Olet toivottanut uuden työntekijän tervetulleeksi ja odotukset ovat korkealla. Perehdytys ja onboarding on toteutettu suunnitelmien mukaan ja uusi tiimiläinen on saanut tarvittavat eväät tehtävässä menestymiseen. Kaikki ei kuitenkaan mene niinkuin pitäisi, ja koeajan lähestyessä loppua mieleen alkaa hiipiä ajatus siitä, että palkattu henkilö ei olekaan se oikea tehtävään. Virherekrytointeja tulee joskus väkisinkin, kun haetaan sitä timanttisinta osaajaa, eikä niiltä voi täysin välttyä. Tarkastelemalla omia toimintatapoja kriittisesti ja hiomalla rekrytointiprosessit kuntoon, on iso osa kalliista ja täysin turhista virherekrytoinneista kuitenkin vältettävissä.
Mikä on virherekrytointi?
Virherekrytointi tarkoittaa tilannetta, jossa yritys palkkaa henkilön, joka osoittautuukin epäsopivaksi tehtävään tai yrityksen kulttuuriin. Tyypillisesti virherekrytoinnista voidaan puhua, jos henkilön työsuhde puretaan joko työnantajan tai henkilön omasta aloitteesta kuuden ensimmäisen kuukauden aikana.
Mistä virherekrytointi johtuu?
Syyt virherekrytointien taustalla ovat moninaiset aina puutteellisesta osaamisesta huonosti kirjoitettuihin työpaikkailmoituksiin ja motivaatio- ja kommunikaatio-ongelmiin. Tarkastellaanpa seuraavaksi yleisimpiä syitä virherekrytointien taustalla.
Osaaminen ei vastaa tehtävän vaatimuksia
Vaikka paperilla kaikki olisi näyttänyt hyvältä, käy joskus niin, että palkatun työntekijän osaaminen ei vastaakaan työn vaatimuksia. Valittu hakija on saattanut liioitella omaa osaamistaan, referenssejä ei ole kunnolla tarkistettu tai työpaikkailmoituksessa ei ole riittävän selvästi kommunikoitu tarvittavaa osaamista ja vaatimustaso tuleekin henkilölle yllätyksenä.
Se, kuinka nopeasti uuden työntekijän tulisi hallita tehtävä ja saavuttaa täysi tuottavuus, vaihtelee toimialojen ja työtehtävien välillä. Monesti koeajan loppuessa työntekijän ei oleteta vielä olevan täyden tuottavuuden tasolla, mutta ensimmäiset kuukaudet antavat vahvoja viitteitä siitä, ollaanko oikeaan suuntaan menossa vai ei.
Kiireessä tehty rekrytointi
Kiireessä ei yleensä synny priimaa, ja näin on myös rekrytoinnin kohdalla. Henkilöstötarve saattaa joskus herätä äkillisesti, tai siihen ei varata alunperinkään riittävästi aikaa. Kiireessä tulee helposti oiottua, ja silmät ummistetaan varoitusmerkeiltä. Päätös jättää palkkaamatta ketään ja jatkaa hakua on parmpi, kuin täyttää roolin vain nopeasti ja toivoa parasta. Vasemmalla kädellä tehty rekrytointi johtaa harvoin oikeaan lopputulokseen.
Puutteellinen tuki
Vaikka tarvittava pohja-osaaminen löytyisi, ei kunnollisen perhehdytyksen tärkeyttä tarvittaviin työkaluihin ja käytäntöihin voi riittävästi korostaa. Jos työntekijä heitetään heti syvään pääytyyn painot jaloissa, on hyvin todennäköistä, että hän ei kellu. Uudelta tulijalta on hyvä myös kysyä tuntemuksia säännöllisesti työsuhteen alkuvaiheessa, jotta mahdollisiin huolenaiheisiin ja haasteisiin voidaan heti puuttua.
Huono työnkuvaus ja profiilin määrittely
Ennen työpaikkailmoituksen julkaisemista on syytä istua alas miettimään tarkasti, mitä lähdetään hakemaan, millainen henkilö tehtävässä menestyy ja mitkä taidot ja ominaisuudet ovat välttämättömiä ja mitkä taas lähinnä kiva lisä. Selkeä profiilinmäärittely auttaa kirkastamaan ajatusta ideealihakijasta. Epämääräinen työnkuva ja huonosti laadittu työilmoitus johtaa väistämättä huonoon matchiin, jos hakijat eivät täysin ymmärrä tehtävänkuvaa. Totuus työn todellisesta luonteesta ja tehtävän vaatimuksista paljastuu vasta henkilön jo aloitettua.
Persoonallisuus ja henkilökemiat eivät kohtaa
Kova osaaminen luo perusedellytykset tehtävässä menestymiselle, mutta on harvemmin kuitenkaan suurin syy epäonnistuneen rekrytoinnin taustalla. Yleensä syy löytyy persoonatasolta ja yhteensopimattomista henkilökemioista. Pehmeät taidot, kuten kommunikaatio, sopeutuvuus, empatia, ongelmanratkaisutaidot ja tiimitaidot ovat keskeisessä asemassa työelmässä, sillä ne muovaavat tapaamme tehdä työtä ja toimia osana tiimiä ja työyhteisöä. Liiallinen teknisten taitojen ja aiemman kokemuksen korostaminen johtaa helposti siihen, että ne kaikkein kriittisimmät kompetenssit jäävät kunnolla arvioimatta.
LinkedIn:n tutkimuksen mukaan 89% HR-ammattilaisista ja rekrytoivista esihenkilöistä on sitä mieltä, että pieleen menneen rekrytoinnin taustalla on oikeanlaisten pehmeiden taitojen puuttuminen.
89% HR-ammattilaisista ja rekrytoivista esihenkilöistä sanoo, että epäonnistunut rekrytointi johtuu pehmeiden taitojen puuttumisesta.
LinkedIn Talent Trends 2019
Mitä virherekrytointi maksaa?
Epäonnistuneen rekrytoinnin jälkeen ollaan lähtöpisteessä, kun lähtenyt työntekijä joudutaan korvaamaan ja rekrytointiprosessi käynnistetään uudelleen. Virherekrytoinnin hinta vaihtelee eri tehtävien ja toimialojen välillä — mitä korkeamman tason tehtävästä on kyse, sitä isompi hintalappu virherekrytoinnilla on. Yleisesti voidaan sanoa, että lähteneen työntekijän korvaaminen maksaa yritykselle noin 6-9 kuukauden palkan verran.
Mistä virherekrytoinnin hinta koostuu?
Virherekrytoinnin hinta koostuu monista tekijöistä. Edellä kuvatun esimerkin mukaisesti 50 000€ vuodessa tienaavan henkilön korvaaminen maksaa yritykselle noin 10 000 – 15 000 €. Kustannuksia syntyy muun muassa seuraavista:
- Rekrytointiin käytetty aika: Rekrytoinnissa on monesti osallisena usempia henkilöitä. Kustannuksiin on otettava huomioon heidän prosessiin käyttämänsä työaika ja palkkakustannukset. Organisaatiosta riippuen tämä voi käsittää sisäisen HR:n, rekrytoijan sekä rekrytoivan esihenkilön ja mahdollisia tulevia tiimiläisiä. Aikaa menee hakemusten käsittelyyn, CV:iden läpikäyntiin sekä hakijoiden haastatteluihin.
- Työpaikkailmoitukset ja markkinointi: Maksetut työpaikkailmoitukset erilaisissa portaaleissa joudutaan avaamaan uudestaan. Mikäli työpaikkaa on mainostettu sosiaalisessa mediassa, on myös nämä eurot menetetty.
- Onboarding- ja koulutuskustannukset: Perehdytykseen ja onboarding-vaiheeseen osallistuu usein myös useampi henkilö talon sisällä. Suoria ja välillisiä kustannuksia syntyy käytetyistä työtunneista ja muista resursseista.
- Työntekijälle maksettu palkka: Työntekijälle maksettu palkka on käytännössä suurelta osin hukkaan heitettyä rahaa, varsinkin, jos työntekijä ei tehnyt tuottavaa työtä sinä lyhyenä aikana, kun hän oli yrityksen palveluksessa.
Virherekrytointi maksaa muutakin kuin euroja
Suorien taloudellisten vaikutusten lisäksi epäonnistuneilla rekrytoinneilla on laajempi negatiivinen vaikutus yrityksen kulttuuriin ja työntekijöiden moraaliin.
Työilmapiirin heikkeneminen
Virherekrytoinnit vaikuttavat negatiivisesti tiimin dynamiikkaan ja yhteishenkeen. Jos uusi työntekijä ei sovi tiimiin tai aiheuttaa konflikteja, se laskee muiden motivaatiota ja sitoutumista. Jos uusi tulokas aiheuttaa kitkaa, se voi johtaa jopa muiden työntekijöiden lähtöön.
Mainehaitta
Korkea henkilöstön vaihtuvuus saa työnahakijoiden hälytyskellot soimaan. Toistuvat virherekrytoinnit haittaavat yrityksen mainetta ja heikentävät työnantajakuvaa, mikä vaikeuttaa tulevia rekrytointeja. Sana kulkee viidakkorummun kautta, ja digitaaliset alustat, kuten työntekijäkokemuksia keräävä Glassdoor, tarjoavat potentiaalisille työnhakijoille kurkistuksen yrityksen kulttuuriin ja arkeen.
Asiakastyytyväisyyden lasku
Mikäli asiakasrajapinnassa toimivien tiimien henkilöstö vaihtuu tiuhaan, se voi heikentää asiakassuhteita. Usein vaihtuvat yhteyshenkilöt heikentävät asiakkaiden luottamusta, mikä voi saada heidät kääntymään kilpailijan puoleen.
Työt kasautuvat muille
Kun uusi työntekijä aloittaa, vaatimustaso on luonollisesti alussa matalammalla. Jos kuitenkin henkilö vaatii jatkuvaa ohjausta ja tukea esihenkilöltä tai tiimiläisiltä, heidän muut työnsä kärsivät. Kun henkilö sitten lähtee, kasautuvat hänen työnsä usein ainakin väliaikaisesti muille tiimiläisille tai jo valmiiksi kiireiselle esihenkilölle. Esihenkilöiltä tuhrautuu myös aikaa virherektyoinnin aiheuttamien ongelmien selvittelyyn, mikä taas vie resursseja pois muista tärkeistä tehtävistä.
Miten virherekrytoinnin voi välttää?
Rekrytoinnissa on paljon muuttujia, eikä kaikkia virheitä voi täysin kitkeä pois. Iso osa virherekrytoinneista on kuitenkin täysin vältettävissä, jos vain uhraa aikaa rekrytointiprosessin kuntoon hiomiseen.
Ole rehellinen ja avoin
Siinä missä työnhakijat saattavat joskus liioitella omaa osaamistaan, voivat myös työnantajat sortua maalailemaan liian ruusuista kuvaa tehtävästä ja yrityksestä. Mikään organisaatio ei ole täydellinen ja harvoin työnhakijatkaan sitä odottavat. Kerro rehellisesti myös työtehtävän vähemmän mairittelevista puolista ja organisaation haasteista. Esimerkiksi myyntitehtävässä ”uusien asiakkuussuhteiden rakentaminen” voi tarkoittaa kylmäsoittamista usemman tunnin päivässä. Joillekin se sopii hyvin, kun taas toiset kärsivät puhelinkammosta ja kokevat sen epämiellyttävänä. Kerro avoimesti miltä tyypillinen päivä tehtävässä näyttää, jotta molemminpuolisilta pettymyksiltä vältytään.
Vältä epämääräisiä termejä ja avaa työnkuva riittävän tarkasti, jotta hakijat ymmärtävät mitä heiltä odotetaan ja mitä tehtävässä menestyminen vaatii.
Panosta onboardingiin
Rekrytointiprosessi päättyy, kun henkilö valitaan tehtävään ja hän on aloittanut työssään. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että prosessi olisi saatu vielä onnistuneesti maaliin. Ensimmäiset viikot ja kuukaudet ovat kriittisen tärkeitä uuden työntekijän sitouttamisessa ja tuomisessa osaksi yrityksen kulttuuria ja työyhteisöä. Glassdoorin ja Brandon Hall Groupin tutkimuksen mukaan yritykset, joilla on vahva onboarding-prosessi, parantavat uusien työntekijöiden pysyvyyttä 82%.
Vahva onboarding-prosessi parantaa työntekijöiden pysyvyyttä 82%.
Glassdoor&Brandon Hall Group 2015
Hyödynnä psykometristä dataa
Soveltuvuustesteillä voidaan objektiivisesti arvioida hakijan persoonallisuutta, työskentelytyylejä kogntiivista kyvykyytä sekä kulttuurista sopivuutta ja motivaatiotekijöitä. Pehmeät taidot ovat onnistuneen rekrytoinnin keskiössä, mutta niitä on vaikea arvioida pelkän CV:n tai hakemuskirjeen perusteella. Testit tuovat tieteellistä tukea rekrytointiprosessiin ja antavat syvällisempää tietoa hakijoista, minimoiden virherekrytoinnin riskin.
Käytä ulkoista kumppania
Mikäli oma aika tai talon sisäisen osaaminen ei riitä laadukkaan rekrytointiprosessin läpiviemiseen, kannattaa harkita ulkoisen rekrytointikumppanin käyttöä. Osaava kumppani hoitaa prosessin aina profiilinmäärityksestä työpaikkailmoituksiin ja hakijoiden soveltuvuusarvioinneista haastatteluihin. Näin voit itse keskittyä ydintekemiseen ja luottaa siihen, että prosessi hoidetaan laadukkaasti ja hyvällä hakijakokemuksella.
Lopuksi
Virherekrytoinnit ovat väistämätön osa liiketoimitaa, mutta huolellisella suunnittelulla niiden todennäköisyys voidaan minimoida. Tarkastelemalla yrityksen rekrytointiprosessia kriittisesti ja ymmärtämällä tekijät epäonnistuneiden rekrytointien taustalle, voit parantaa rekrytointien onnistumisastetta ja olet askeleen lähempänä tuottavampaa ja sitoutuneempaa henkilöstöä — sekä merkittäviä kustannussäästöjä.
