Rekrytering är en mångfasetterad process som kräver tid, resurser och pengar. I denna artikel diskuterar vi de faktorer som påverkar rekryteringskostnaderna och ger tips för att hantera kostnaderna.
Fördelning av rekryteringskostnader
Rekryteringskostnader kan delas in i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader är lätt mätbara och relaterade direkt till rekryteringsprocessen. Indirekta kostnader är svårare att definiera, men de påverkar avsevärt de totala kostnaderna.
Direkta kostnader uppstår till exempel från publicering av jobbannonser, tid som används för rekrytering och organisering av intervjuer samt eventuella avgifter för rekryteringskonsulter. Indirekta kostnader kan inkludera förlorad produktivitet när nuvarande anställda spenderar tid på rekrytering samt kostnader för att introducera en ny anställd.
Direkta rekryteringskostnader
Direkta kostnader är lätt mätbara och relaterade direkt till de olika faserna i rekryteringsprocessen. Dessa kan inkludera:
Annonskostnader
För att säkerställa ett tillräckligt stort antal sökande använder företag ofta jobbannonser på populära jobbsajter som Oikotie, Duunitori eller Monster. Kostnaden för annonsering på dessa plattformar varierar vanligtvis beroende på varaktighet och synlighet. Betalda annonser på LinkedIn är också ett populärt sätt att få extra synlighet och nå en bredare målgrupp.
Tid som används för rekrytering
En betydande faktor vid bedömning av de totala rekryteringskostnaderna är den tid som de personer som deltar i processen använder. Hantering av ansökningar, intervjuer och koordinering av urvalsprocessen tar personalresurser och tid. Rekrytering är inte bara en uppgift för HR-avdelningen, utan involverar vanligtvis flera personer på olika nivåer i organisationen. Beroende på situation och roll kan rekryteringen involvera linjechefer, teamledare och eventuellt även andra anställda. Allt detta binder deras arbetstid, vilket måste beaktas vid beräkning av de verkliga rekryteringskostnaderna.
Avgift för rekryteringspartner
Om företaget använder en extern rekryteringspartner är dessa kostnader naturligtvis en stor del av rekryteringskostnaderna. Vid direktrekrytering baseras partnerns avgift vanligtvis på ett fast pris. Beroende på situation kan partnern ta ut en startavgift eller arbeta enligt principen success fee, vilket innebär att inga kostnader uppstår om en lämplig kandidat inte hittas för kundföretagets behov. Vid expertrekrytering kan avgiften till exempel vara två gånger den rekryterade personens månadslön.
Indirekta rekryteringskostnader
Indirekta kostnader är mindre uppenbara, men påverkar avsevärt de totala rekryteringskostnaderna.
Rekryteringsteknologier och verktyg
Rekryteringsteknologier, såsom rekryteringssystem (ATS) eller online-baserade testplattform, effektiviserar rekryteringsprocessen men kräver investeringar och tid. Företaget måste använda tid för att implementera nya system, utbilda personalen i deras användning och kontinuerligt underhålla dem. Denna tidsanvändning och resursbindning kan vara en indirekt kostnad som inte alltid är omedelbart synlig, men som påverkar företagets budget på lång sikt. Å andra sidan, utan dessa verktyg skulle rekryteringen vara betydligt ineffektivare och den tid som används för rekryteringar samt antalet felrekryteringar skulle sannolikt öka.
Långsiktiga effekter av felrekrytering
Felrekrytering kan bli dyrt, inte bara på grund av direkta korrigeringskostnader, utan även på lång sikt. När ett företag anställer en person som inte uppfyller förväntningarna måste ofta en ny rekryteringsprocess startas, vilket innebär mer tid och resurser. Samtidigt måste företaget antingen behålla den felrekryterade personen i tjänsten, vilket kan bromsa affärsutvecklingen, eller säga upp personen, vilket kan medföra ytterligare kostnader, såsom uppsägningsersättningar.
Den indirekta kostnaden för en felrekrytering syns också i teamets moral. Om teamet måste arbeta med en person som inte passar för sin roll eller orsakar konflikter kan detta sänka alla medarbetares motivation och arbetsvälmående. Om detta pågår under en längre tid kan det leda till att teammedlemmar själva säger upp sig, vilket ytterligare ökar rekryteringsbehovet och kostnaderna.
Produktivitetsförlust på grund av en öppen tjänst
Rekrytering av nya människor är en naturlig del av företagets verksamhet, men om positioner inte kan fyllas inom rimlig tid och rekryteringar försenas börjar det synas som produktivitetsförlust.
När ett företag har en öppen tjänst kan dess påverkan på produktiviteten vara betydande. Även en kort tid utan en heltidsanställd kan orsaka störningar i teamets arbete. Anställda som täcker den öppna tjänsten genom att ta på sig extra ansvar kan uppleva ökad arbetsbelastning, vilket kan leda till stress, problem med arbetsmotivation och eventuellt försämrad arbetskvalitet.
Produktivitetsförlusten kan vara särskilt betydande om den öppna tjänsten är en kritisk roll, såsom projektledare, expert eller försäljningschef. Varje vecka som tjänsten är öppen innebär att företaget inte får full nytta av sina resurser, och detta kan leda till förseningar i projektgenomförandet eller försämrade kundrelationer.
Tips för att hantera rekryteringskostnader
Rekrytering kan vara en dyr process, men företag kan göra många saker för att hantera och optimera kostnaderna utan att kompromissa med kvaliteten.
Använd medarbetarambassadörer och rekommendationsbaserade rekryteringar
Medarbetarrekommendationer kan vara ett effektivt och kostnadseffektivt sätt att hitta bra kandidater. Nuvarande anställda känner till organisationens kultur och kan rekommendera personer som de tror passar för rollen och teamet. Ofta leder rekommendationsbaserade rekryteringar till snabbare processer och högre engagemang, vilket minskar risken för felrekryteringar. Arbetsgivaren kan också uppmuntra rekommendationer genom att erbjuda belöningar eller andra förmåner för framgångsrika rekryteringar baserade på rekommendationer. Detta minskar behovet av rekryteringsmarknadsföring och jobbannonsering på olika plattformar.
Undvik brådska och planera i förväg
Brådskande rekryteringar kan leda till dyra felrekryteringar. Det är viktigt att företaget har en förhandsplanerad personalplan som förutser framtida rekryteringsbehov. På så sätt kan rekryteringsprocessen startas i tid och brådska undvikas. Proaktiv planering minskar risken för felrekryteringar och möjliggör bättre beslutsfattande, vilket leder till långsiktiga besparingar.
Utveckla arbetsgivarvarumärket
Ett starkt arbetsgivarvarumärke lockar naturligt sökande utan att företaget behöver spendera stora summor på rekryteringsmarknadsföring. När företaget är känt för sin goda arbetsmiljö, stabilitet och mervärde för sina anställda kan det få fler och bättre sökande. Att investera i arbetsgivarvarumärke – till exempel genom att dela bra medarbetarhistorier och lyfta fram företagets värderingar – kan minska behovet av att investera i betald jobbannonsering. Systematisk utveckling av arbetsgivarbilden kräver naturligtvis investeringar, men även mindre åtgärder kan göra skillnad. Att satsa på kandidatens upplevelse är ett av de enklaste sätten att förbättra arbetsgivarbilden.
Bemanning för kostnadskontroll
Bemanning är en flexibel och kostnadseffektiv lösning för företag som vill hantera sina rekryteringskostnader och snabbt svara på förändrade arbetskraftsbehov. Vid personaluthyrning kan företaget hyra in anställda för ett visst projekt, säsong eller tillfälligt behov utan att behöva binda sig till långsiktiga anställningar. Denna modell kan ge betydande besparingar, särskilt när arbetskraftsbehovet är tillfälligt eller osäkert.
Sammanfattning
Rekryteringskostnader varierar kraftigt beroende på företagets behov och de metoder som används. Även om rekrytering kan vara dyrt är dess framgång avgörande för företagets framgång. Genom att identifiera och hantera de olika kostnadsposterna i rekryteringen kan företag optimera sina processer och uppnå bästa möjliga resultat på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt.
