De flesta nyanställda bestämmer sig redan under de fösta tre veckorna för om de trivs på sitt nya jobb eller inte. Du som vill att er nyanställda ska trivas, må bra och vilja stanna kvar hos er bör därför investera tid i att utforma en så bra onboardingperiod som möjligt. Idag är det många som påbörjar sitt nya jobb hemifrån, därför att vi samlat våra bästa tips på hur du lyckas med din digitala onboarding!
Vad är en digital onboarding?
Onboardingperioden är den första och kanske mest kritiska perioden för din nyanställda där du som arbetsgivare är ansvarig för att personen ska lära känna sin roll, få en förståelse för sina arbetsuppgifter och bli en del av gemenskapen. En välstrukturerad onboarding hjälper din nyanställda att snabbt bli engagerad och produktiv och ökar chanserna för att hen ska vilja stanna hos er längre. Under en digital onboarding är det precis lika viktigt som alltid att inkludera all värdefull information som din nyanställda behöver för att komma igång med sitt arbete, praktisk information som hälsa- och säkerhetspolicy och inte att förglömma de sociala bitarna som digitala After works, kaffepauser på distans och chattforum. Här listar vi 6 viktiga punkter att ha koll på under en digital onboardingprocess!
1. Gör en skriftlig plan.
Vid en digital onboarding är det extra viktigt att vara tydlig. Se därför till att förbereda en strukturerad steg-för-steg-plan som beskriver dels din nyanställdas arbetsansvar och kommande mål samt gemensamma mål för verksamheten. Dels vilka huvuduppgifter som bör prioriteras, vilka kollegor personen kan vända sig till vid olika frågor och om det är något specifikt personen bör känna till.
2. Kontrollera att all teknisk utrustning finns & fungerar
För att säkerställa att din nya medarbetare får ett så bra första intryck som möjligt, även då hens första arbetsdag är hemifrån, kontrollera att teknisk utrustning finns och fungerar som det ska. Gör i ordning dator, mobil och e-postkonton i god till och se till att rätt programvaror är installerade.
Tips! Lägg till ett personligt välkomstmeddelande från närmsta ledare eller VD:n som din nyanställda möts av när hen öppnar sin dator för första gången. Missa inte att ge personen tillgång till intranätet och andra interna kommunikationskanaler!
3. Boka in digitala one-to-ones
Lägg grunden för en så bra relation som möjligt mellan din nyanställda och dennes närmsta ledare genom att så tidigt som möjligt prioritera one-to-ones. Dessa möten bör hållas kontinuerligt under hela den anställdas tid hos er men särskilt i början är det extra viktigt. Under ert första möte rekommenderar vi starkt att ni båda har kameran påslagen för att skapa en större känsla av verklig kontakt. Prata med medarbetaren om hens upplevelse av den första tiden, förväntningar framåt och ge svar på eventuella frågor och funderingar.
4. Introducera kollegorna
Innan vi belyser vikten av att låta alla kollegor introducera sig själva vill vi påminna om att informera organisationen om att ni har anställt en ny person. Samt vilken roll personen kommer ha och vilket datum hen har sin första arbetsdag. Ett tips är att föreslå för era medarbetare att skicka ut ett personligt välkomstmejl till sin nya kollega på dennes första arbetsdag. Ett enkelt ”hej-vad-kul-att-du-har-börjat-hos-oss” kommer garanterat göra att personen känner sig välkommen och taggad på sin nya arbetsplats. Sen är det dags för en ordentlig introduktion, speciellt av de kollegor som kommer jobba nära den nyanställda. Använd kalendern och boka in ett kort möte med var och en av de berörda kollegorna, gärna i minst 10 minuter.
5. Ta hjälp av en mentor
Bland nyanställda säger 56% att föredrar att ha en mentor under onboardingperioden. Se därför gärna över era möjligheter att tilldela personen en av sina kollegor att ha som särskilt stöd och bollplank. Mentorn ska med fördel vara någon annan än den närmsta ledaren då detta kan göra att den nyanställda vågar ställa fler frågor och dessutom får lättare att komma in i gemenskapen.
6. Lär känna personen
Våra personliga egenskaper har en stor betydelse för hur vi arbetar och beter oss på jobbet. Det gäller även när jobbet sker från hemmet. Ta dig tiden för att ta reda på vilket arbetssätt din nyanställda föredrar och visa att du har förståelse för dennes personliga drivkrafter och motivationsfaktorer. Genom att anstränga dig lite extra för att lära känna personen kommer du kunna underlätta under de första mest kritiska veckorna när personen skapar sig en avgörande bild av er som arbetsgivare och ge både dig och din nyanställda en bra start.
Med anledning av att allt fler påbörjar sin anställning på distans kräver onboardingprocessen idag mer engagemang från ledningsgrupper och övriga anställda. Behöver ni hjälp att utforma en lyckad onboardingprocess? Clevry föreläser och utbildar inom onboarding för att hjälpa arbetsgivare att ge sina nyanställda en så bra start som möjligt. Kontakta oss så pratar vi mer om hur vi kan hjälpa er!
