Tietosuojaseloste
Policy version: [23/10/2023]
Tämä tietosuojakäytäntö kertoo, mitä voit odottaa meidän tekevän henkilötiedoillasi, kun otat meihin yhteyttä tai käytät palveluitamme.
Keitä me olemme?
Clevry (verkkosivustoamme) ylläpitää CLEVRY UK LTD, joka toimii nimellä ”Clevry” (”me”, ”meidän” tai ”me”).
Rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän roolit riippuvat siitä, kenen prosessiin osallistut:
a) Kun osallistut Clevryn prosessiin, olemme verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että olemme laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.
b) Kun osallistut Asiakkaamme prosessiin (joka käyttää prosessissaan arviointialustaamme), Asiakkaamme on verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että Asiakkaamme on laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin. sitä käytetään. Clevry on henkilötietojen käsittelijä.
Clevry on Englannissa perustettu yritys, jonka rekisteröintinumero on 3443538. Rekisteröity toimisto-osoitteemme on Floor 1 Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton, BN1 3FE, UK
Clevryllä on toimistot Ruotsissa ja Suomessa, ja niiden tiedot näkyvät täällä. Ne ovat osa konsernitoimistojamme (”konsernimme”).
Olemme johtava yrityspsykologian tuotteiden, teknologioiden sekä työntekijöiden konsultointi- ja välityspalveluiden toimittaja yli 30 vuoden ajan. Olemme erikoistuneet joustavien psykometristen arviointien, monipuolisten 360-palautepalveluiden sekä kokonaisvaltaisesta SaaS-henkilöarviointialustan toimittamiseen.
Otamme yksityisyytesi erittäin vakavasti. Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti, sillä se sisältää tärkeitä tietoja siitä, keitä me olemme ja miten ja miksi keräämme, tallennamme, käytämme ja jaamme sinuun liittyviä tietoja (henkilötietojasi) verkkosivustomme käytön yhteydessä. Selitämme samalla myös henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi ja kerromme, kuinka voit ottaa yhteyttä meihin tai asiaankuuluvaan sääntelyviranomaiseen, mikäli tarvetta ilmenee.
Keräämme ja käytämme tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja ja olemme niistä vastuussa. Kun teemme niin, olemme UK:n yleisen tietosuoja-asetuksen (UK GDPR) alaisia. Olemme myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU GDPR) alaisia yksityishenkilöille tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen sekä laajemman Euroopan talousalueen (ETA) toimintamme osalta.
18 tai alle
Tämä tietosuojakäytäntömme versio on ensisijaisesti kirjoitettu aikuisille (UK:ssa aikuinen on 18-vuotias tai yli 18-vuotias), mukaan lukien alaikäisten käyttäjien vanhemmat ja huoltajat. Jos olet alaikäinen (alle 18-vuotias), voit lukea tämän käytännön, jos pidät sitä hyödyllisenä, mutta pyydä vanhempasi tai huoltajasi lupa ennen kuin annat meille tietosi ja/tai rekisteröidyt meille.
Emme odota keräävämme alle 13-vuotiaiden henkilötietoja. Jos tiedät, että alle 13-vuotiaiden henkilötietoja on jaettu verkkosivustollemme, ilmoitathan siitä meille, jotta voimme poistaa kyseiset tiedot.
Tämän sivun sisältö
Tämä tietosuojakäytäntö on jaettu seuraaviin osiin:
- Mitä tämä käytäntö koskee
- Keräämämme henkilötiedot sinusta
- Miten henkilötietojasi kerätään
- Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
- Markkinointi
- Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
- Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
- Henkilötietojesi siirto UK:n ja ETA:n ulkopuolelle
- Evästeet ja muut seurantatekniikat
- Sinun oikeutesi
- Henkilötietojesi suojaaminen
- Kuinka valittaa
- Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
- Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Mitä tämä käytäntö koskee
Tämä tietosuojakäytäntö koskee vain verkkosivustomme käyttöä (mukaan lukien mutta ei rajoittuen verkkosovellukseemme ja -alustoihimme).
Verkkosivustollamme saatamme yhdistää muille tiettyjen luotettujen kolmansien osapuolten omistamille ja ylläpitämille verkkosivustoille tarjotaksemme sinulle lisätuotteita ja -palveluita. Nämä kolmansien osapuolten verkkosivustot voivat myös kerätä tietoja sinusta omien erillisten tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Näihin kolmansien osapuolten verkkosivustoihin liittyvien tietosuojatietojen saamiseksi tutustu tarvittaessa niiden tietosuojakäytäntöihin.
Keräämämme henkilötiedot sinusta
Sinusta keräämämme henkilötiedot riippuvat verkkosivustomme kautta suoritettavista erityisistä toiminnoista. Keräämme ja käytämme seuraavia henkilötietojasi:
Yhteystiedot ja profiilisi
- nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä yrityksen tiedot;
- käyttäjätilisi tiedot, kuten käyttäjätunnus ja kirjautumistiedot;
- tiedot henkilöllisyytesi tarkistamiseksi ja vahvistamiseksi;
- sukupuolesi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- sijaintitiedot, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- etninen taustasi ja/tai kulttuuritaustasi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- uraprofiilisi, esim. työhistoria ja pätevyydet;
- ammatillinen läsnäolosi verkossa, esim. LinkedIn-profiili;
- tiedot kaikista tiedoista, palautteista tai muista asioista, jotka annat meille puhelimitse, sähköpostitse, postitse tai sosiaalisessa mediassa;
- laskutustietosi (jos käytettävissä); ja
- pankkitili- ja maksutiedot (tarvittaessa).
Yllä olevien henkilötietojen lisäksi keräämme ja käsittelemme myös seuraavia henkilötietoja, joita meillä saattaa olla sinusta.
Pehmeiden taitojen tiedot (soft skills)
- kykysi;
- henkilökohtaiset ominaisuutesi;
- motivaatiosi;
- työtyylisi;
- käyttäytymiseen liittyvät lähestymistavat;
- ajattelutyylisi;
- henkilökohtaiset ja/tai uran mielenkiinnon kohteet;
- virtuaaliset arviointipisteesi;
- vastauksesi online-psykometrisiin harjoituksiimme ja kyselyymme;
Verkkosivuston käyttötiedot
- toimintasi verkkosivustollamme ja sen käyttö;
- yhteystietosi, ostohistoriasi ja tallennetut kohteesi;
- tiedot sinulle tarjoamistamme palveluista; ja
- tiedot siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja teknologiajärjestelmiämme.
Mikäli et anna pyytämiämme henkilötietoja tilanteissa, joissa se on merkitty pakolliseksi, se valitettavasti viivästyttää tai estää meitä tarjoamasta sinulle palveluita. Tämä kerrotaan myös lomakkeilla sekä alustallamme, asiaankuuluvissa asiayhteyksissä.
Keräämme ja käytämme näitä henkilötietoja alla kohdassa ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi” kuvattuihin tarkoituksiin.
Kuinka henkilötietojasi kerätään
Keräämme sinusta henkilötietoja:
- Suoraan, kun syötät tai lähetät meille tietoja, kuten rekisteröidyt meille, osallistut arviointiin alustamme ja/tai mobiilisovelluksemme kautta, otat meihin yhteyttä (myös sähköpostitse), lähetät meille palautetta, käytät palveluitamme verkkosivustomme kautta, lähetä materiaalia verkkosivustollemme ja täytä kyselyjä tai osallistu kilpailuihin verkkosivustomme kautta ja
- epäsuorasti, kuten selaustoimintasi verkkosivustollamme; keräämme yleensä tietoja epäsuorasti käyttämällä tekniikoita, jotka on selitetty alla olevassa ”Evästeet ja muut seurantatekniikat” -osiossa
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
Tietosuojalain mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on pätevä syy, esimerkiksi:
- jossa olet antanut suostumuksesi
- noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä, tai
- meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi
Oikeutettu etu viittaa tilanteeseen, jossa meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää henkilötietojasi, edellyttäen, että omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä tätä. Suoritamme arvioinnin, tukeutuen oikeutettuihin etuihimme, tasapainottaaksemme sinun ja meidän etujamme. Voit saada tarkempia tietoja tästä arvioinnista ottamalla meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Alla oleva taulukko selittää, mihin käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| MIHIN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI | SYYT KÄYTTÄÄ HENKILÖTIETOJASI |
| Luo ja hallinnoi tiliäsi | Oikeutettujen etujemme vuoksi, ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Palveluidemme tarjoaminen sinulle – esimerkiksi jotta voit suorittaa erilaisia arviointeja/testejä/kyselyitä, tarjota sinulle yksilöllinen raportti ja auttaa sinua löytämään sopivia työpaikkoja | Suorittaaksemme palveluidemme tarjoamisen (sopimus kanssasi) tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä |
| Tarkastusten tekeminen sinun tunnistamiseksesi ja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi tai sinua tai meitä vastaan kohdistuvien petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme JA minimoimaan petokset, jotka voivat olla haitallisia sinulle ja/tai meille |
| Lakisääteisten oikeuksien turvaamiseksi tai puolustamiseksi, tai oikeudenkäyntien suorittamiseksi | Olosuhteista riippuen:
|
| Räätälöidäksemme verkkosivustomme ja sen sisältö omien mieltymystesi mukaan valitsemiesi asetusten tai verkkosivustomme käytön perusteella. | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa muuttamalla evästetyökalun asetuksia (tämä ei vaikuta henkilötietojesi laillisuuteen perustuen tähän suostumukseen ennen sen peruuttamista). |
| Säilytämme ja arvioimme tietoja viimeaikaisista vierailuistasi verkkosivustollamme ja siitä, kuinka liikut verkkosivustomme eri osissa analyyttisiä tarkoituksia varten ymmärtääksemme, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä intuitiivisemman tai tarkistaa, että verkkosivustomme toimii tarkoitetulla tavalla | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa lähettämällä viestin osoitteeseen [email protected] (tämä ei vaikuta siihen, että käytämme henkilötietojasi tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista) |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai palveluiden muutoksista tai muista tärkeistä huomautuksista | Olosuhteista riippuen:
|
| Palvelujen tarjoamiseen käytettyjen järjestelmien ja tietojen turvallisuuden suojaaminen | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme Voimme myös käyttää henkilötietojasi varmistaaksemme järjestelmien ja tietojen turvallisuuden standardilla, joka ylittää lakisääteiset velvoitteemme, ja näissä tapauksissa syymme ovat oikeutetut etumme, eli järjestelmien ja tietojen suojaaminen sekä rikollisen toiminnan ehkäiseminen ja havaitseminen, joka voi olla haitallista sinulle ja/tai meille |
| Tilastollinen analyysi auttaa meitä ymmärtämään asiakaskuntaamme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Ehdokas-/asiakas-/asiakastietojen päivittäminen ja parantaminen | Olosuhteista riippuen:
|
| Tietojen paljastaminen ja muut toimet, jotka ovat välttämättömiä liiketoimintaamme sovellettavien laki- ja sääntelyvelvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi kirjaamalla ja osoittamalla todisteita suostumuksistasi tarvittaessa | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme |
| Markkinoimme palveluitamme nykyisille ja entisille asiakkaille, ehdokkaille ja/tai asiakkaille | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli liiketoimintamme edistämiseksi nykyisille ja entisille asiakkaillemme Katso alta ”Markkinointi” saadaksesi lisätietoja |
| Auditointi ja omat kelpoisuustarkastuksemme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli akkreditointimme säilyttämiseksi, jotta voimme osoittaa toimivamme korkeimpien standardien mukaisesti |
Henkilötietojesi jakaminen konsernimme jäsenille ja kolmansille osapuolille, jotka ottavat tai voivat ottaa hallintaansa tai omistaa osan tai koko liiketoiminnastamme (ja meidän tai heidän puolestaan toimivien ammatillisten neuvonantajien) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien sulautumisen, yrityskaupan, omaisuuden myynnin, listautumisannin tai maksukyvyttömyystilanteessa. Tällaisissa tapauksissa tiedot anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan ja jaetaan vain tarvittaessa. | Olosuhteista riippuen:
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – terkemmin
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| TARKOITUS | KÄSITTELYTOIMENPITEET | OIKEUDELLINEN PERUSTE UK:N GDPR:N PERUSTUEN | MERKITYKSELLISET HENKILÖTIETOJEN LUOKAT |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista | Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä UK:n GDPR:n tai tietosuojalain (Data Protection Act 2018) edellyttämällä tavalla
| Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
| Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi tai toimenpiteiden suorittamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
| |
| Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai muutoksista palveluissa tai muista tärkeistä huomautuksista (muista kuin yllä mainituista) | Oikeutettu etumme (artikla 6(1)(f)), jonka tarkoitus on olla mahdollisimman tehokas, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua |
| |
| Viestintä kanssasi tietyistä urakehityksestä ja/tai uramahdollisuuksista, jotka vastaavat toiveitasi ja vahvuuksiasi | Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – Erityiskategorian henkilötiedot
Tiettyjä keräämiämme henkilötietoja käsitellään erityiskategoriana, johon sovelletaan tietosuojalain mukaista lisäsuojaa:–
- sisältävät kerättyjen tietojen kannalta merkityksellisiä henkilötietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset vakaumukset, filosofiset vakaumukset tai ammattiliittojen jäsenyydet
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: geneettiset tiedot
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: biometriset tiedot (jos niitä käytetään henkilön yksilöimiseen)
Kun käsittelemme tällaisia erityisryhmiä koskevia henkilötietoja, varmistamme myös, että meillä on siihen tietosuojalakien mukainen lupa.
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – jakaminen
Katso ”Kenen kanssa jaamme henkilötietosi” -kohdasta lisätietoja toimenpiteistä, joita ryhdymme suojaamaan henkilötietojasi silloin, kun meidän on jaettava ne muiden kanssa.
Markkinointi
Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle päivityksiä (sähköpostitse, tekstiviestillä, puhelimitse tai postitse) palveluistamme, mukaan lukien eksklusiiviset tarjoukset, tarjoukset tai uudet palvelut.
Meillä on oikeutettu etu käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin (katso yllä ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi”). Tämä tarkoittaa, että emme tarvitse suostumustasi lähettääksemme sinulle markkinointitietoja. Jos muutamme markkinointitapaamme jatkossa niin, että suostumus tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.
Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa jommallakummalla seuraavista tavoista:
- ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
- käyttämällä ”unsubscribe” -linkkiä sähköpostissa tai ”STOP” numeroa tekstiviesteissä, tai
Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointimieltymyksesi, jos pyydät meitä tarjoamaan lisäpalveluita tulevaisuudessa tai jos lait, määräykset tai liiketoimintamme rakenne muuttuvat.
Lisätietoja oikeudesta vastustaa henkilötietojesi käyttöä markkinointitarkoituksiin milloin tahansa on alla kohdassa ”Oikeutesi”.
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
Jaamme rutiininomaisesti henkilötietoja:
- konsernin sisällä (katso toimistomme täältä);
- kolmansille osapuolille, joita käytämme palveluidemme toimittamisessa sinulle, esimerkiksi maksupalveluntarjoajat;
- muille kolmansille osapuolille, joita käytämme auttamaan meitä liiketoiminnassamme, esimerkiksi verkkosivustomme ylläpitäjät ja analytiikan tarjoajat;
Sallimme näiden organisaatioiden käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että ne ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi.
Me tai edellä mainitut kolmannet osapuolet jaamme ajoittain henkilötietoja myös:
- Ulkopuolisten tilintarkastajien toteuttaman tilintarkastuksen yhteydessä, jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite.
- meidän ja heidän ammatillisille neuvonantajille (kuten lakimiehet ja muut neuvonantajat), jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite
- viranomaisille tuomioistuimille, sekä muille sääntelyelimille noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- muille osapuolille, joilla on tai jotka voivat hankkia määräysvallan tai omistuksen liiketoiminnassamme (ja meidän tai heidän ammatillisten neuvonantajiensa) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien fuusio, yrityskauppa, omaisuuden myynti, listautumisanti tai maksukyvyttömyystapauksessamme. Näissä tapauksissa tiedot yleensä anonymisoidaan, mutta tämä ei välttämättä ole aina mahdollista. Kaikkien henkilötietojesi vastaanottajaa sitovat luottamuksellisuusvelvoitteet
Emme jaa henkilötietojasi minkään muiden kolmansien osapuolten kanssa.
Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi – lisätietoja
Jos haluat lisätietoja siitä, kenen kanssa jaamme henkilötietoja ja miksi, ota meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin tarvitsemme niitä siihen tarkoitukseen, johon niitä käytetään. Erityyppisille henkilötiedoille sovelletaan erilaisia säilytysaikoja.
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme tietoja:
TIETO | SÄILYTYSAIKA | SÄILYTYSMUOTO | VIITE |
Jos suoritat vain arviointejamme ja/tai testejämme alustallamme: Yhteystiedot | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta sinun ja Clevryn välillä | Sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Jos suoritat vain arviointejamme ja/tai testejämme alustallamme ja sinut on merkitty ’Palkatuksi’: Yhteystiedot | 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta sinun ja Clevryn välillä | Sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 |
Työnhakijana ja työhakemuksesi epäonnistui: Yhteystiedot | 12 kuukautta Hakemuslomakkeet antavat mahdollisuuden vastustaa tietojensa säilyttämistä. | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 Equality Act 2010, s 123 |
Hakemustiedot menestyneistä ehdokkaista, mukaan lukien: Hakemuskirjeet tai -lomakkeet | 12 kuukauden kuluttua siitä, kun olemme viimeksi tarjonneet palvelujamme sinulle | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Rikosrekisteritiedot (jos sellaisia on): Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietyissä viroissa Rikosrekisteritietolomakkeet | Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietylle viralle – 12 kuukautta arvioinnin viimeisestä käytöstä Kaikki muut tämän luokan tiedot – niin pian kuin mahdollista sen jälkeen, kun tarkastus on suoritettu ja tulos kirjattu (eli onko tyydyttävä vai ei) | Paperilla tai sähköisesti | DBS guidance for employers: Duration of criminal record check validity ICO Employment Practices Code Nov 2011, part 1.7.4 |
Työsopimukset (jos saamme ne), mukaan lukien: Henkilö- ja koulutusasiakirjat | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, ellei laadittu asiakirjana, jolloin 13 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 |
Johtajien palvelusopimukset ja niihin tehdyt muutokset (jos saamme ne) | Seitsemän vuotta sopimuksen irtisanomisesta tai päättymisestä, ellei sitä ole tehty asiakirjana, jolloin 13 vuotta irtisanomisesta tai päättymisestä | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 Companies Act 2006, ss 227, 228 |
Kopiot henkilöllisyysasiakirjoista (esim. passeista) | Vähintään kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, Art 6(1)(b) |
Ulkomaalaisten henkilöllisyystodistukset (mukaan lukien työnteko-oikeus) | Kaksi vuotta ja kuusi kuukautta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, art 6(1)(b) |
Tilapäistä työntekijää koskevat tiedot | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, s 5 |
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Henkilötietojesi siirto UK:sta ja ETA:sta
Muissa UK:n ulkopuolisissa maissa on erilaisia tietosuojalakeja, joista jotkin voivat tarjota heikomman yksityisyyden suojan.
UK:n tietosuojalaki tunnetaan nimellä UK GDPR, ja se perustuu EU:n GDPR:ään. EU:n GDPR ei kuitenkaan enää päde UK:ssa.
Toimimme UK:ssa ja meillä on asiakkaita niin UK:ssa kuin ETA:ssa ja myös näiden alueiden ulkopuolella. Joskus meidän on siirrettävä henkilötietosi UK:n ja ETA:n ulkopuolelle. Näissä tapauksissa noudatamme sovellettavia UK:n ja ETA:n lakeja, jotka on suunniteltu varmistamaan henkilötietojesi tietosuoja.
Voimme siirtää henkilötietojasi:
- konsernin sisällä,
- ETA-maissa sijaitseville Kumppanuusyrityksillemme ja
Koska toimimme UK:ssa, saatamme myös joutua siirtämään henkilötietosi ETA:sta UK:hon.
Jos sinä tai Asiakkaamme olette UK:n tai ETA-maiden ulkopuolelta, voimme siirtää henkilötietosi prosessia käsittelevälle paikalliselle Asiakkaalle tai Kumppanuusyrityksellemme.
Tietosuojalakien mukaisesti voimme siirtää henkilötietojasi vain UK:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, jossa:
- UK:n tietosuojalain alaisten siirtojen tapauksessa UK:n hallitus on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ” adequacy regulation’”) UK:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Luotamme riittävään tietosuojaan koskeviin säännöksiin siirroissa seuraaviin maihin: ETA-maihin
- ETA:n tietosuojalainsäädännön alaisten siirtojen osalta Euroopan komissio on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ”adequacy decision”) EU:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Yksityiskohdat Euroopan komission riittävää tietosuojaa koskevista päätöksistä löytyvät täältä. Luotamme riittävän tietosuojan päätöksiin siirroissa ETA:n ulkopuolisiin maihin.
- käytössä on asianmukaiset suojatoimet sekä täytäntöönpanokelpoiset oikeudet ja tehokkaat oikeussuojakeinot, tai
- erityistä poikkeusta sovelletaan asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
Kun siirrämme henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan asetuksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) laillisesti hyväksyttyjen yleisten tietosuojalausekkeiden perusteella, jotka on tunnustettu tai annettu UK:n GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti. Jos emme voi, tai päätämme olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin UK:n tietosuojalain tarjoaman vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kun siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan päätöksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) EU GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti annettujen laillisesti hyväksyttyjen vakiomuotoisten tietosuojalausekkeiden perusteella. Jos emme voi tai päätä olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin sovellettavan tietosuojalain mukaisen vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kaikista muutoksista kohteisiin, joihin lähetämme henkilötietoja, tai siirtomekanismeihin, joihin tukeudumme siirtääksemme henkilötietoja kansainvälisesti, ilmoitetaan sinulle alla olevan ”Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön” -osion mukaisesti.
Evästeet ja muut seurantatekniikat
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka sijoitetaan laitteellesi (esim. tietokoneeseen, älypuhelimeen tai muuhun elektroniseen laitteeseen), kun käytät verkkosivustoamme. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä.
Lisätietoja evästeistä ja muista käyttämistämme seurantatekniikoista Evästekäytännössämme.
Sinun oikeutesi
Sinulla on yleensä seuraavat oikeudet, joita voit yleensä käyttää ilmaiseksi:
| Pääsy kopioon henkilötiedoistasi | Oikeus saada kopio henkilötiedoistasi |
| Korjaus | Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet |
| Poistaminen (tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi) | Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi – tietyissä tilanteissa |
| Käyttörajoitus | Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käyttöä tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden |
| Tietojen siirrettävyys | Oikeus saada meille antamiasi henkilötietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai välittää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle (tietyissä tilanteissa) |
| Vastustaa käyttöä | Oikeus vastustaa:
|
| Ei alistua päätöksiin ilman ihmisen osallistumista | Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Emme tee tällaisia päätöksiä verkkosivustomme keräämien tietojen perusteella |
| Oikeus peruuttaa suostumukset | Jos olet antanut meille suostumuksen henkilötietojesi käyttöön, on sinulla myös oikeus peruuttaa suostumuksesi helposti milloin tahansa Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen [email protected] tai numeroon (+44)1273734000 Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojesi lainmukaisuuteen tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista |
Jos haluat lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteet, joissa ne ovat ja eivät ole voimassa, ota meihin yhteyttä (katso ”Ota yhteyttä” alla). Saattaa myös olla hyödyllistä tutustua UK:n tietokomissaarin ohjeisiin UK:n GDPR:n mukaisista oikeuksistasi.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä meille sähköpostia, soita tai kirjoita. Katso alta: ”Kuinka ottaa meihin yhteyttä”. Kun otat meihin yhteyttä, ole hyvä ja:
- anna riittävästi tietoja tunnistaaksesi itsesi, esimerkiksi koko nimesi, sähköpostiosoitteesi, käyttäjä-/tilinumerosi ja muut henkilöllisyystiedot, joita voimme kohtuudella pyytää sinulta, ja
- kerro meille, mitä oikeuksia haluat käyttää ja mitä tietoja pyyntösi koskee
Henkilötietojesi suojaaminen
Meillä on asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojen vahingossa katoamisen tai laittoman käytön tai pääsyn niihin. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niille, joilla on aito tarve saada niitä. Testaamme jatkuvasti järjestelmiämme ja olemme ISO 27001 -sertifioituja, mikä tarkoittaa, että noudatamme alan huippuluokan tietoturvastandardeja.
Meillä on myös käytössämme menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja kaikille soveltuville sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.
Jos haluat Get Safe Online -sivustolta yksityiskohtaista tietoa henkilötietojesi ja muiden tietojen sekä tietokoneiden ja laitteidesi suojaamisesta petoksilta, identiteettivarkauksilta, viruksilta ja monilta muilta online-ongelmilta, käy osoitteessa www.getsafeonline.org. Get Safe Online -palvelu on UK:n hallituksen sekä johtavien yritysten tukema.
Kuinka valittaa
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä (katso alta ”Ota yhteyttä”). Toivomme, että voimme ratkaista mahdolliset ongelmasi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus:
- UK:n tietokomissaarille; ja
- asianmukainen tietosuojavalvontaviranomainen siinä ETA-valtiossa, jossa asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetty tietosuojalain rikkominen on tapahtunut
UK:n tietovaltuutettuun voi ottaa yhteyttä käyttämällä yhteystietoja osoitteessa https://ico.org.uk/make-a-complaint tai puhelimitse: +44 (0)303 123 1113.
Luettelo ETA:n tietosuojaviranomaisista ja niiden yhteystiedoista löydät täältä.
Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain – kun teemme merkittäviä muutoksia, ryhdymme toimenpiteisiin ilmoittaaksemme sinulle sähköpostitse ja verkkosivuillamme.
Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Voit ottaa meihin yhteyttä postitse, sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai hallussamme olevista tiedoista, käyttääksesi tietosuojalain mukaista oikeuttasi tai tehdäksesi valituksen.
Yhteystietomme näkyvät alla:
| Yhteystietomme | |
Postiosoite: Sähköposti: Puhelin: | Clevry UK Ltd, Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton BN1 3FE, UK (44) 1273 734 000 |
Policy version: [21/12/2022]
Tämä tietosuojakäytäntö kertoo, mitä voit odottaa meidän tekevän henkilötiedoillasi, kun otat meihin yhteyttä tai käytät palveluitamme.
Keitä me olemme?
Clevry (verkkosivustoamme) ylläpitää CLEVRY UK LTD, joka toimii nimellä ”Clevry” (”me”, ”meidän” tai ”me”).
Rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän roolit riippuvat siitä, kenen prosessiin osallistut:
a) Kun osallistut Clevryn prosessiin, olemme verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että olemme laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.
b) Kun osallistut Asiakkaamme prosessiin (joka käyttää prosessissaan arviointialustaamme), Asiakkaamme on verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että Asiakkaamme on laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin. sitä käytetään. Clevry on henkilötietojen käsittelijä.
Clevry on Englannissa perustettu yritys, jonka rekisteröintinumero on 3443538. Rekisteröity toimisto-osoitteemme on Floor 1 Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton, BN1 3FE, UK
Clevryllä on toimistot Ruotsissa ja Suomessa, ja niiden tiedot näkyvät täällä. Ne ovat osa konsernitoimistojamme (”konsernimme”).
Olemme johtava yrityspsykologian tuotteiden, teknologioiden sekä työntekijöiden konsultointi- ja välityspalveluiden toimittaja yli 30 vuoden ajan. Olemme erikoistuneet joustavien psykometristen arviointien, monipuolisten 360-palautepalveluiden sekä kokonaisvaltaisesta SaaS-henkilöarviointialustan toimittamiseen.
Otamme yksityisyytesi erittäin vakavasti. Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti, sillä se sisältää tärkeitä tietoja siitä, keitä me olemme ja miten ja miksi keräämme, tallennamme, käytämme ja jaamme sinuun liittyviä tietoja (henkilötietojasi) verkkosivustomme käytön yhteydessä. Selitämme samalla myös henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi ja kerromme, kuinka voit ottaa yhteyttä meihin tai asiaankuuluvaan sääntelyviranomaiseen, mikäli tarvetta ilmenee.
Keräämme ja käytämme tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja ja olemme niistä vastuussa. Kun teemme niin, olemme UK:n yleisen tietosuoja-asetuksen (UK GDPR) alaisia. Olemme myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU GDPR) alaisia yksityishenkilöille tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen sekä laajemman Euroopan talousalueen (ETA) toimintamme osalta.
18 tai alle
Tämä tietosuojakäytäntömme versio on ensisijaisesti kirjoitettu aikuisille (UK:ssa aikuinen on 18-vuotias tai yli 18-vuotias), mukaan lukien alaikäisten käyttäjien vanhemmat ja huoltajat. Jos olet alaikäinen (alle 18-vuotias), voit lukea tämän käytännön, jos pidät sitä hyödyllisenä, mutta pyydä vanhempasi tai huoltajasi lupa ennen kuin annat meille tietosi ja/tai rekisteröidyt meille.
Emme odota keräävämme alle 13-vuotiaiden henkilötietoja. Jos tiedät, että alle 13-vuotiaiden henkilötietoja on jaettu verkkosivustollemme, ilmoitathan siitä meille, jotta voimme poistaa kyseiset tiedot.
Tämän sivun sisältö
Tämä tietosuojakäytäntö on jaettu seuraaviin osiin:
- Mitä tämä käytäntö koskee
- Keräämämme henkilötiedot sinusta
- Miten henkilötietojasi kerätään
- Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
- Markkinointi
- Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
- Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
- Henkilötietojesi siirto UK:n ja ETA:n ulkopuolelle
- Evästeet ja muut seurantatekniikat
- Sinun oikeutesi
- Henkilötietojesi suojaaminen
- Kuinka valittaa
- Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
- Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Mitä tämä käytäntö koskee
Tämä tietosuojakäytäntö koskee vain verkkosivustomme käyttöä (mukaan lukien mutta ei rajoittuen verkkosovellukseemme ja -alustoihimme).
Verkkosivustollamme saatamme yhdistää muille tiettyjen luotettujen kolmansien osapuolten omistamille ja ylläpitämille verkkosivustoille tarjotaksemme sinulle lisätuotteita ja -palveluita. Nämä kolmansien osapuolten verkkosivustot voivat myös kerätä tietoja sinusta omien erillisten tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Näihin kolmansien osapuolten verkkosivustoihin liittyvien tietosuojatietojen saamiseksi tutustu tarvittaessa niiden tietosuojakäytäntöihin.
Keräämämme henkilötiedot sinusta
Sinusta keräämämme henkilötiedot riippuvat verkkosivustomme kautta suoritettavista erityisistä toiminnoista. Keräämme ja käytämme seuraavia henkilötietojasi:
Yhteystiedot ja profiilisi
- nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä yrityksen tiedot;
- käyttäjätilisi tiedot, kuten käyttäjätunnus ja kirjautumistiedot;
- tiedot henkilöllisyytesi tarkistamiseksi ja vahvistamiseksi;
- sukupuolesi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- sijaintitiedot, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- etninen taustasi ja/tai kulttuuritaustasi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
- uraprofiilisi, esim. työhistoria ja pätevyydet;
- ammatillinen läsnäolosi verkossa, esim. LinkedIn-profiili;
- tiedot kaikista tiedoista, palautteista tai muista asioista, jotka annat meille puhelimitse, sähköpostitse, postitse tai sosiaalisessa mediassa;
- laskutustietosi (jos käytettävissä); ja
- pankkitili- ja maksutiedot (tarvittaessa).
Yllä olevien henkilötietojen lisäksi keräämme ja käsittelemme myös seuraavia henkilötietoja, joita meillä saattaa olla sinusta.
Pehmeiden taitojen tiedot (soft skills)
- kykysi;
- henkilökohtaiset ominaisuutesi;
- motivaatiosi;
- työtyylisi;
- käyttäytymiseen liittyvät lähestymistavat;
- ajattelutyylisi;
- henkilökohtaiset ja/tai uran mielenkiinnon kohteet;
- virtuaaliset arviointipisteesi;
- vastauksesi online-psykometrisiin harjoituksiimme ja kyselyymme;
Verkkosivuston käyttötiedot
- toimintasi verkkosivustollamme ja sen käyttö;
- yhteystietosi, ostohistoriasi ja tallennetut kohteesi;
- tiedot sinulle tarjoamistamme palveluista; ja
- tiedot siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja teknologiajärjestelmiämme.
Mikäli et anna pyytämiämme henkilötietoja tilanteissa, joissa se on merkitty pakolliseksi, se valitettavasti viivästyttää tai estää meitä tarjoamasta sinulle palveluita. Tämä kerrotaan myös lomakkeilla sekä alustallamme, asiaankuuluvissa asiayhteyksissä.
Keräämme ja käytämme näitä henkilötietoja alla kohdassa ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi” kuvattuihin tarkoituksiin.
Kuinka henkilötietojasi kerätään
Keräämme sinusta henkilötietoja:
- Suoraan, kun syötät tai lähetät meille tietoja, kuten rekisteröidyt meille, osallistut arviointiin alustamme ja/tai mobiilisovelluksemme kautta, otat meihin yhteyttä (myös sähköpostitse), lähetät meille palautetta, käytät palveluitamme verkkosivustomme kautta, lähetä materiaalia verkkosivustollemme ja täytä kyselyjä tai osallistu kilpailuihin verkkosivustomme kautta ja
- epäsuorasti, kuten selaustoimintasi verkkosivustollamme; keräämme yleensä tietoja epäsuorasti käyttämällä tekniikoita, jotka on selitetty alla olevassa ”Evästeet ja muut seurantatekniikat” -osiossa
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
Tietosuojalain mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on pätevä syy, esimerkiksi:
- jossa olet antanut suostumuksesi
- noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä, tai
- meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi
Oikeutettu etu viittaa tilanteeseen, jossa meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää henkilötietojasi, edellyttäen, että omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä tätä. Suoritamme arvioinnin, tukeutuen oikeutettuihin etuihimme, tasapainottaaksemme sinun ja meidän etujamme. Voit saada tarkempia tietoja tästä arvioinnista ottamalla meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Alla oleva taulukko selittää, mihin käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| MIHIN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI | SYYT KÄYTTÄÄ HENKILÖTIETOJASI |
| Luo ja hallinnoi tiliäsi | Oikeutettujen etujemme vuoksi, ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Palveluidemme tarjoaminen sinulle – esimerkiksi jotta voit suorittaa erilaisia arviointeja/testejä/kyselyitä, tarjota sinulle yksilöllinen raportti ja auttaa sinua löytämään sopivia työpaikkoja | Suorittaaksemme palveluidemme tarjoamisen (sopimus kanssasi) tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä |
| Tarkastusten tekeminen sinun tunnistamiseksesi ja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi tai sinua tai meitä vastaan kohdistuvien petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme JA minimoimaan petokset, jotka voivat olla haitallisia sinulle ja/tai meille |
| Lakisääteisten oikeuksien turvaamiseksi tai puolustamiseksi, tai oikeudenkäyntien suorittamiseksi | Olosuhteista riippuen:
|
| Räätälöidäksemme verkkosivustomme ja sen sisältö omien mieltymystesi mukaan valitsemiesi asetusten tai verkkosivustomme käytön perusteella. | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa muuttamalla evästetyökalun asetuksia (tämä ei vaikuta henkilötietojesi laillisuuteen perustuen tähän suostumukseen ennen sen peruuttamista). |
| Säilytämme ja arvioimme tietoja viimeaikaisista vierailuistasi verkkosivustollamme ja siitä, kuinka liikut verkkosivustomme eri osissa analyyttisiä tarkoituksia varten ymmärtääksemme, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä intuitiivisemman tai tarkistaa, että verkkosivustomme toimii tarkoitetulla tavalla | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa lähettämällä viestin osoitteeseen [email protected] (tämä ei vaikuta siihen, että käytämme henkilötietojasi tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista) |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai palveluiden muutoksista tai muista tärkeistä huomautuksista | Olosuhteista riippuen:
|
| Palvelujen tarjoamiseen käytettyjen järjestelmien ja tietojen turvallisuuden suojaaminen | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme Voimme myös käyttää henkilötietojasi varmistaaksemme järjestelmien ja tietojen turvallisuuden standardilla, joka ylittää lakisääteiset velvoitteemme, ja näissä tapauksissa syymme ovat oikeutetut etumme, eli järjestelmien ja tietojen suojaaminen sekä rikollisen toiminnan ehkäiseminen ja havaitseminen, joka voi olla haitallista sinulle ja/tai meille |
| Tilastollinen analyysi auttaa meitä ymmärtämään asiakaskuntaamme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan |
| Ehdokas-/asiakas-/asiakastietojen päivittäminen ja parantaminen | Olosuhteista riippuen:
|
| Tietojen paljastaminen ja muut toimet, jotka ovat välttämättömiä liiketoimintaamme sovellettavien laki- ja sääntelyvelvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi kirjaamalla ja osoittamalla todisteita suostumuksistasi tarvittaessa | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme |
| Markkinoimme palveluitamme nykyisille ja entisille asiakkaille, ehdokkaille ja/tai asiakkaille | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli liiketoimintamme edistämiseksi nykyisille ja entisille asiakkaillemme Katso alta ”Markkinointi” saadaksesi lisätietoja |
| Auditointi ja omat kelpoisuustarkastuksemme | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli akkreditointimme säilyttämiseksi, jotta voimme osoittaa toimivamme korkeimpien standardien mukaisesti |
Henkilötietojesi jakaminen konsernimme jäsenille ja kolmansille osapuolille, jotka ottavat tai voivat ottaa hallintaansa tai omistaa osan tai koko liiketoiminnastamme (ja meidän tai heidän puolestaan toimivien ammatillisten neuvonantajien) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien sulautumisen, yrityskaupan, omaisuuden myynnin, listautumisannin tai maksukyvyttömyystilanteessa. Tällaisissa tapauksissa tiedot anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan ja jaetaan vain tarvittaessa. | Olosuhteista riippuen:
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – terkemmin
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| TARKOITUS | KÄSITTELYTOIMENPITEET | OIKEUDELLINEN PERUSTE UK:N GDPR:N PERUSTUEN | MERKITYKSELLISET HENKILÖTIETOJEN LUOKAT |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista | Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä UK:n GDPR:n tai tietosuojalain (Data Protection Act 2018) edellyttämällä tavalla
| Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
| Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi tai toimenpiteiden suorittamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
| |
| Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai muutoksista palveluissa tai muista tärkeistä huomautuksista (muista kuin yllä mainituista) | Oikeutettu etumme (artikla 6(1)(f)), jonka tarkoitus on olla mahdollisimman tehokas, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua |
| |
| Viestintä kanssasi tietyistä urakehityksestä ja/tai uramahdollisuuksista, jotka vastaavat toiveitasi ja vahvuuksiasi | Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)) |
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – Erityiskategorian henkilötiedot
Tiettyjä keräämiämme henkilötietoja käsitellään erityiskategoriana, johon sovelletaan tietosuojalain mukaista lisäsuojaa:–
- sisältävät kerättyjen tietojen kannalta merkityksellisiä henkilötietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset vakaumukset, filosofiset vakaumukset tai ammattiliittojen jäsenyydet
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: geneettiset tiedot
- kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: biometriset tiedot (jos niitä käytetään henkilön yksilöimiseen)
Kun käsittelemme tällaisia erityisryhmiä koskevia henkilötietoja, varmistamme myös, että meillä on siihen tietosuojalakien mukainen lupa.
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – jakaminen
Katso ”Kenen kanssa jaamme henkilötietosi” -kohdasta lisätietoja toimenpiteistä, joita ryhdymme suojaamaan henkilötietojasi silloin, kun meidän on jaettava ne muiden kanssa.
Markkinointi
Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle päivityksiä (sähköpostitse, tekstiviestillä, puhelimitse tai postitse) palveluistamme, mukaan lukien eksklusiiviset tarjoukset, tarjoukset tai uudet palvelut.
Meillä on oikeutettu etu käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin (katso yllä ”Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi”). Tämä tarkoittaa, että emme tarvitse suostumustasi lähettääksemme sinulle markkinointitietoja. Jos muutamme markkinointitapaamme jatkossa niin, että suostumus tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.
Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa jommallakummalla seuraavista tavoista:
- ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
- käyttämällä ”unsubscribe” -linkkiä sähköpostissa tai ”STOP” numeroa tekstiviesteissä, tai
Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointimieltymyksesi, jos pyydät meitä tarjoamaan lisäpalveluita tulevaisuudessa tai jos lait, määräykset tai liiketoimintamme rakenne muuttuvat.
Lisätietoja oikeudesta vastustaa henkilötietojesi käyttöä markkinointitarkoituksiin milloin tahansa on alla kohdassa ”Oikeutesi”.
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
Jaamme rutiininomaisesti henkilötietoja:
- konsernin sisällä (katso toimistomme täältä);
- kolmansille osapuolille, joita käytämme palveluidemme toimittamisessa sinulle, esimerkiksi maksupalveluntarjoajat;
- muille kolmansille osapuolille, joita käytämme auttamaan meitä liiketoiminnassamme, esimerkiksi verkkosivustomme ylläpitäjät ja analytiikan tarjoajat;
Sallimme näiden organisaatioiden käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että ne ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi.
Me tai edellä mainitut kolmannet osapuolet jaamme ajoittain henkilötietoja myös:
- Ulkopuolisten tilintarkastajien toteuttaman tilintarkastuksen yhteydessä, jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite.
- meidän ja heidän ammatillisille neuvonantajille (kuten lakimiehet ja muut neuvonantajat), jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite
- viranomaisille tuomioistuimille, sekä muille sääntelyelimille noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
- muille osapuolille, joilla on tai jotka voivat hankkia määräysvallan tai omistuksen liiketoiminnassamme (ja meidän tai heidän ammatillisten neuvonantajiensa) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien fuusio, yrityskauppa, omaisuuden myynti, listautumisanti tai maksukyvyttömyystapauksessamme. Näissä tapauksissa tiedot yleensä anonymisoidaan, mutta tämä ei välttämättä ole aina mahdollista. Kaikkien henkilötietojesi vastaanottajaa sitovat luottamuksellisuusvelvoitteet
Emme jaa henkilötietojasi minkään muiden kolmansien osapuolten kanssa.
Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi – lisätietoja
Jos haluat lisätietoja siitä, kenen kanssa jaamme henkilötietoja ja miksi, ota meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin tarvitsemme niitä siihen tarkoitukseen, johon niitä käytetään. Erityyppisille henkilötiedoille sovelletaan erilaisia säilytysaikoja.
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme tietoja:
| TIETO | SÄILYTYSAIKA | SÄILYTYSMUOTO | VIITE |
Jos suoritat vain arviointejamme ja/tai testejämme alustallamme: Yhteystiedot | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta sinun ja Clevryn välillä | Sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Työnhakijana ja työhakemuksesi epäonnistui: Yhteystiedot | 12 kuukautta Hakemuslomakkeet antavat mahdollisuuden vastustaa tietojensa säilyttämistä. | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 Equality Act 2010, s 123 |
Hakemustiedot menestyneistä ehdokkaista, mukaan lukien: Hakemuskirjeet tai -lomakkeet | 12 kuukauden kuluttua siitä, kun olemme viimeksi tarjonneet palvelujamme sinulle | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7
|
Rikosrekisteritiedot (jos sellaisia on): Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietyissä viroissa Rikosrekisteritietolomakkeet | Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietylle viralle – 12 kuukautta arvioinnin viimeisestä käytöstä Kaikki muut tämän luokan tiedot – niin pian kuin mahdollista sen jälkeen, kun tarkastus on suoritettu ja tulos kirjattu (eli onko tyydyttävä vai ei) | Paperilla tai sähköisesti | DBS guidance for employers: Duration of criminal record check validity ICO Employment Practices Code Nov 2011, part 1.7.4 |
Työsopimukset (jos saamme ne), mukaan lukien: Henkilö- ja koulutusasiakirjat | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, ellei laadittu asiakirjana, jolloin 13 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 |
| Johtajien palvelusopimukset ja niihin tehdyt muutokset (jos saamme ne) | Seitsemän vuotta sopimuksen irtisanomisesta tai päättymisestä, ellei sitä ole tehty asiakirjana, jolloin 13 vuotta irtisanomisesta tai päättymisestä | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 Companies Act 2006, ss 227, 228 |
| Kopiot henkilöllisyysasiakirjoista (esim. passeista) | Vähintään kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, Art 6(1)(b) |
| Ulkomaalaisten henkilöllisyystodistukset (mukaan lukien työnteko-oikeus) | Kaksi vuotta ja kuusi kuukautta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, art 6(1)(b) |
| Tilapäistä työntekijää koskevat tiedot | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, s 5 |
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Jos lopetat tilisi käytön poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Henkilötietojesi siirto UK:sta ja ETA:sta
Muissa UK:n ulkopuolisissa maissa on erilaisia tietosuojalakeja, joista jotkin voivat tarjota heikomman yksityisyyden suojan.
UK:n tietosuojalaki tunnetaan nimellä UK GDPR, ja se perustuu EU:n GDPR:ään. EU:n GDPR ei kuitenkaan enää päde UK:ssa.
Toimimme UK:ssa ja meillä on asiakkaita niin UK:ssa kuin ETA:ssa ja myös näiden alueiden ulkopuolella. Joskus meidän on siirrettävä henkilötietosi UK:n ja ETA:n ulkopuolelle. Näissä tapauksissa noudatamme sovellettavia UK:n ja ETA:n lakeja, jotka on suunniteltu varmistamaan henkilötietojesi tietosuoja.
Voimme siirtää henkilötietojasi:
- konsernin sisällä,
- ETA-maissa sijaitseville Kumppanuusyrityksillemme ja
Koska toimimme UK:ssa, saatamme myös joutua siirtämään henkilötietosi ETA:sta UK:hon.
Jos sinä tai Asiakkaamme olette UK:n tai ETA-maiden ulkopuolelta, voimme siirtää henkilötietosi prosessia käsittelevälle paikalliselle Asiakkaalle tai Kumppanuusyrityksellemme.
Tietosuojalakien mukaisesti voimme siirtää henkilötietojasi vain UK:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, jossa:
- UK:n tietosuojalain alaisten siirtojen tapauksessa UK:n hallitus on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ” adequacy regulation’”) UK:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Luotamme riittävään tietosuojaan koskeviin säännöksiin siirroissa seuraaviin maihin: ETA-maihin
- ETA:n tietosuojalainsäädännön alaisten siirtojen osalta Euroopan komissio on päättänyt, että kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ”adequacy decision”) EU:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Yksityiskohdat Euroopan komission riittävää tietosuojaa koskevista päätöksistä löytyvät täältä. Luotamme riittävän tietosuojan päätöksiin siirroissa ETA:n ulkopuolisiin maihin.
- käytössä on asianmukaiset suojatoimet sekä täytäntöönpanokelpoiset oikeudet ja tehokkaat oikeussuojakeinot, tai
- erityistä poikkeusta sovelletaan asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
Kun siirrämme henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan asetuksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) laillisesti hyväksyttyjen yleisten tietosuojalausekkeiden perusteella, jotka on tunnustettu tai annettu UK:n GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti. Jos emme voi, tai päätämme olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin UK:n tietosuojalain tarjoaman vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kun siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan päätöksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) EU GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti annettujen laillisesti hyväksyttyjen vakiomuotoisten tietosuojalausekkeiden perusteella. Jos emme voi tai päätä olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin sovellettavan tietosuojalain mukaisen vaihtoehtoisen mekanismin tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kaikista muutoksista kohteisiin, joihin lähetämme henkilötietoja, tai siirtomekanismeihin, joihin tukeudumme siirtääksemme henkilötietoja kansainvälisesti, ilmoitetaan sinulle alla olevan ”Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön” -osion mukaisesti.
Evästeet ja muut seurantatekniikat
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka sijoitetaan laitteellesi (esim. tietokoneeseen, älypuhelimeen tai muuhun elektroniseen laitteeseen), kun käytät verkkosivustoamme. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä.
Lisätietoja evästeistä ja muista käyttämistämme seurantatekniikoista Evästekäytännössämme.
Sinun oikeutesi
Sinulla on yleensä seuraavat oikeudet, joita voit yleensä käyttää ilmaiseksi:
| Pääsy kopioon henkilötiedoistasi | Oikeus saada kopio henkilötiedoistasi |
| Korjaus | Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet |
| Poistaminen (tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi) | Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi – tietyissä tilanteissa |
| Käyttörajoitus | Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käyttöä tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden |
| Tietojen siirrettävyys | Oikeus saada meille antamiasi henkilötietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai välittää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle (tietyissä tilanteissa) |
| Vastustaa käyttöä | Oikeus vastustaa:
|
| Ei alistua päätöksiin ilman ihmisen osallistumista | Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Emme tee tällaisia päätöksiä verkkosivustomme keräämien tietojen perusteella |
| Oikeus peruuttaa suostumukset | Jos olet antanut meille suostumuksen henkilötietojesi käyttöön, on sinulla myös oikeus peruuttaa suostumuksesi helposti milloin tahansa Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen [email protected] tai numeroon (+44)1273734000 Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojesi lainmukaisuuteen tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista |
Jos haluat lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteet, joissa ne ovat ja eivät ole voimassa, ota meihin yhteyttä (katso ”Ota yhteyttä” alla). Saattaa myös olla hyödyllistä tutustua UK:n tietokomissaarin ohjeisiin UK:n GDPR:n mukaisista oikeuksistasi.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä meille sähköpostia, soita tai kirjoita. Katso alta: ”Kuinka ottaa meihin yhteyttä”. Kun otat meihin yhteyttä, ole hyvä ja:
- anna riittävästi tietoja tunnistaaksesi itsesi, esimerkiksi koko nimesi, sähköpostiosoitteesi, käyttäjä-/tilinumerosi ja muut henkilöllisyystiedot, joita voimme kohtuudella pyytää sinulta, ja
- kerro meille, mitä oikeuksia haluat käyttää ja mitä tietoja pyyntösi koskee
Henkilötietojesi suojaaminen
Meillä on asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojen vahingossa katoamisen tai laittoman käytön tai pääsyn niihin. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niille, joilla on aito tarve saada niitä. Testaamme jatkuvasti järjestelmiämme ja olemme ISO 27001 -sertifioituja, mikä tarkoittaa, että noudatamme alan huippuluokan tietoturvastandardeja.
Meillä on myös käytössämme menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja kaikille soveltuville sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.
Jos haluat Get Safe Online -sivustolta yksityiskohtaista tietoa henkilötietojesi ja muiden tietojen sekä tietokoneiden ja laitteidesi suojaamisesta petoksilta, identiteettivarkauksilta, viruksilta ja monilta muilta online-ongelmilta, käy osoitteessa www.getsafeonline.org. Get Safe Online -palvelu on UK:n hallituksen sekä johtavien yritysten tukema.
Kuinka valittaa
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä (katso alta ”Ota yhteyttä”). Toivomme, että voimme ratkaista mahdolliset ongelmasi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus:
- UK:n tietokomissaarille; ja
- asianmukainen tietosuojavalvontaviranomainen siinä ETA-valtiossa, jossa asuinpaikkasi, työpaikkasi tai väitetty tietosuojalain rikkominen on tapahtunut
UK:n tietovaltuutettuun voi ottaa yhteyttä käyttämällä yhteystietoja osoitteessa https://ico.org.uk/make-a-complaint tai puhelimitse: +44 (0)303 123 1113.
Luettelo ETA:n tietosuojaviranomaisista ja niiden yhteystiedoista löydät täältä.
Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain – kun teemme merkittäviä muutoksia, ryhdymme toimenpiteisiin ilmoittaaksemme sinulle sähköpostitse ja verkkosivuillamme.
Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Voit ottaa meihin yhteyttä postitse, sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai hallussamme olevista tiedoista, käyttääksesi tietosuojalain mukaista oikeuttasi tai tehdäksesi valituksen.
Yhteystietomme näkyvät alla:
| Yhteystietomme | |
Postiosoite: Sähköposti: Puhelin: | Clevry UK Ltd, Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton BN1 3FE, UK (44) 1273 734 000 |
Policy version: [15/12/2021]
Tämä tietosuojakäytäntö kertoo, mitä voit odottaa meidän tekevän henkilötiedoillasi, kun otat meihin yhteyttä tai käytät palveluitamme.
Keitä me olemme?
Clevryä (verkkosivustoamme) ylläpitää CLEVRY UK LTD, joka toimii nimellä ”Clevry” (”me”, ”meidän” tai ”me”).
Olemme verkkosivustomme kautta saatujen henkilötietojen rekisterinpitäjä, mikä tarkoittaa, että olemme laillisesti vastuussa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.
Clevry on Englannissa perustettu yritys, jonka rekisteröintinumero on 3443538. Rekisteröity toimistoosoitteemme on Floor 1 Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton, BN1 3FE, UK.
Clevryllä on toimistot Ruotsissa ja Suomessa, ja niiden tiedot näkyvät täällä. Ne ovat osa
konsernitoimistojamme (”konsernimme”).
Olemme johtava yrityspsykologian tuotteiden, teknologioiden sekä työntekijöiden konsultointi- ja välityspalveluiden toimittaja yli 30 vuoden ajan. Olemme erikoistuneet joustavien psykometristen arviointien, monipuolisten 360-palautepalveluiden sekä kokonaisvaltaisen SaaS henkilöarviointialustan toimittamiseen.
Otamme yksityisyytesi erittäin vakavasti. Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti, sillä se sisältää tärkeitä tietoja siitä, keitä me olemme ja miten ja miksi keräämme, tallennamme, käytämme ja jaamme sinuun liittyviä tietoja (henkilötietojasi) verkkosivustomme käytön yhteydessä. Selitämme samalla myös henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi ja kerromme, kuinka voit ottaa yhteyttä meihin tai asiaankuuluvaan sääntelyviranomaiseen, mikäli tarvetta ilmenee.
Keräämme ja käytämme tiettyjä sinua koskevia henkilötietoja ja olemme niistä vastuussa. Kun teemme niin, olemme UK:n yleisen tietosuoja-asetuksen (UK GDPR) alaisia. Olemme myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU GDPR) alaisia yksityishenkilöille tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen sekä laajemman Euroopan talousalueen (ETA) toimintamme osalta.
18 tai alle
Tämä tietosuojakäytäntömme versio on ensisijaisesti kirjoitettu aikuisille (UK:ssa aikuinen on 18-vuotias tai yli 18-vuotias), mukaan lukien alaikäisten käyttäjien vanhemmat ja huoltajat. Jos olet alaikäinen (alle 18-vuotias), voit lukea tämän käytännön, jos pidät sitä hyödyllisenä, mutta pyydä
vanhempasi tai huoltajasi lupa ennen kuin annat meille tietosi ja/tai rekisteröidyt meille.
Emme odota keräävämme alle 13-vuotiaiden henkilötietoja. Jos tiedät, että alle 13-vuotiaiden henkilötietoja on jaettu verkkosivustollemme, ilmoitathan siitä meille, jotta voimme poistaa kyseiset
tiedot.
Tämän sivun tiedot
Tämä tietosuojakäytäntö on jaettu seuraaviin osiin:
Mitä tämä käytäntö koskee
Keräämämme henkilötiedot sinusta
Miten henkilötietojasi kerätään
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
Markkinointi
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
Henkilötietojesi siirto UK:n ja ETA:n ulkopuolelle
Evästeet ja muut seurantatekniikat
Sinun oikeutesi
Henkilötietojesi suojaaminen
Kuinka valittaa
Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Mitä tämä käytäntö koskee
Tämä tietosuojakäytäntö koskee vain verkkosivustomme käyttöä (mukaan lukien mutta ei rajoittuen verkkosovellukseemme ja -alustoihimme).
Verkkosivustollamme saatamme yhdistää muille tiettyjen luotettujen kolmansien osapuolten omistamille ja ylläpitämille verkkosivustoille tarjotaksemme sinulle lisätuotteita ja -palveluita. Nämä kolmansien osapuolten verkkosivustot voivat myös kerätä tietoja sinusta omien erillisten tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Näihin kolmansien osapuolten verkkosivustoihin liittyvien tietosuojatietojen saamiseksi tutustu tarvittaessa niiden tietosuojakäytäntöihin.
Keräämämme henkilötiedot sinusta
Sinusta keräämämme henkilötiedot riippuvat verkkosivustomme kautta suoritettavista erityisistä toiminnoista. Keräämme ja käytämme seuraavia henkilötietojasi:
Yhteystiedot ja profiilisi
Nimesi, osoitteesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi sekä yrityksen tiedot;
Käyttäjätilisi tiedot, kuten käyttäjätunnus ja kirjautumistiedot;
Tiedot henkilöllisyytesi tarkistamiseksi ja vahvistamiseksi;
Sukupuolesi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
Sijaintitiedot, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
Etninen taustasi ja/tai kulttuuritaustasi, jos päätät antaa tämän tiedon meille;
Uraprofiilisi, esim. työhistoria ja pätevyydet;
Ammatillinen läsnäolosi verkossa, esim. LinkedIn-profiili;
Tiedot kaikista tiedoista, palautteista tai muista asioista, jotka annat meille puhelimitse, sähköpostitse, postitse tai sosiaalisessa mediassa;
Laskutustietosi (jos käytettävissä); ja
Pankkitili- ja maksutiedot (tarvittaessa).
Yllä olevien henkilötietojen lisäksi keräämme ja käsittelemme myös seuraavia henkilötietoja, joita meillä saattaa olla sinusta.
Pehmeiden taitojen tiedot (Soft skils)
• Kykysi;
• Henkilökohtaiset ominaisuutesi;
• Motivaatiosi;
• Työtyylisi;
• Käyttäytymiseen liittyvät lähestymistavat;
• Ajattelutyylisi;
• Henkilökohtaiset ja/tai uran mielenkiinnon kohteet;
• Virtuaaliset arviointipisteesi;
• Vastauksesi online-psykometrisiin harjoituksiimme ja kyselyymme;
Verkkosivuston käyttötiedot
• Toimintasi verkkosivustollamme ja sen käyttö;
• Yhteystietosi, ostohistoriasi ja tallennetut kohteesi;
• Tiedot sinulle tarjoamistamme palveluista; ja
• Tiedot siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja teknologiajärjestelmiämme.
Mikäli et anna pyytämiämme henkilötietoja tilanteissa, joissa se on merkitty pakolliseksi, se valitettavasti viivästyttää tai estää meitä tarjoamasta sinulle palveluita. Tämä kerrotaan myös lomakkeilla sekä alustallamme, asiaankuuluvissa asiayhteyksissä.
Keräämme ja käytämme näitä henkilötietoja alla kohdassa ”Miten ja miksi käytämme
henkilötietojasi” kuvattuihin tarkoituksiin.
Kuinka henkilötietojasi kerätään
Keräämme sinusta henkilötietoja:
Suoraan, kun syötät tai lähetät meille tietoja, kuten rekisteröidyt meille, osallistut arviointiin alustamme ja/tai mobiilisovelluksemme kautta, otat meihin yhteyttä (myös sähköpostitse), lähetät meille palautetta, käytät palveluitamme verkkosivustomme kautta, lähetä materiaalia verkkosivustollemme ja täytä kyselyjä tai osallistu kilpailuihin verkkosivustomme kautta ja
Epäsuorasti, kuten selaustoimintasi verkkosivustollamme; keräämme yleensä tietoja epäsuorasti käyttämällä tekniikoita, jotka on selitetty alla olevassa ”Evästeet ja muut seurantatekniikat” – osiossa.
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi
Tietosuojalain mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on pätevä syy, esimerkiksi:
jossa olet antanut suostumuksesi
noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai toimenpiteisiin ryhtymiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä, tai
meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi
Oikeutettu etu viittaa tilanteeseen, jossa meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää henkilötietojasi, edellyttäen, että omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä tätä. Suoritamme arvioinnin, tukeutuen oikeutettuihin etuihimme, tasapainottaaksemme sinun ja meidän etujamme. Voit saada tarkempia tietoja tästä arvioinnista ottamalla meihin yhteyttä (katso alta ”Ota yhteyttä”).
Alla oleva taulukko selittää, mihin käytämme henkilötietojasi ja miksi.
MIHIN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI | SYYT KÄYTTÄÄ HENKILÖTIETOJASI |
| Luo ja hallinnoi tiliäsi. | Oikeutettujen etujemme vuoksi, ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan. |
| Palveluidemme tarjoaminen sinulle – esimerkiksi jotta voit suorittaa erilaisia arviointeja/testejä/kyselyitä, tarjota sinulle yksilöllinen raportti ja auttaa sinua löytämään sopivia työpaikkoja. | Suorittaaksemme palveluidemme tarjoamisen (sopimus kanssasi) tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä. |
| Tarkastusten tekeminen sinun tunnistamiseksesi ja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi tai sinua tai meitä vastaan kohdistuvien petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi. | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme JA minimoimaan petokset, jotka voivat olla haitallisia sinulle ja/tai meille |
| Lakisääteisten oikeuksien turvaamiseksi tai puolustamiseksi, tai oikeudenkäyntien suorittamiseksi. | Olosuhteista riippuen:
|
| Räätälöidäksemme verkkosivustomme ja sen sisältö omien mieltymystesi mukaan valitsemiesi asetusten tai verkkosivustomme käytön perusteella. | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa muuttamalla evästetyökalun asetuksia (tämä ei vaikuta henkilötietojesi laillisuuteen perustuen tähän suostumukseen ennen sen peruuttamista). |
| Säilytämme ja arvioimme tietoja viimeaikaisista vierailuistasi verkkosivustollamme ja siitä, kuinka liikut verkkosivustomme eri osissa analyyttisiä tarkoituksia varten ymmärtääksemme, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä intuitiivisemman tai tarkistaa, että verkkosivustomme toimii tarkoitetulla tavalla. | Olosuhteista riippuen:
Jos olet antanut tällaisen suostumuksen, voit peruuttaa sen milloin tahansa lähettämällä viestin osoitteeseen [email protected] (tämä ei vaikuta siihen, että käytämme henkilötietojasi tämän suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista). |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai palveluiden muutoksista tai muista tärkeistä huomautuksista. | Olosuhteista riippuen:
|
| Palvelujen tarjoamiseen käytettyjen järjestelmien ja tietojen turvallisuuden suojaaminen. | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme Voimme myös käyttää henkilötietojasi varmistaaksemme järjestelmien ja tietojen turvallisuuden standardilla, joka ylittää lakisääteiset velvoitteemme, ja näissä tapauksissa syymme ovat oikeutetut etumme, eli järjestelmien ja tietojen |
| Tilastollinen analyysi auttaa meitä ymmärtämään asiakaskuntaamme. | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua parhaaseen hintaan. |
| Ehdokas-/asiakas-/asiakastietojen päivittäminen ja parantaminen. | Olosuhteista riippuen:
|
| Tietojen paljastaminen ja muut toimet, jotka ovat välttämättömiä liiketoimintaamme sovellettavien laki- ja sääntelyvelvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi kirjaamalla ja osoittamalla todisteita suostumuksistasi tarvittaessa. | Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme |
| Markkinoimme palveluitamme nykyisille ja entisille asiakkaille, ehdokkaille ja/tai asiakkaille. | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli liiketoimintamme edistämiseksi nykyisille ja entisille asiakkaillemme. Katso alta ”Markkinointi” saadaksesi lisätietoja. |
| Auditointi ja omat kelpoisuustarkastuksemme. | Oikeutettujen etujemme vuoksi, eli akkreditointimme säilyttämiseksi, jotta voimme osoittaa toimivamme korkeimpien standardien mukaisesti. |
| Henkilötietojesi jakaminen konsernimme jäsenille ja kolmansille osapuolille, jotka ottavat tai voivat ottaa hallintaansa tai omistaa osan tai koko liiketoiminnastamme (ja meidän tai heidän puolestaan toimivien ammatillisten neuvonantajien) merkittävän yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien sulautumisen, yrityskaupan, omaisuuden myynnin, listautumisannin tai maksukyvyttömyystilanteessa Tällaisissa tapauksissa tiedot anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan ja jaetaan vain tarvittaessa. | Olosuhteista riippuen:
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – tarkemmin
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka käytämme henkilötietojasi ja miksi.
| TARKOITUS | KÄSITTELY- TOIMENPITEET | OIKEUDELLINEN PERUSTE UK:N GDPR:N PERUSTUEN | MERKITYKSELLISET HENKILÖTIETOJEN LUOKAT |
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista. | Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä UK:n GDPR:n tai tietosuojalain (Data Protection Act 2018) edellyttämällä tavalla. | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)). |
|
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista. | Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi tai toimenpiteiden suorittamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä. | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)). |
|
| Viestintä kanssasi, joka ei liity markkinointiin, mukaan lukien muutokset ehtoihimme tai käytäntöihimme tai muutoksista palveluihimme tai muista tärkeistä huomautuksista. | Osoittaa ja lähettää sinulle viestejä ehtojemme tai käytäntöjemme muutoksista tai muutoksista palveluissa tai muista tärkeistä huomautuksista (muista kuin yllä mainituista). | Oikeutettu etumme (artikla 6(1)(f)), jonka tarkoitus on olla mahdollisimman tehokas, jotta voimme tarjota sinulle parasta palvelua. |
|
| Viestintä kanssasi tietyistä urakehityksestä ja/tai uramahdollisuuksista, jotka vastaavat toiveitasi ja vahvuuksiasi. | Osoittaa ja lähettää sinulle yhteydenottoja sopimuksen tekemiseksi kanssasi. | Käsittely on välttämätöntä meitä koskevan laillisen velvoitteen noudattamiseksi (artikla 6(1)(b)). |
|
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – Erityiskategorian henkilötiedot
Tiettyjä keräämiämme henkilötietoja käsitellään erityiskategoriana, johon sovelletaan tietosuojalain
mukaista lisäsuojaa:
Sisältävät kerättyjen tietojen kannalta merkityksellisiä henkilötietoja, jotka paljastavat rodun
tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset vakaumukset, filosofiset
vakaumukset tai ammattiliittojen jäsenyydet.
Kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: geneettiset tiedot.
Kerättyjen tietojen kannalta merkityksellinen sisältö: biometriset tiedot (jos niitä käytetään
henkilön yksilöimiseen)
Kun käsittelemme tällaisia erityisryhmiä koskevia henkilötietoja, varmistamme myös, että meillä on
siihen tietosuojalakien mukainen lupa.
Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi – jakaminen
Katso ”Kenen kanssa jaamme henkilötietosi” -kohdasta lisätietoja toimenpiteistä, joita
ryhdymme suojaamaan henkilötietojasi silloin, kun meidän on jaettava ne muiden kanssa.
Markkinointi
Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle päivityksiä (sähköpostitse, tekstiviestillä,
puhelimitse tai postitse) palveluistamme, mukaan lukien eksklusiiviset tarjoukset, tarjoukset tai
uudet palvelut.
Meillä on oikeutettu etu käyttää henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin (katso yllä ”Miten ja
miksi käytämme henkilötietojasi”). Tämä tarkoittaa, että emme tarvitse suostumustasi
lähettääksemme sinulle markkinointitietoja. Jos muutamme markkinointitapaamme jatkossa niin,
että suostumus tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.
Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestintää milloin tahansa
jommallakummalla seuraavista tavoista:
- Ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
- Käyttämällä ”unsubscribe” -linkkiä sähköpostissa tai ”STOP” numeroa tekstiviesteissä, tai
Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointimieltymyksesi, jos pyydät meitä
tarjoamaan lisäpalveluita tulevaisuudessa tai jos lait, määräykset tai liiketoimintamme rakenne
muuttuvat.
Käsittelemme henkilötietojasi aina äärimmäisen kunnioittavasti emmekä koskaan jaa niitä muille
organisaatioille kuin kumppanuusyhtiöillemme markkinointitarkoituksiin. Katso
kumppanuusyritystemme tiedot napsauttamalla tästä.
Lisätietoja oikeudesta vastustaa henkilötietojesi käyttöä markkinointitarkoituksiin milloin tahansa on
alla kohdassa ”Oikeutesi”.
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
Jaamme rutiininomaisesti henkilötietoja:
- Konsernin sisällä (katso toimistomme täältä);
- Kumppanuusyrityksillemme (katso lisätietoja täältä);
- Kolmansille osapuolille, joita käytämme palveluidemme toimittamisessa sinulle, esimerkiksi
maksupalveluntarjoajat; - Muille kolmansille osapuolille, joita käytämme auttamaan meitä liiketoiminnassamme,
esimerkiksi verkkosivustomme ylläpitäjät ja analytiikan tarjoajat;
Sallimme näiden organisaatioiden käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että
ne ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi.
Me tai edellä mainitut kolmannet osapuolet jaamme ajoittain henkilötietoja myös:
- Ulkopuolisten tilintarkastajien toteuttaman tilintarkastuksen yhteydessä, jolloin tiedon
vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite. - Meidän ja heidän ammatillisille neuvonantajille (kuten lakimiehet ja muut neuvonantajat),
jolloin tiedon vastaanottajaa sitoo luottamuksellisuusvelvoite. - Viranomaisille tuomioistuimille, sekä muille sääntelyelimille noudattaaksemme lakisääteisiä
velvoitteitamme. - Muille osapuolille, joilla on tai jotka voivat hankkia määräysvallan tai omistuksen
liiketoiminnassamme (ja meidän tai heidän ammatillisten neuvonantajiensa) merkittävän
yritystransaktion tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä, mukaan lukien fuusio, yrityskauppa,
omaisuuden myynti, listautumisanti tai maksukyvyttömyystapauksessamme. Näissä
tapauksissa tiedot yleensä anonymisoidaan, mutta tämä ei välttämättä ole aina mahdollista.
Kaikkien henkilötietojesi vastaanottajaa sitovat luottamuksellisuusvelvoitteet.
Emme jaa henkilötietojasi minkään muiden kolmansien osapuolten kanssa.
Kenen kanssa jaamme henkilötietosi – lisätietoja
Jos haluat lisätietoja siitä, kenen kanssa jaamme henkilötietoja ja miksi, ota meihin yhteyttä (katso
alta ”Ota yhteyttä”).
Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin tarvitsemme niitä siihen tarkoitukseen, johon niitä
käytetään. Erityyppisille henkilötiedoille sovelletaan erilaisia säilytysaikoja.
Alla olevassa taulukossa on lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme tietoja:
| TIETO | SÄILYTYSAIKA | SÄILYTYSMUOTO | VIITE |
Jos suoritat vain arviointejamme ja/tai Yhteystiedot. Arviointi- ja psykometristen testien tulokset. | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta sinun ja Clevryn välillä | Sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 |
| Työnhakijana kun et tullut valituksi tehtävään: Yhteystiedot, hakemuskirjeet tai -lomakkeet, CV:t, referenssit, haastattelumuistiinpanot, henkilöarviointi ja psykometristen testien tulokset. | 12 kuukautta Hakemuslomakkeet antavat mahdollisuuden | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 Equality Act 2010, s 123 |
Hakemustiedot menestyneistä ehdokkaista, mukaan lukien: Hakemuskirjeet tai -lomakkeet, kopiot saadusta | 12 kuukauden kuluttua siitä, kun olemme viimeksi tarjonneet palvelujamme sinulle. | Paperilla tai sähköisesti | ICO Employment Practices Code para 1.7 |
Rikosrekisteritiedot (jos sellaisia on): | Rikosrekisterivaatimusten arvioinnit tietylle viralle – 12 kuukautta arvioinnin viimeisestä käytöstä. Kaikki muut tämän luokan tiedot – niin pian kuin mahdollista sen jälkeen, kun tarkastus on suoritettu ja tulos kirjattu (eli onko tyydyttävä vai ei). | Paperilla tai sähköisesti | DBS guidance for employers: Duration of criminal record check validity. ICO Employment |
| Työsopimukset (jos saamme ne), mukaan lukien: Henkilö- ja koulutusasiakirjat Työsuhteen kirjalliset tiedot Muutokset käyttöehtoihin | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, ellei laadittu asiakirjana, jolloin 13 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 |
| Johtajien palvelusopimukset ja niihin tehdyt muutokset (jos saamme ne) | Seitsemän vuotta sopimuksen irtisanomisesta tai päättymisestä, ellei sitä ole tehty asiakirjana, jolloin 13 vuotta irtisanomisesta tai päättymisestä | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, ss 5, 8 Companies Act 2006, ss 227, 228 |
| Kopiot henkilöllisyysasiakirjoista (esim. passeista) | Vähintään kaksi vuotta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, Art 6(1)(b) |
| Ulkomaalaisten henkilöllisyystodistukset (mukaan lukien työntekooikeus) | Kaksi vuotta ja kuusi kuukautta työsuhteen päättymispäivästä | Paperilla tai sähköisesti | Immigration (Restrictions on Employment) Order, SI 2007/3290, art 6(1)(b) |
| Tilapäistä työntekijää koskevat tiedot | Seitsemän vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen | Paperilla tai sähköisesti | LA 1980, s 5 |
Jos lopetat tilisi käytön, poistamme tai anonymisoimme tilitietosi 12 kuukauden kuluttua.
Asianmukaisen säilytysajan päätyttyä poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi.
Henkilötietojen siirto UK:sta ja ETA:sta
Muissa UK:n ulkopuolisissa maissa on erilaisia tietosuojalakeja, joista jotkin voivat tarjota
heikomman yksityisyyden suojan.
UK:n tietosuojalaki tunnetaan nimellä UK GDPR, ja se perustuu EU:n GDPR:ään. EU:n GDPR ei
kuitenkaan enää päde UK:ssa.
Toimimme UK:ssa ja meillä on asiakkaita niin UK:ssa kuin ETA:lla. Joskus meidän on siirrettävä
henkilötietosi UK:n ja ETA:n ulkopuolelle. Näissä tapauksissa noudatamme sovellettavia UK:n ja
ETA:n lakeja, jotka on suunniteltu varmistamaan henkilötietojesi tietosuoja.
Voimme siirtää henkilötietojasi:
Konsernin sisällä,
ETA-maissa sijaitseville kumppanuusyrityksillemme ja
Kumppanuusyrityksillemme, jotka sijaitsevat ETA-maiden ulkopuolella, esim. Etelä-Afrikaan, Kanadaan ja/tai Brasiliaan.
Koska toimimme UK:ssa, saatamme myös joutua siirtämään henkilötietosi ETA:sta UK:hon.
Tietosuojalakien mukaisesti voimme siirtää henkilötietojasi vain UK:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan,
jossa:
- UK:n tietosuojalain alaisten siirtojen tapauksessa UK:n hallitus on päättänyt, että kyseinen
maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä ” adequacy
regulation’”) UK:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Luotamme riittävään tietosuojaan
koskeviin säännöksiin siirroissa seuraaviin maihin: ETA-maihin. - ETA:n tietosuojalainsäädännön alaisten siirtojen osalta Euroopan komissio on päättänyt, että
kyseinen maa varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason (tunnetaan nimellä
”adequacy decision”) EU:n GDPR-asetuksen 45 artiklan mukaisesti. Yksityiskohdat Euroopan
komission riittävää tietosuojaa koskevista päätöksistä löytyvät täältä. Luotamme riittävän
tietosuojan päätöksiin siirroissa ETA:n ulkopuolisiin maihin. - käytössä on asianmukaiset suojatoimet sekä täytäntöönpanokelpoiset oikeudet ja tehokkaat
oikeussuojakeinot, tai - erityistä poikkeusta sovelletaan asiaankuuluvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Kun siirrämme henkilötietojasi UK:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan
asetuksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) laillisesti hyväksyttyjen yleisten tietosuojalausekkeiden
perusteella, jotka on tunnustettu tai annettu UK:n GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti. Jos emme voi,
tai päätämme olla tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi
UK:n ulkopuolelle, ellemme voi tehdä niin UK:n tietosuojalain tarjoaman vaihtoehtoisen mekanismin
tai poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kun siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, teemme sen riittävän tietosuojan koskevan
päätöksen tai (jos tämä ei ole saatavilla) EU GDPR:n artiklan 46(2) mukaisesti annettujen laillisesti
hyväksyttyjen vakiomuotoisten tietosuojalausekkeiden perusteella. Jos emme voi tai päätä olla
tukeutumatta kumpaankaan näihin mekanismeihin, emme siirrä henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle,
ellemme voi tehdä niin sovellettavan tietosuojalain mukaisen vaihtoehtoisen mekanismin tai
poikkeuksen perusteella joka on mainittu tässä tietosuojakäytännössä.
Kaikista muutoksista kohteisiin, joihin lähetämme henkilötietoja, tai siirtomekanismeihin, joihin
tukeudumme siirtääksemme henkilötietoja kansainvälisesti, ilmoitetaan sinulle alla olevan
”Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön” -osion mukaisesti.
Evästeet ja muut seurantatekniikat
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka sijoitetaan laitteellesi (esim. tietokoneeseen, älypuhelimeen tai
muuhun elektroniseen laitteeseen), kun käytät verkkosivustoamme. Käytämme verkkosivuillamme
evästeitä.
Lisätietoja evästeistä ja muista käyttämistämme seurantatekniikoista Evästekäytännössämme.
Sinun oikeutesi
Sinulla on yleensä seuraavat oikeudet, joita voit yleensä käyttää ilmaiseksi:
| Pääsy kopioon henkilötiedoistasi | Oikeus saada kopio henkilötiedoistasi |
| Korjaus | Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet |
| Poistaminen (tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi) | Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi – tietyissä tilanteissa |
| Käyttörajoitus | Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käyttöä tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden |
| Tietojen siirrettävyys | Oikeus saada meille antamiasi henkilötietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai välittää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle (tietyissä tilanteissa) |
| Vastustaa käyttöä | Oikeus vastustaa:
|
| Ei alistua päätöksiin ilman ihmisen osallistumista | Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi Emme tee tällaisia päätöksiä verkkosivustomme keräämien tietojen perusteella |
| Oikeus peruuttaa suostumukset | Jos olet antanut meille suostumuksen
|
Jos haluat lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteet, joissa ne ovat ja eivät ole
voimassa, ota meihin yhteyttä (katso ”Ota yhteyttä” alla). Saattaa myös olla hyödyllistä tutustua
UK:n tietokomissaarin ohjeisiin UK:n GDPR:n mukaisista oikeuksistasi.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä meille sähköpostia, soita tai kirjoita. Katso alta:
”Kuinka ottaa meihin yhteyttä”. Kun otat meihin yhteyttä, ole hyvä ja:
- anna riittävästi tietoja tunnistaaksesi itsesi, esimerkiksi koko nimesi, sähköpostiosoitteesi,
käyttäjä-/tilinumerosi ja muut henkilöllisyystiedot, joita voimme kohtuudella pyytää sinulta,
ja - kerro meille, mitä oikeuksia haluat käyttää ja mitä tietoja pyyntösi koskee
Henkilötietojesi suojaaminen
Meillä on asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojen vahingossa katoamisen tai
laittoman käytön tai pääsyn niihin. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niille, joilla on aito tarve
saada niitä. Testaamme jatkuvasti järjestelmiämme ja olemme ISO 27001 -sertifioituja, mikä
tarkoittaa, että noudatamme alan huippuluokan tietoturvastandardeja.
Meillä on myös käytössämme menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi.
Ilmoitamme sinulle ja kaikille soveltuville sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta,
jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.
Jos haluat Get Safe Online -sivustolta yksityiskohtaista tietoa henkilötietojesi ja muiden tietojen sekä
tietokoneiden ja laitteidesi suojaamisesta petoksilta, identiteettivarkauksilta, viruksilta ja monilta
muilta online-ongelmilta, käy osoitteessa www.getsafeonline.org. Get Safe Online -palvelu on UK:n
hallituksen sekä johtavien yritysten tukema.
Kuinka valittaa
Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä (katso alta
”Ota yhteyttä”). Toivomme, että voimme ratkaista mahdolliset ongelmasi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus:
- UK:n tietokomissaarille; ja
- asianmukainen tietosuojavalvontaviranomainen siinä ETA-valtiossa, jossa asuinpaikkasi,
työpaikkasi tai väitetty tietosuojalain rikkominen on tapahtunut
UK:n tietovaltuutettuun voi ottaa yhteyttä käyttämällä yhteystietoja osoitteessa
https://ico.org.uk/make-a-complaint tai puhelimitse: +44 (0)303 123 1113.
Luettelo ETA:n tietosuojaviranomaisista ja
niiden yhteystiedot löydät täältä.
Muutokset tähän tietosuojaan
Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain – kun teemme merkittäviä muutoksia,
ryhdymme toimenpiteisiin ilmoittaaksemme sinulle sähköpostitse ja verkkosivuillamme.
Kuinka ottaa meihin yhteyttä
Voit ottaa meihin yhteyttä postitse, sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää tästä
tietosuojakäytännöstä tai hallussamme olevista tiedoista, käyttääksesi tietosuojalain mukaista
oikeuttasi tai tehdäksesi valituksen.
Yhteystietomme näkyvät alla:
Posiosoite: Clevry UK Ltd, Century House, 15-19 Dyke Road, Brighton BN1 3FE, UK
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: (44) 1273 734 000
