Resurser
Onboarding av nya medarbetare
Den kompletta guiden till onboarding av nya arbetare.
Onboarding av medarbetare
När en ny medarbetare börjar på ditt företag är det viktigt att få dem att känna sig välkomna och som en del av teamet så att de kan få en så bra start som möjligt.
Att anställa människor kan vara en kostsam process både i tid och pengar, så företag vill säkerställa att deras nyanställda får ett bra första intryck av verksamheten, sina kollegor och sin nya roll så att de kan komma igång och få bästa möjliga start.
Nyckeln till att uppnå detta är att ha en bra onboarding process som hjälper medarbetarna att komma in i sin nya miljö så att de kan nå full produktivitet så snabbt som möjligt.
Vad är onboarding?
Onboarding är processen för att välkomna och integrera dina nya medarbetare på arbetsplatsen.
En effektiv onboarding är mer än en hastig orientering den första dagen, den börjar redan innan individen anländer och fortsätter tills de anpassat sig helt till sin roll och sitt team.
Den här processen kan ta allt från ett par veckor till flera månader beroende på vilken roll det gäller och skiljer sig från orientering, som bara är det första steget i onboardingen.
Orientering fokuserar på att introducera nyanställda till grunderna i deras miljö, till exempel kontorslayout, policyer och kollegor.
Medan onboarding är hela processen från början till slut. Det kan låta betungande, men att hitta den perfekta kandidaten tar mycket tid, energi och pengar; att misslyckas med det sista hindret kan kosta mycket mer.
Om du inte har någon onboardingprocess kommer dina nyanställda i de flesta fall att känna sig förvirrade, undervärderade och oengagerade.
Kostnaden för en dålig introduktion kan bli betydande, vilket leder till låg produktivitet och högre personalomsättning:
- Omsättningshastighet på 50% under de första 18 månaderna av anställningen
- Att ersätta förlorade medarbetare kostar mellan 30-50% av årslönen
Genom att implementera en enkel och välstrukturerad onboardingprocess får nyanställda den information och det stöd de behöver för att snabbt nå sin fulla potential.
Företag som tar onboarding på allvar ser ofta värdefulla förändringar:
- Medarbetarna är 58% mer benägna att vara kvar i organisationen 3 år senare
- Medarbetarna var 54% mer engagerade i sina roller
- Medarbetarna uppnådde full kompetens 4 månader snabbare
- 75% av medarbetarna rapporterade en stark lojalitetskänsla gentemot organisationen
Varför onboarding är viktigt
Tänk tillbaka på din egen erfarenhet av att börja ett nytt jobb.
Om du inte fick tillräckligt med uppmärksamhet eller vägledning till att börja med påverkade det sannolikt din motivation och hindrade dig från att komma igång så snabbt som du kunde ha gjort.
Tyvärr bidrar denna brist på stöd till att upp till 25% av de nyanställda lämnar sina jobb inom de första tre månaderna.
Höga personalavgångar är kostsamt för ett företag, både ekonomiskt och i form av tid som läggs på utbildning och rekrytering.
Ett bra introduktionsprogram kan bidra till att behålla medarbetarna och se till att nyanställda snabbare når full produktivitet.
Om nyanställda får det stöd de behöver kommer de snabbare in i sina roller och kan börja bidra med värde till sina team.
Detta är särskilt viktigt för distansanställda, som står inför extra utmaningar när det gäller att få kontakt med kollegor, samt för praktikanter och nyutexaminerade som är nya i arbetsmiljön.
Onboarding handlar dock inte bara om policyer, förmåner och utbildning.
Det handlar om att skapa en positiv och stödjande miljö som stämmer överens med din organisationskultur.
Ett väl genomfört introduktionsprogram hjälper nyanställda att känna sig förberedda och glada över att bli en del av ditt team.
Det kan också spela en nyckelroll när det gäller att hjälpa företag att behålla sina topptalanger på dagens konkurrensutsatta arbetsmarknad.
Fördelarna med en bra introduktion
Att anställa människor kräver i allmänhet mycket arbete, så det är viktigt att få en bra start och göra ett gott intryck för att säkerställa att dina nya medarbetare stannar på lång sikt och kan trivas inom din organisation.
Nyckeln till att uppnå detta ligger i att ha en bra introduktionsprocess som hjälper medarbetarna att acklimatisera sig till sin nya arbetsmiljö, lära känna sina kollegor och bli bekanta med de krav som ställs i rollen.
Företag som gör rätt när det gäller onboarding kan dra nytta av flera fördelar:
En bra onboardingprocess ger nyanställda den information, de verktyg och de resurser som krävs för att de ska kunna börja sitt nya jobb med tillförsikt, så att de kan komma upp i full produktivitet mycket snabbare än de som inte har någon onboarding.
Medarbetare som upplever en bra onboardingprocess är mer benägna att känna sig engagerade, uppskattade och knutna till både sina kollegor och organisationen.
Detta minskar i sin tur avgångarna, vilket sparar företaget både tid och pengar i samband med rekrytering och utbildning av nya medarbetare.
En bra onboarding hjälper nyanställda att bättre förstå företagets kultur, värderingar och uppdrag.
När medarbetarna ansluter sig till företagets mål och tycker att deras arbete är meningsfullt, ökar deras arbetstillfredsställelse.
En bra onboardingprocess skapar en positiv relation mellan nya medarbetare och organisationen, vilket bidrar till att de känner sig motiverade och mer engagerade i sitt arbete.
En bra onboarding hjälper dina nyanställda att lära sig om interna processer, system, förväntningar och företagets rutiner.
En väl utformad onboardingprocess kan avsevärt förkorta den tid det tar för nya medarbetare att bli skickliga i sina roller.
Onboarding spelar en avgörande roll när det gäller att integrera nya medarbetare i företagets kultur.
När onboardingprocessen innehåller möjligheter till socialt umgänge, teambuilding-aktiviteter och introduktion till kollegor kan nyanställda snabbt känna att de hör hemma, vilket bidrar till en mer sammanhållen och positiv arbetsmiljö.
Effekterna av dålig onboarding
Kostnaden för dålig introduktion drabbar inte bara dina anställda. Det har en enorm inverkan på ditt resultat. Företag som lämnar onboarding åt slumpen kan ofta uppleva misslyckanden på upp till 50% när det gäller att behålla nya medarbetare.
Forskning från Glassdoor att organisationer med en stark onboardingprocess förbättrar nyanställdas kvarhållande med 82% och produktiviteten med över 70%.
1.
Kostsamma utbyten
För att ersätta en anställd måste en arbetsgivare i genomsnitt lägga ut 16-20% av den anställdes lön
2.
Minskad produktivitet
32 procent sa att de skulle ha kommit igång snabbare om de hade haft tydligare mål och vetat vad som förväntades av dem
3.
Mindre engagemang
69% av de anställda är mer benägna att stanna med ett företag i 3 år eller mer om de upplever en bra onboarding.
4.
Lägre åtagande
En negativ upplevelse av onboarding resulterar i att att nyanställda är 2x mer benägna att söka nya möjligheter på annat håll.
Vad är en bra onboardingprocess?
En bra onboardingprocess kan vara skillnaden mellan att nyanställda känner sig överväldigade och oengagerade eller trivs i sin nya arbetsmiljö.
Rekryteringen bör inte bara omfatta att välja rätt kandidat för rollen, utan även att följa upp efter den första dagen i flera månader.
En bra introduktion hjälper dina nya medarbetare att komma in i sina roller snabbare, gör dem bekanta med företagskulturen och hjälper dem att skapa förutsättningar för långsiktig framgång.
Här är några viktiga saker att tänka på när du implementerar en bra onboardingprocess:
Påbörja onboardingprocessen innan den nya medarbetaren börjar sin anställning.
Kommunicera regelbundet med dem och tillhandahåll nödvändig information så att de känner sig välkomna och förberedda.
Sätt tidigt upp tydliga förväntningar på din nyanställda.
Se till att du tydligt kommunicerar rollens ansvarsområden och prestationsmål med dem så tidigt som möjligt.
Detta bidrar till att minska förvirringen och öka engagemanget.
Skapa en positiv och inkluderande miljö där nyanställda känner sig välkomna och uppskattade. Försök att se till att chefer och medarbetare är entusiastiska, vänliga och så stödjande som möjligt.
Ordna en första orienteringsdag för att introducera dina nya medarbetare till några av grunderna, inklusive kontorslayout, policyer och att presentera sig för sina kollegor.
Tilldela alla nyanställda en mentor eller arbetskamrat som kan ge stöd, svara på frågor och hjälpa dem att navigera i organisationen.
Att ha regelbundna avstämningar med chefer och HR kan bidra till en bättre känsla av att få stöd.
Hjälp dina nyanställda att bygga upp tidiga kontakter med sina kollegor.
Planera några inledande teambuilding-aktiviteter, sociala evenemang eller teamluncher för att hjälpa till att odla relationer och bygga upp en känsla av tillhörighet.
Ge dina nya medarbetare regelbunden feedback så att de kan följa sina framsteg och identifiera områden som kan förbättras. Detta kan ske genom utvecklingssamtal, enskilda möten och informella samtal/avstämningar etc.
Onboarding bör sträcka sig längre än den första veckan eller månaden.
Stötta dina nya medarbetare kontinuerligt genom att se till att de får ett meningsfullt arbete, möjligheter att växa samt kontinuerlig utbildning och utveckling.
Kom ihåg att en bra introduktionsprocess inte bara ska fokusera på administrativa uppgifter, utan även på de sociala och känslomässiga aspekterna av att börja en ny roll.
När det är möjligt ska introduktionen vara skräddarsydd för varje individ, interaktiv och utformad så att de känner sig som en del av sitt nya team och förväntansfulla inför sin nya roll.
Tips om onboarding:
Så här förbättrar du din onboardingprocess
Onboarding är ett utmärkt tillfälle för arbetsgivare att förmedla sin organisationskultur och sina värderingar, samt att få nyanställda att känna sig motiverade och entusiastiska inför sin nya roll.
Genom att ta sig tid att se till att följande steg vidtas kan din organisation skilja sig från mängden:
Det första intrycket har fortfarande betydelse, så försök att se till att den första dagen är välstrukturerad och att den anställde har tydliga ansvarsområden så att han eller hon inte behöver undra vad han eller hon ska göra någon gång under sin första dag.
Om deras första dag ska bli en virtuell dag är det absolut nödvändigt att de får sin datorutrustning skickad till sig innan de börjar.
För vissa kan det vara skrämmande att börja i ett nytt team.
Ännu mer så om allt ska göras virtuellt.
Se till att varje ny person presenteras för alla sina kollegor och om möjligt, avsätt tid för att de ska lära känna varandra under informella former.
Linjechefer spelar en avgörande roll när det gäller att hjälpa nyanställda att komma till rätta, och detta gäller särskilt i fall av virtuell onboarding.
Förläng introduktionsprocessen under hela det första anställningsåret och se till att det finns regelbundna uppdateringar, feedback och informella möten med ledningen för att berömma framsteg och sätta upp nya mål.
Genom att sätta upp mål för dina nya medarbetare så snart de börjar kan du se till att de vet exakt vad som förväntas av dem, vilket minskar förvirring och potentiellt oengagemang senare.
Vår Onboarding Report ger skräddarsydda insikter om varje nyanställd, vilket gör att du kan anpassa introduktionen efter deras specifika behov i stället för att ge samma generiska information till alla nyanställda.
Aktiviteter för onboarding
-
Välkomstsession
-
Granskning av personalhandboken
-
Inledande orientering
-
Mentorskapsprogram
-
Rundvandringar på arbetsplatsen
-
Teknisk installation
-
Presentationer med kollegor och övriga teammedlemmar
-
Möte och välkomsthälsning för ledningen/exekutivgruppen
-
Lär dig mer om förmåner och fördelar på jobbet
-
Ordna en informell lunch med viktiga kollegor och teammedlemmar
-
Utbildning i företags- och IT-policy
-
Att få dina nyanställda att bekanta sig med företagets organisationsschema
-
Fastställande av mål
Statistik om onboarding
1:
60%
En bra introduktionsprocess kan hjälpa företag att behålla upp till 60 % av sin personal under en fyraårsperiod
2:
42%
av medarbetarna är mer produktiva när de har tillgång till en korrekt introduktionsprocess
3:
2x
Nyanställda är 2x mer benägna att söka sig någon annanstans om de har en negativ upplevelse av introduktionen
5:
37%
Endast 37% av företagen förlänger sin introduktion efter den första anställningsmånaden
6:
18x
Medarbetare som upplevde att de hade en mycket effektiv introduktionsprocess var 18 gånger mer benägna att känna ett stort engagemang för sin arbetsgivare
Virtuell onboarding
De flesta nyanställda avgör om de känner sig hemma på sitt nya jobb under de första tre veckorna av anställningen.
Sedan pandemin har arbetet förändrats för många, vilket innebär att de första tre veckorna är viktigare än någonsin.
Om du har anställt nya medarbetare som kommer att arbeta på distans flera dagar i veckan är det viktigt att din virtuella introduktion är tillräckligt engagerande för att dina nyanställda ska känna sig delaktiga och som en del av teamet när de börjar sin nya roll.
Vad är virtuell onboarding?
”Virtual onboarding” är en process som hjälper nyanställda att komma in i sin nya roll i en virtuell miljö.
Genom att ge dina nya medarbetare en strukturerad start hjälper du dem att acklimatisera sig till sin nya roll och ger dem bästa möjliga förutsättningar att lyckas.
En bra virtuell onboarding kräver några fler administrativa element än den vanliga onboardingprocessen med personliga möten.
Tips för virtuell onboarding
Vi har sammanställt några viktiga punkter som du bör tänka på när du introducerar nyanställda i en virtuell miljö:
Tips om virtuell onboarding:
Gör en skriftlig plan
Om du skickar en skriftlig plan till dina nyanställda med en beskrivning av deras ansvarsområden, mål och företagets strategi etc. undviker du förvirring om vad som förväntas av dem.
Se detta som en möjlighet att klargöra för personen exakt vad det är han eller hon ska göra och fråga om det finns några problem eller områden som han eller hon är särskilt entusiastisk över.
Tips om virtuell onboarding:
Fullständig administration i förväg
Se till att du har alla nödvändiga administrativa formulär ifyllda före (eller på) deras första dag så att de kan fokusera på att komma igång med sin nya roll.
Tips för virtuell onboarding:
Datorer, teknik och programvara
Om den nyanställde börjar arbeta hemifrån är det en bra idé att den rekryterande chefen har ett snabbt videosamtal innan arbetet påbörjas för att bedöma arbetsstationen/området och se till att den nyanställde har all utrustning som behövs.
Om den nyanställde arbetar på distans är det naturligtvis absolut nödvändigt att se till att arbetsutrustningen är i ordning före startdatumet.
Se till att de har all nödvändig utrustning och att deras dator och e-postkonton är redo att användas.
Glöm inte att kontrollera att de har all rätt programvara installerad innan de påbörjar sin roll
Tips för virtuell onboarding:
Välkomsthälsning från ledare
En studie visade att ett personligt välkomstbrev från en högre chef eller företagets VD kan bidra till att förbättra första intrycket med över 30%.
Detta är något som enkelt kan göras i en virtuell miljö - antingen genom att spela in ett snabbt personligt videomeddelande eller genom att skicka ut ett personligt e-postmeddelande som välkomnar den nya medarbetaren.
Tips för virtuell onboarding:
Virtuell rundtur på kontoret
Även om detta inte är lika viktigt för distansanställda kan en virtuell rundtur på kontoret verkligen bidra till att människor känner sig mer delaktiga och som en del av teamet - även om de inte kommer att vara på kontoret regelbundet.
Se till att du visar dem var det finns te, kaffe och förfriskningar, toaletter, närmaste nödutgång, tryckutrustning och allt annat som rör hälsa och säkerhet.
Tips för virtuell onboarding:
Håll regelbundna virtuella möten
Se till att den nyanställdes närmaste chef avsätter tillräckligt med tid för att lära känna den nyanställde så snart som möjligt.
Detta möte bör vara en virtuell konversation (med hjälp av en kamera där det är möjligt för att hålla det mänskligt) där det främsta syftet är att bygga upp en relation.
Ämnen som tas upp är bland annat vad som förväntas av den nya medarbetaren, feedback från rekryteringsprocessen samt svar på eventuella frågor.
Se till att boka in ytterligare ett informellt möte inom en snar framtid för att gå igenom hur det går för dem.
Tips för virtuell onboarding:
Kollegor
Det är viktigt att de personer som ska arbeta med den nya medarbetaren presenterar sig för varandra.
Använd en onlinekalender för att boka in tid för en inledande (och virtuell) chatt med varje kollega i minst 10 minuter.
Majoriteten av de nyanställda (56%) uppger att de vill ha en mentor eller kompis när de börjar.
Om en kollega får i uppdrag att regelbundet stämma av med den nyanställde och ge råd kan det verkligen hjälpa dem att nå full kompetens snabbare än om de skulle ta sig an projekten på egen hand.
Tips för virtuell onboarding:
Ge feedback
Det kan vara bra att få feedback från den nyanställde, dennes kollegor och närmaste chef (samt eventuella direktrapporterande) i flera steg av introduktionsprocessen.
Helst efter 3 månader, 6 månader och 1 år.
Dessa tillfällen bör användas för att ta itu med eventuella problem som någon av parterna kan ha, samt berömma eventuella prestationer.
Genom att avsätta särskild tid för att diskutera den personliga utvecklingen kommer den nyanställde att känna sig uppskattad och få stöd.
Tips för virtuell onboarding:
Företagets kultur
Genom att förse den nyanställde med all nödvändig företagsinformation, inklusive klädkod, semesterregler och företagsförmåner, kan du undvika osäkerhet. Det gör att de känner sig tryggare i sin nya miljö.
Tips för virtuell onboarding:
Lär känna dem
Viktigast av allt är att du tar dig tid att ta reda på hur varje nyanställd fungerar bäst.
Genom att förstå deras föredragna arbetsstilar och tillgodose dessa så mycket som möjligt kan du säkerställa ett smidigt inträde i din organisation.
På grund av den nuvarande förändringen i arbetsattityder kommer en bra onboarding nu att kräva lite mer ansträngning från ledningsgruppernas sida för att hjälpa sina nyanställda att komma igång under de första veckorna.
Det är därför vi har utvecklat Onboarding Report som är särskilt inriktad på att hjälpa rekryterande chefer att få ut det bästa av sina nya medarbetare.
Clevry Onboarding rapport
På Clevry använder vi data och teknik för att överbrygga klyftan mellan rekryterare och deras anställda – detta gör det möjligt för rekryterande chefer att skräddarsy sin introduktion specifikt för varje nyanställd, vilket innebär att nya medarbetare börjar sin roll med att känna sig säkrare, mer motiverade och trygga i sin förmåga att leverera.
Vår Onboarding Report uppmuntrar till ett strukturerat och insiktsfullt förhållningssätt till onboarding. Innehållet, som genereras utifrån kandidatens svar på ett personlighetsformulär, beskriver kandidatens föredragna arbetsstilar, motivation och interpersonella förhållningssätt.
Rapporten ger linjecheferna skräddarsydda råd och kan sömlöst införlivas i introduktionsmöten som en språngbräda för diskussion och målsättning.
Rapporten ger råd till chefer om hur man bäst använder en individs styrkor och preferenser på arbetsplatsen, baserat på deras svar i vårt frågeformulär.
Det hjälper cheferna att maximera prestationen och engagemanget så att den nyanställde får bästa möjliga start och integreras i teamet på ett smidigare sätt.
Vad finns med i onboardingrapporten?
Interaktion:
Lär dig mer om hur personen sannolikt kommer att bete sig när han eller hon lär känna sitt team.
Finns det något du kan göra för att göra den här processen så enkel som möjligt?
Föredrar han/hon att arbeta med andra eller ensam?
Hur kan du bäst stödja dem i sociala situationer?
Stimulering:
Tänk på projekt, uppgifter eller ansvarsområden som personen sannolikt tycker är särskilt engagerande.
Hur gillar han eller hon att ta sig an nya projekt?
Vilken är deras föredragna arbetsstil?
Vad kan du göra för att se till att personen får tillgång till den här typen av arbete?
Belöning:
Fundera på hur personen håller sig motiverad.
Vilken roll kommer du att ha för att se till att de känner sig stimulerade, hur kan du anpassa det till deras personlighet?
Hur kan du anpassa din ledarskaps-/mentorstil, blir de tillfredsställda av beröm eller varierat arbete?
Miljö:
Fundera över deras preferenser och hur de passar in i er organisationskultur. Vad kan du göra för att de ska känna sig som hemma? Hur kan du förvänta dig att de ska reagera på förändringar i arbetsmiljön? I vilka arbetssammanhang kan de behöva lite extra trygghet?
