterade sammanhang. Arbetspsykologiska tester används främst vid rekrytering, urval och ledarskapsbedömning för att skapa en objektiv grund i beslutsfattandet. Exempel är personlighetstest, begåvningstest, logiktest och motivationsprofiler. Tester ska vara vetenskapligt validerade och användas etiskt, gärna i kombination med andra urvalsmetoder.
B
Bakgrundskontroll
En granskning av en kandidats tidigare erfarenheter, till exempel arbetsgivare, utbildning, brottsregister eller kreditvärdighet. Görs oftast i slutet av rekryteringsprocessen och är vanlig i roller där förtroende, säkerhet eller hantering av känslig information är avgörande.
Benchmarking
Att jämföra organisationens processer, nyckeltal eller praxis med andra organisationer – ofta branschkollegor – för att hitta förbättringsområden. Inom HR används benchmarking till exempel för att jämföra löner, förmåner, engagemang eller rekryteringsresultat.
Bemanning
Att tillfälligt hyra in personal från ett bemanningsföretag för att täcka upp behov hos ett annat företag – till exempel vid sjukfrånvaro, arbetstoppar eller projekt. Bemanningskonsulten är anställd av bemanningsföretaget men arbetar på uppdrag hos kunden. Bemanning är en flexibel lösning som kan minska risken och öka anpassningsbarheten i personalplaneringen.
Begåvningstest
Test som mäter individens generella kognitiva förmåga – ofta kallad ”g-faktorn”. Det handlar om förmågan att bearbeta information, tänka logiskt, lösa problem och lära sig nya saker snabbt. Begåvningstest har starkt vetenskapligt stöd som förutsägare av framtida arbetsprestation och används ofta tillsammans med personlighetstest i rekrytering. Vanliga testformer är logiskt tänkande, numerisk förmåga och verbal förståelse.
C
Check-ins
Korta, regelbundna avstämningar mellan chef och medarbetare. Fokus ligger ofta på dagsaktuella frågor, måluppföljning, trivsel eller arbetsbelastning. Check-ins är ett modernt sätt att hålla kontakten mellan årliga utvecklingssamtal och främjar ett närvarande ledarskap.
CHRO (Chief Human Resources Officer)
Den högst ansvariga personen för HR i en organisation, ofta medlem av ledningsgruppen. CHRO ansvarar för att HR-strategin stödjer affärsstrategin, vilket inkluderar allt från kultur och kompetensförsörjning till mångfald och förändringsledning.
D
Datadriven HR och rekrytering
Att fatta beslut inom HR baserat på insamlad data och analys, snarare än magkänsla. Det kan röra sig om att identifiera mönster i personalomsättning, analysera engagemangsnivåer eller följa upp mångfaldsmål. En växande trend inom strategisk HR.
Distansarbete
Arbete som utförs helt eller delvis på annan plats än kontoret, ofta hemifrån. Distansarbete kräver digitala lösningar, tydlig kommunikation och anpassat ledarskap. Har blivit mer etablerat efter pandemin och påverkar bland annat arbetsmiljö, samarbete och employer branding.
Diskriminering
Att någon missgynnas eller behandlas sämre än andra i en jämförbar situation på grund av kön, könsidentitet, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Diskriminering är förbjudet enligt diskrimineringslagen och är en viktig fråga för alla HR-funktioner att förebygga och hantera aktivt.
DISC-Analys
En beteendestilsanalys som kategoriserar individers beteenden i fyra dimensioner: Dominans, Inflytande, Stabilitet och Konformitet. DiSC-analys används ofta i teamutveckling och kommunikationsträning, men har begränsat vetenskapligt stöd som urvalsverktyg i rekrytering. Det är viktigt att skilja mellan verktyg för personlig utveckling och test med arbetspsykologisk validitet vid urval.
E
Employer Value Proposition (EVP)
Arbetsgivarens värdeerbjudande till nuvarande och potentiella medarbetare. Det omfattar allt från kultur och ledarskap till lön, utveckling, arbetsmiljö och balans mellan jobb och privatliv. En tydlig och autentisk EVP stärker arbetsgivarvarumärket och differentierar arbetsgivaren.
Emotionell intelligens
Förmågan att uppfatta, förstå och hantera både egna och andras känslor. Hög EQ är kopplat till god kommunikation, empatiskt ledarskap och effektiv konflikthantering – och anses vara en viktig soft skill på arbetsplatsen.
F
Fackförening
En organisation som företräder arbetstagare i frågor som rör arbetsvillkor, lön, arbetsmiljö och anställningstrygghet. Fackföreningar förhandlar ofta kollektivavtal och kan företräda medlemmar vid tvister med arbetsgivaren. I Sverige är den fackliga representationen en grundpelare i arbetsmarknadsmodellen.
Förmåner
Icke-finansiella ersättningar utöver lön som syftar till att öka trivsel, hälsa och arbetsglädje. Exempel är friskvårdsbidrag, tjänstepension, flexibel arbetstid, föräldralön, hemarbetsstöd och personalrabatter.
Förändringsledning
Att leda medarbetare genom förändringar – t.ex. organisationsförändringar, teknikskiften eller nya arbetssätt. HR spelar en nyckelroll i att planera, kommunicera och skapa engagemang under förändringsresan.
Färdighetstest
Ett test som mäter en individs kognitiva färdigheter – till exempel logiskt tänkande, verbal förståelse och numerisk förmåga. Färdighetstester används ofta i rekryteringssammanhang för att bedöma kandidatens problemlösningsförmåga, inlärningskapacitet och analytiska tänkande. De ger ett objektivt mått på hur snabbt och korrekt en person kan bearbeta information. Denna typ av test används särskilt vid roller där förmågan att snabbt sätta sig in i ny information är avgörande för prestation.
G
GDPR
EU:s dataskyddsförordning som reglerar hur personuppgifter får behandlas. Inom HR påverkar GDPR hantering av kandidatuppgifter, anställningsavtal, personaldokumentation och medarbetardata. Viktigt med tydlig dokumentation och rättslig grund för all behandling.
H
Headhunting
En proaktiv rekryteringsmetod där arbetsgivaren eller ett rekryteringsföretag söker upp specifika kandidater som inte nödvändigtvis söker jobb aktivt. Headhunting används ofta för att hitta personer till nyckelpositioner, ledarroller eller specialisttjänster där det finns få kvalificerade kandidater. Metoden kräver diskretion, starkt nätverk och god förståelse för både kundens behov och kandidatens drivkrafter.
Hårda färdigheter (Hard skills)
Konkreta, mätbara och ofta yrkesspecifika kunskaper. Exempel kan vara språkkunskaper, programmering, Excel, projektledning eller maskinkunskap. Hårda färdigheter är ofta det som står i ett CV – utbildningar, certifieringar och teknisk kompetens. De kan testas, mätas och läras ut.
I
Interim HR
Tillfälligt HR-stöd i form av en extern konsult som kliver in i organisationen under en begränsad period. En interim HR-konsult kan täcka upp vid exempelvis föräldraledighet, sjukskrivning, rekryteringspaus eller vid större förändringsarbete. Roller kan variera från operativ HR Business Partner till strategisk HR-chef. Interimlösningar erbjuder flexibilitet och tillgång till erfaren kompetens när behovet är brådskande eller temporärt.
In-house rekrytering
När ett företag hanterar hela eller delar av rekryteringsprocessen internt, med egna resurser. Det kan innebära att HR-avdelningen eller en intern rekryterare ansvarar för annonsering, urval, intervjuer och anställning – utan hjälp från externa partners. In-house rekrytering ger ökad kontroll över processer, arbetsgivarvarumärke och kandidatupplevelse. Vanligt i större organisationer med kontinuerligt rekryteringsbehov.
K
Kandidatens upplevelse
Det helhetsintryck kandidaten får av rekryteringsprocessen – från första kontakt till anställning eller avslag. Allt från annonsens utformning till återkoppling, tester, intervju och onboarding påverkar upplevelsen. En positiv kandidatupplevelse stärker arbetsgivarvarumärket även hos dem som inte får jobbet.
Kollektivavtal
Ett skriftligt avtal mellan fackförbund och arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation. Det reglerar bland annat löner, arbetstider, semester, pension, uppsägning och övriga anställningsvillkor. Kollektivavtal är en central del av den svenska modellen och bidrar till trygghet och förutsägbarhet på arbetsmarknaden.
Kompetensbaserad rekrytering
Kompetensbaserad rekrytering är en metod där fokus ligger på att bedöma kandidaters faktiska kompetenser, färdigheter och beteenden kopplade till arbetsrollen. Används för att minska subjektiva bedömningar och öka träffsäkerheten i urvalet. Inkluderar ofta strukturerade intervjuer, tester och praktiska övningar.
Kompetensinventering
En kartläggning av befintlig kompetens inom organisationen. Syftet är att identifiera styrkor, kompetensgap och utvecklingsbehov. Används ofta vid omställning, succession, strategisk personalplanering eller för att planera utbildningsinsatser.
L
Ledarskapsutveckling
En process för att utveckla och stärka ledarskapsförmågor hos chefer och ledare inom organisationen. Målet är att skapa tryggt, tydligt och effektivt ledarskap som bidrar till verksamhetens mål, god arbetsmiljö och engagerade medarbetare. Insatserna kan inkludera ledarskapsprogram, coaching, mentorskap, utbildningar eller 360-feedback. Strategisk ledarskapsutveckling är avgörande för långsiktig framgång och förändringsförmåga.
Lönerevision
En återkommande process (ofta årlig) där medarbetares löner ses över och eventuellt justeras. Grunderna kan vara individuell prestation, marknadsanpassning, erfarenhet eller kollektivavtalsförhandling. HR säkerställer att lönerevisionen sker rättvist och enligt gällande regler och riktlinjer.
M
Medarbetarsamtal
Regelbundna samtal mellan chef och medarbetare om prestation, utveckling, trivsel och framtida mål. Viktigt verktyg för att främja engagemang och karriärutveckling.
Mjuka färdigheter (Soft skills)
Personliga egenskaper och beteenden som påverkar hur man arbetar med andra, kommunicerar, fattar beslut eller hanterar förändringar. Exempel är empati, samarbetsförmåga, stresstålighet, ansvarstagande och anpassningsförmåga. Mjuka färdigheter är svårare att mäta men avgörande för teamdynamik, ledarskap och långsiktig framgång.
Mångfald och inkludering
Mångfald och inkludering är två närbesläktade men distinkta begrepp: Mångfald handlar om representation – att organisationen speglar ett brett spektrum av bakgrunder, erfarenheter, åldrar, kön, etnicitet, sexualitet och perspektiv.
Inkludering innebär att dessa individer känner sig välkomna, respekterade och delaktiga i kulturen och beslutsfattandet. Ett effektivt mångfaldsarbete kräver både rekryteringsinsatser, medvetet ledarskap och förändring i organisationskulturen.
N
Neddragning
En minskning av personalstyrkan till följd av exempelvis omorganisation, minskad efterfrågan eller kostnadsbesparingar. HR ansvarar ofta för att säkerställa att processen sker enligt arbetsrättsliga regler och att det finns stöd för både de som lämnar och de som blir kvar. Ibland används begreppet synonymt med uppsägning på grund av arbetsbrist.
Nyanställning
När en person rekryteras till en organisation och börjar en ny anställning. Nyanställning är ofta förknippat med onboardingprocesser, arbetsmiljöansvar, introduktion och registrering i lönesystem. Det är ett av de mest kritiska tillfällena för att forma en positiv relation mellan arbetsgivare och medarbetare. En genomtänkt och strukturerad start kan påverka både engagemang och lojalitet på lång sikt.
Nöjd medarbetarindex (NMI)
Ett nyckeltal som mäter hur nöjda medarbetarna är med sin arbetsgivare, ofta genom återkommande medarbetarundersökningar. NMI används för att identifiera förbättringsområden inom arbetsmiljö, ledarskap, kommunikation och kultur. Ett högt NMI är ofta kopplat till lägre personalomsättning och högre produktivitet.
O
Onboarding
En strukturerad process som hjälper nya medarbetare att komma in i sin roll, förstå organisationens kultur, bygga relationer och snabbt bli produktiva. Onboarding kan inkludera allt från introduktionsdagar, utbildning och mentorskap till tydliga mål och uppföljning. En bra onboarding ökar retention och minskar ramp-up-tiden.
Offboarding
Strukturerad process när en medarbetare slutar – inklusive återlämning av utrustning, avslutningsintervju och överlämning. En professionell offboarding minimerar risk och stärker relationen för framtida återrekrytering.
P
Personlighetstester
Ett personlighetstest är ett bedömningsverktyg som används för att kartlägga en individs beteenden, preferenser, arbetssätt och mellanmänskliga stil. Testerna används ofta inom rekrytering, teamutveckling, ledarskapsutveckling och karriärvägledning. I rekryteringssammanhang hjälper personlighetstester arbetsgivare att bättre förstå hur en kandidat kan passa in i en viss roll eller organisation – inte bara utifrån kompetens, utan också utifrån beteende och kulturmatch. Testerna mäter vanligtvis dimensioner som samarbetsförmåga, ansvarstagande, emotionell stabilitet, beslutsfattande, initiativförmåga och kommunikationsstil.
Psykometriska tester
Psykometriska tester (även kallade arbetspsykologiska tester) är standardiserade testverktyg som syftar till att mäta olika psykologiska egenskaper hos individer – till exempel personlighet, problemlösningsförmåga, logiskt tänkande, språklig eller numerisk förmåga och motivation.
Personaluthyrning
En anställningsform där en person är anställd av ett bemanningsföretag men hyrs ut för att arbeta hos ett kundföretag. Personaluthyrning används för att täcka tillfälliga behov, till exempel vid arbetstoppar, sjukfrånvaro eller projekt.
Personalomsättning
Måttet på hur många anställda som lämnar organisationen under en viss tidsperiod, vanligtvis uttryckt i procent per år. Hög personalomsättning kan tyda på bristande ledarskap, låg trivsel eller obalanserad arbetsbelastning – men kan också vara ett tecken på hög rörlighet i branschen. HR följer ofta personalomsättning som ett nyckeltal och arbetar med retentionstrategier för att minska oönskad omsättning.
R
Rekrytering
Rekrytering är processen att identifiera, attrahera, utvärdera och anställa rätt person till rätt roll. Den omfattar allt från att analysera behov och skapa kravprofil, till annonsering, urval, intervjuer, tester och anställning. Målet är att hitta den kandidat som bäst matchar både kompetenskraven och den organisatoriska kulturen. En väl genomförd rekrytering stärker arbetsgivarvarumärket, minskar felrekryteringar och bidrar till långsiktig framgång.
Rekryteringssystem (ATS)
Ett rekryteringssystem, eller ATS (Applicant Tracking System), är ett digitalt verktyg som hjälper arbetsgivare att strukturera och automatisera rekryteringsprocessen. Systemet hanterar jobbannonser, ansökningar, kommunikation med kandidater, urvalssteg och rekryteringsdata. Det sparar tid, förbättrar kandidatupplevelsen och gör det lättare att följa upp effektiviteten i rekryteringsarbetet.
Rekryteringskonsult
En extern expert som anlitas av ett företag för att genomföra en rekryteringsprocess, helt eller delvis. Rekryteringskonsulter arbetar vanligtvis via ett rekryteringsföretag och hanterar uppdrag på konsultbasis. De ansvarar för att definiera kravprofil, attrahera kandidater, göra urval, hålla intervjuer och presentera slutkandidater. Ofta har de särskild kompetens inom urvalsmetodik och kandidatmarknaden. Att anlita en rekryteringskonsult är vanligt vid tidsbrist, brist på intern kompetens eller för svårrekryterade roller.
Rekryteringsprocess
En strukturerad serie steg som en arbetsgivare följer för att identifiera, attrahera, utvärdera och anställa rätt kandidat för en viss roll. En typisk rekryteringsprocess inkluderar: behovsanalys, kravprofil, annonsering, urval (screening, tester, intervjuer), referenstagning och anställningserbjudande. Processen kan även innefatta onboarding och uppföljning efter att kandidaten börjat. En väl utformad rekryteringsprocess är avgörande för att säkerställa kvalitet, jämställdhet, kandidatupplevelse och effektivitet.
S
Strukturerad intervju
Strukturerad intervju är en intervjumetod där alla kandidater får samma frågor, ställda i samma ordning, och bedöms utifrån fördefinierade kriterier. Denna metod ökar objektiviteten och jämförbarheten mellan kandidater och minskar risken för omedvetna bias. Strukturerade intervjuer är ofta en nyckelkomponent i kompetensbaserad rekrytering och är vetenskapligt bevisat mer träffsäkra än ostrukturerade intervjuer.
Successionsplanering
En process för att identifiera och förbereda medarbetare för framtida nyckelroller inom organisationen. Målet är att säkerställa kontinuitet, minimera risken vid avgångar och utveckla interna talanger. HR spelar en viktig roll i att kartlägga kritiska positioner, utvärdera potential och skapa utvecklingsplaner.
Second opinion
Second opinion är en kompletterande, objektiv utvärdering av en slutkandidat i en rekryteringsprocess – ofta genomförd av ett externt bedömningsföretag. Syftet är att validera tidigare intryck, öka träffsäkerheten och ge beslutsfattare ett oberoende underlag inför anställning.
Sourcing
En aktiv metod för att hitta och attrahera kandidater – ofta genom direkt kontakt på LinkedIn, kandidatdatabaser eller nätverk. Sourcing är särskilt viktigt i bristyrken och används för att bygga långsiktiga kandidatpipelines.
T
Talent acquisition
Ett bredare och mer strategiskt begrepp än rekrytering. Talent acquisition omfattar långsiktig planering och arbete för att attrahera, identifiera och bygga relationer med talanger som kan bli framtida medarbetare. Det inkluderar employer branding, kandidatupplevelse, pipelining och successionsplanering.
Talent management
En helhetsstrategi för hur organisationen attraherar, utvecklar, engagerar och behåller nyckelpersoner och framtida ledare. Talent management omfattar processer som rekrytering, onboarding, kompetensutveckling, performance management och succession. Målet är att säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats – både nu och i framtiden.
Teamutveckling
Teamutveckling omfattar aktiviteter och insatser som syftar till att förbättra samarbete, kommunikation och effektivitet i ett team. Kan inkludera workshops, beteendeprofiler, konflikthantering och klargörande av roller och mål. En viktig del i att skapa högpresterande arbetsgrupper.
Tidsbegränsad anställning
En anställningsform där det i förväg är bestämt när anställningen ska upphöra, till exempel vid projektanställning, vikariat eller säsongsarbete.
Tillsvidareanställning
Den vanligaste anställningsformen i Sverige. Anställningen löper utan slutdatum och kan sägas upp av båda parter med angiven uppsägningstid. Ger arbetstagaren högre anställningstrygghet än tidsbegränsade former.
U
Utvecklingssamtal
Ett samtal mellan chef och medarbetare som fokuserar på långsiktig utveckling, kompetensbehov och karriärmål. Skiljer sig från vanliga medarbetarsamtal genom att blicka framåt snarare än utvärdera prestation.
Uppföljningsintervju
En intervju som genomförs efter att en anställning har påbörjats, ofta inom de första veckorna eller månaderna. Syftet är att följa upp hur den nya medarbetaren har upplevt rekryteringsprocessen, introduktionen och den första tiden i rollen. Uppföljningsintervjuer ger värdefull feedback till HR och chefer, och kan bidra till att förbättra onboarding, minska risken för tidiga avhopp och identifiera eventuella missförstånd eller förbättringsområden tidigt.
Uppsägningstid
En uppsägningstid som gäller lika för både arbetsgivare och arbetstagare enligt anställningsavtalet. Det innebär att båda parter måste förhålla sig till samma uppsägningstid, t.ex. en månad. Vanligt förekommande i tillsvidareanställningar och regleras ofta av kollektivavtal. Viktigt att tydligt specificera i anställningsavtalet för att undvika missförstånd.
V
Varning vid anställning
En formell tillsägelse från arbetsgivaren till en anställd om att ett visst beteende eller en viss prestation inte är acceptabel. Varningen kan vara muntlig eller skriftlig, men en skriftlig varning är vanligast vid allvarligare eller återkommande förseelser. Det är inte ett krav att ge en varning innan uppsägning av personliga skäl sker, men det är ofta en del av en rättssäker process. En korrekt hanterad varning bör vara tydlig, dokumenterad och syfta till att ge medarbetaren en möjlighet att förändra sitt beteende.
Vikariat
En form av tidsbegränsad anställning där någon ersätter en ordinarie medarbetare under frånvaro, till exempel vid sjukdom, föräldraledighet eller tjänstledighet.
Ö
Övertid
Tid som en anställd arbetar utöver sin ordinarie arbetstid enligt anställningsavtal eller kollektivavtal. Den måste normalt godkännas av arbetsgivaren i förväg och ska kompenseras med övertidsersättning eller ledighet. HR ansvarar ofta för att följa upp övertidsnivåer för att säkerställa efterlevnad av lagstiftning och för att undvika överbelastning hos medarbetare.
