Tips voor het runnen van een virtueel beoordelingscentrum

In de afgelopen maanden (en om voor de hand liggende redenen) hebben wij een groot aantal vragen ontvangen over hoe men kan afstappen van de traditionele vormen van beoordeling van kandidaten, en de overgang naar een virtueel beoordelingscentrum formaat, of in ieder geval een meer digitaal gerichte manier om kandidaten te beoordelen in een assessment scenario.

Voor de meeste recruiters en HR-teams (wanneer het leven normaal is) betekent een digitaal of virtueel assessment center het uitvoeren van activiteiten en oefeningen die normaal in persoon (face-to-face) met een groep kandidaten zouden worden uitgevoerd via een digitaal systeem, waardoor grote aantallen kandidaten niet in dezelfde ruimte hoeven te zitten.

Voor wie voor een virtueel assessment center kiest, hebben we enkele van onze toptips voor een virtueel assessment center op een rijtje gezet om ervoor te zorgen dat uw digitale of virtuele assessmentproces zo robuust en effectief mogelijk is.

Wees duidelijk:

In een situatie waarin de mogelijkheden van mensen om te reizen of met elkaar te communiceren beperkt zijn, zult u (uiteraard) minder in staat zijn om kandidaten van de ene activiteit naar de andere te begeleiden. Probeer ervoor te zorgen dat alle richtlijnen die u vóór de dag naar de kandidaten stuurt, duidelijk uitleggen wat ze moeten doen en wanneer. Wij raden aan vóór de dag een volledige voorbereidingsgids te sturen, waarin wordt uiteengezet wat er op de dag zal gebeuren en hoe zij hun best kunnen doen.

Kies uw technologie en praktijk:

Skype, Zoom, Google Hangouts, Walkie Talkies, Rooksignalen????

Hoe u ervoor kiest om digitaal te gaan is aan u. Maar welke weg u ook kiest, zorg ervoor dat alle betrokkenen vooraf oefenen met het gebruik van de software om het risico van een technische storing (die op een gegeven moment onvermijdelijk zal zijn) tot een minimum te beperken.

Wij raden aan vooraf een snelle check-in sessie van 5 minuten met de kandidaat te houden om technische problemen op de dag zelf tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Check-in met kandidaten eerst:

Voordat u met uw virtuele assessment begint, voert u een kort gesprek met de kandidaat om door te nemen wat er gaat gebeuren en eventuele vragen te beantwoorden. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw kandidaten zich in een ontspannen en comfortabele omgeving bevinden, waar ze niet worden gestoord.

Hou het kort en krachtig:

Zonder fysieke interacties of verplaatsingen tussen de activiteiten, adviseren wij om uw digitale assessment center evenement zo kort en boeiend mogelijk te houden om vierkante ogen en rusteloze benen te minimaliseren.

Streef naar twee of drie activiteiten (inclusief interview) in uw digitale assessment, die niet meer dan 3 uur duren, met ingebouwde pauzes.

Zorg voor een hotline voor facilitators:

U moet altijd één persoon hebben die toezicht houdt op het evenement – kandidaten en beoordelaars kunnen hen te allen tijde bereiken (via een online chatfunctie of telefoon), ook in noodgevallen.

Veranderen:

Voor een degelijk en doeltreffend beoordelingscentrum is het belangrijk dat de beoordelaars over de kandidaten rouleren, zodat geen enkele beoordelaar een totaaloordeel over één kandidaat velt. Het kost u misschien wat moeite om het op te zetten, maar u kunt ditzelfde principe volgen wanneer u uw beoordelingen verplaatst naar een online omgeving.

Handhaving van normen voor beste praktijken voor beoordelaars:

Het gebruik van digitale beoordelingscentra mag geen invloed hebben op de kwaliteit van uw beoordelingen. Wij bevelen aan het ORCE-proces (observeren, registreren, classificeren, evalueren) te volgen wanneer u als beoordelaar optreedt, om een eerlijke en objectieve beoordeling van de kandidaten te waarborgen.

Wees creatief om de gaten te vullen:

Bedenk welke competenties u misschien niet te zien krijgt bij kandidaten door het fysieke element van beoordelingen weg te nemen, en probeer andere manieren te bedenken waarop u deze eigenschappen kunt beoordelen met een digitale aanpak.

Meer zeven vooraf en minder aanwezigen:

Hoewel we weten dat assessment centers voor u een geweldige manier zijn om uw kandidaten te leren kennen (en voor hen om u te leren kennen), kunt u zich afvragen of er een betere manier is om uw selectiebeslissing te nemen.

Uit onderzoek blijkt dat diverse alternatieve methoden, zoals vaardigheidstests of situatiebeoordelingstests, beide zeer doeltreffend zijn om de geschiktheid van een persoon voor een functie te beoordelen.

Denk aan de groepsgrootte:

De realiteit van virtuele beoordelingscentra is dat sommige oefeningen gemakkelijker uit te voeren zijn dan andere. Een van de belangrijkste factoren die de zaken compliceren is het geven van een oefening aan een grote groep, zoals bij een persoonlijke groepsdiscussie.

Wij pleiten er niet noodzakelijkerwijs voor om groepsgesprekken helemaal uit uw assessment center te schrappen, maar als u daarmee competenties kunt beoordelen die moeilijk op een andere manier kunnen worden aangeboord, raden wij een pragmatische aanpak aan. In plaats van groepsdiscussies te houden met 6 kandidaten, kunt u bijvoorbeeld een kleinere groep overwegen en de tijd dienovereenkomstig inkorten.

Psychometrische beoordelingen:

Psychometrische beoordelingen van zachte vaardigheden zijn een geweldige manier om nuttige informatie over de persoonlijkheid, stijl en aanpak van uw kandidaten te ontdekken, zonder dat u ze persoonlijk hoeft te ontmoeten.

Bepaalde assessments hebben ook de mogelijkheid om een persoonlijkheidsspecifieke interviewgids te genereren, die kan worden gebruikt om dieper in een kandidaat te duiken en meer over hem of haar te weten te komen via een één-op-één gesprek.

Wees voorbereid op technologische ongelukken:

Zelfs met de beste wil van de wereld en een perfecte voorbereiding is het onvermijdelijk dat het uitvoeren van assessment centers virtueel tot technische problemen leidt. Kandidaten en beoordelaars kunnen te maken krijgen met technologische storingen en onregelmatige internetsignalen. Wanneer dit gebeurt, is de beste aanpak om kalm te blijven, duidelijk met uw kandidaat te communiceren om hem/haar gerust te stellen, en een pragmatische oplossing voor uw probleem te bedenken. Als uw teleconferentie bijvoorbeeld halverwege het rollenspel uitvalt, is het misschien het beste om voor de rest van de activiteit gewoon over te schakelen op een standaardgesprek.

Om onze klanten en onze bredere HR-vrienden in deze tijd te ondersteunen, werken we aan advies, begeleiding en oplossingen waarmee u de risico’s van face-to-face assessmentcentra kunt minimaliseren en het proces met succes naar een digitale omgeving kunt verplaatsen.

Als u meer wilt lezen over virtuele assessment centers, bekijk dan enkele van onze andere blog posts, waaronder het plannen van een virtueel assessment center,het ontwerpen van een virtueel assessment center, VirtualOnboardingstrategieën en weten welke strategische interviewvragen u aan kandidaten moet stellen.

Voor meer informatie, vragen of advies, kunt u contact opnemen via onze contactpagina.