Rekrytointi on monivaiheinen prosessi, joka vaatii aikaa, resursseja ja rahaa. Tässä artikkelissa käsittelemme rekrytoinnin hintaa vaikuttavia tekijöitä ja annamme vinkkejä kustannusten hallintaan.
Rekrytoinnin kustannusten jakautuminen
Rekrytointikustannukset voidaan jakaa suoriin ja epäsuoriin kustannuksiin. Suorat kustannukset ovat helposti mitattavissa ja ne liittyvät suoraan rekrytointiprosessiin. Epäsuorat kustannukset puolestaan ovat vaikeammin määriteltävissä, mutta ne vaikuttavat merkittävästi kokonaiskustannuksiin.
Suorien kustannusten osalta kuluja syntyy esimerkiksi työpaikkailmoitusten julkaisemisesta, rekrytointiin käytettävästä ajasta ja haastattelujen järjestämisestä sekä mahdollisista rekrytointikonsultin palkkioista. Epäsuorat kustannukset voivat sisältää menetetyn tuottavuuden, kun nykyiset työntekijät käyttävät aikaa rekrytointiin, sekä uuden työntekijän perehdyttämiseen liittyvät kulut.
Suorat rekrytointikustannukset
Suorat kustannukset ovat helposti mitattavia, ja ne liittyvät suoraan rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Nämä voivat sisältää:
Ilmoituskustannukset
Riittävän suuren hakijamäärä varmistamiseksi yritykset käyttävät usein työpaikkailmoituksia suosituilla työnhakusivustoilla, kuten Oikotiellä, Duunitorilla tai Monsterissa. Ilmoittelun hinta näillä alustoilla vaihtelee tyypillisesti keston ja näkyvyyden mukaan. Maksetut mainokset LinkedIn:ssä on myös suosittu tapa saada lisänäkvyyttä ja tavoittaa laajempi kohderyhmä.
Rekrytointiin käytettävä työaika
Rekrytoinnin kokonaiskustannuksia arvioitaessa yksi merkittävä tekijä on prosessiin osallistuvien henkilöiden käyttämä työaika. Hakemusten käsittely, haastattelut ja valintaprosessin koordinointi vievät henkilöstöresursseja ja aikaa. Rekrytointi ei ole pelkästään HR-osaston tehtävä, vaan siihen osallistuu yleensä useita henkilöitä eri organisaation tasoilla. Tilanteesta ja roolista riippuen rekrytontiin voi osallistua linjajohtaja, tiimiesihenkilö sekä mahdollisesti myös muita työntekijöitä. Kaikki tämä sitoo heidän työaikaansa, mikä on otettava huomioon rekrytoinnin todellisia kustannuksia laskettaessa.
Rekrytointikumppanin palkkio
Mikäli yritys käyttää rekrytoinnissa ulkoista rekrytointikumppania, ovat nämä kustannukset luonnollisesti iso osa rekrytoinnin kustannuksia. Suorarekrytoinnissa kumppanin palkkio perustuu tyypillisesti kiinteään hintaan. Tilanteesta riippuen kumppani voi veloittaa jonkinlaisen aloitusmaksun, tai toimia success fee– periaatteella, jolloin mitään kustannuksia ei synny, mikäli sopivaa osaajaa asiakasyrityksen tarpeisiin ei löydy. Asiantuntijarekrytoinnissa palkkio voi olla esimerkiksi kaksi kertaa rekrytoitavan henkilön kuukausipalkka.
Epäsuorat rekrytointikustannukset
Epäsuorat kustannukset ovat vähemmän ilmeisiä, mutta vaikuttavat merkittävästi rekrytoinnin kokonaiskustannuksiin.
Rekrytointiteknologiat ja työkalut
Rekrytointiteknologiat, kuten hakijanseurantajärjestelmät (ATS) tai online-pohjaiset soveltuvuustestit tehostavat rekrytointiprosessia, mutta vaativat investointeja sekä aikaa. Yrityksen on käytettävä aikaa uusien järjestelmien käyttöönottoon, henkilöstön kouluttamiseen niiden käyttöön ja jatkuvaan ylläpitoon. Tämä ajankäyttö ja resursseihin sitoutuminen voi olla epäsuora kustannus, joka ei aina näy heti, mutta vaikuttaa pitkällä aikavälillä yrityksen budjettiin. Toisaalta ilman näitä työkaluja rekrytointi oisi huomattavasti tehottomampaa ja rekrytointeihin käytettävä aika sekä virherekrytointien määrä todennäköisesti kasvaisi.
Virherekrytoinnin pitkäaikaiset vaikutukset
Virherekrytointi voi tulla kalliiksi paitsi suorien korjauskustannusten osalta, myös pitkällä aikavälillä. Kun yritys palkkaa henkilön, joka ei täytä odotuksia, joudutaan usein käynnistämään uusi rekrytointiprosessi, mikä tarkoittaa lisää aikaa ja resursseja. Samaan aikaan yrityksen on joko pidettävä virherekrytoitu henkilö tehtävässään, mikä voi hidastaa liiketoiminnan kehitystä, tai irtisanottava henkilö, mikä voi tuoda mukanaan lisäkustannuksia, kuten irtisanomiskorvauksia.
Virherekrytoinnin aiheuttama epäsuora kustannus näkyy myös tiimin moraalissa. Jos tiimi joutuu työskentelemään henkilön kanssa, joka ei sovellu tehtäväänsä tai aiheuttaa konflikteja, tämä voi laskea kaikkien työntekijöiden motivaatiota ja työhyvinvointia. Pitkään jatkuessaan tämä voi johtaa tiimin jäsenten omaan irtisanoutumiseen, mikä lisää entisestään rekrytoinnin tarvetta ja kustannuksia.
Avoimen tehtävän aiheuttama tuottavuuden menetys
Uusien ihmisten rekrytointi on luonnollinen osa yrityksen toimintaa, mutta mikäli paikkoja ei saada järkevässä ajassa täytettyä ja rekrytoinnit viivästyvät, alkaa se näkyä tuottavuuden menetyksenä.
Kun yrityksessä on avoin tehtävä, sen vaikutus tuottavuuteen voi olla huomattava. Jopa lyhyt aika ilman täysipäiväistä työntekijää voi aiheuttaa häiriöitä tiimin toiminnassa. Työntekijät, jotka täyttävät avoimen tehtävän hoitamalla ylimääräisiä vastuita, saattavat kokea lisääntynyttä työkuormaa, mikä voi johtaa stressiin, työmotivaatioon liittyviin ongelmiin ja mahdollisesti heikentyneeseen työn laatuun.
Tuottavuuden menetys voi olla erityisen merkittävä, jos avoinna oleva tehtävä on kriittinen rooli, kuten projektipäällikkö, asiantuntija tai myyntitiimin vetäjä. Jokainen viikko, jolloin tehtävä on täyttämättä, tarkoittaa, että yritys ei saa täyttä hyötyä resurssistaan, ja tämä voi johtaa viivästyksiin projektien toteutuksessa tai heikentyneisiin asiakassuhteisiin.
Vinkkejä rekrytointikustannusten hallintaan
Rekrytointi voi olla kallis prosessi, mutta yritykset voivat tehdä monia asioita kustannusten hallitsemiseksi ja optimoimiseksi ilman, että laatu kärsii.
Käytä työntekijälähettiläitä ja suosittelupohjaisia rekrytointeja
Työntekijöiden suosittelut voivat olla tehokas ja edullinen tapa löytää hyviä ehdokkaita. Nykyiset työntekijät tuntevat organisaation kulttuurin ja voivat suositella henkilöitä, joiden he uskovat sopivan tehtävään ja tiimiin. Usein suosittelupohjaiset rekrytoinnit johtavat nopeampiin prosesseihin ja korkeampaan sitoutumiseen, mikä vähentää virherekrytointien riskiä. Työnantaja voi myös kannustaa suositteluihin tarjoamalla palkkioita tai muita etuja suositusten perusteella tehdyistä onnistuneista rekrytoinneista. Tämä vähentää tarvetta rekrytonintimarkkinointiin ja hakuilmoitteluun eri alustoilla.
Vältä kiirettä ja suunnittele etukäteen
Kiireelliset rekrytoinnit voivat johtaa kalliisiin virherekrytointeihin. On tärkeää, että yrityksellä on etukäteen laadittu henkilöstösuunnitelma, joka ennakoi tulevia rekrytointitarpeita. Näin rekrytointiprosessi voidaan käynnistää ajoissa ja kiirettä voidaan välttää. Ennakoiva suunnittelu vähentää virherekrytointien riskiä ja mahdollistaa paremman päätöksenteon, mikä johtaa pitkän aikavälin säästöihin.
Kehitä työnantajabrändiä
Vahva työnantajabrändi houkuttelee hakijoita luonnollisesti ilman, että yrityksen tarvitsee käyttää suuria summia rekrytointimarkkinointiin. Kun yritys tunnetaan hyvästä työilmapiiristään, vakaudestaan ja työntekijöilleen tarjoamastaan lisäarvosta, se voi saada enemmän ja parempia hakijoita. Työnantajabrändäykseen investoiminen – esimerkiksi hyvien työntekijätarinoiden jakaminen ja yrityksen arvojen esiin tuominen – voi pienentää tarvetta investoida maksulliseen hakuilmoitteluun. Syystemaattisempi työnantajakuvan kehittäminen vaatii toki itsessään investointeja, mutta pienemmilläkin teoilla pääsee alkuun. Hakijakokemukseen panostaminen on yksi helpoimpia tapoja parantaa työnantajakuvaa.
Henkilöstövuokraus kustannusten hallintaan
Henkilöstövuokraus on joustava ja kustannustehokas ratkaisu yrityksille, jotka haluavat hallita rekrytointikustannuksiaan ja vastata nopeasti muuttuviin työvoimatarpeisiin. Henkilöstövuokrauksessa yritys voi vuokrata työntekijöitä tiettyyn projektiin, sesonkiin tai väliaikaiseen tarpeeseen ilman, että sen tarvitsee sitoutua pitkäaikaisiin työsuhteisiin. Tämä malli voi tuoda merkittäviä säästöjä erityisesti silloin, kun työvoimatarve on tilapäinen tai epävarma.
Yhteenveto
Rekrytoinnin kustannukset vaihtelevat suuresti riippuen yrityksen tarpeista ja käytettävistä menetelmistä. Vaikka rekrytointi voi olla kallista, sen onnistuminen on kriittistä yrityksen menestykselle. Tunnistamalla ja hallitsemalla rekrytoinnin eri kustannuseriä yritykset voivat optimoida prosessinsa ja saavuttaa parhaat tulokset mahdollisimman kustannustehokkaasti.
