Kirjallinen varoitus on työnantajan antama virallinen ilmoitus työntekijälle, jossa annetaan huomautus työsuhteen sääntöjen tai velvollisuuksien rikkomisesta. Tämä artikkeli tarkastelee tarkemmin kirjallisten varoitusten käytäntöjä ja niihin liittyviä esimerkkejä myyntityöhön peilaten.
Mistä työntekijä voi saada varoituksen?
Varoituksen on ensisijaisesti tarkoituksena olla korjaava toimenpide, jonka johdosta työntekijä osaa muuttaa menettelyään, eikä työnantajan tarvitse edes harkita työsuhteen irtisanomista. Siltä varalta, että tilanne kuitenkin johtaisi irtisanomisen harkintaan, tulee varoitusprosessissa edetä tarkkaan harkiten alusta alkaen.
Varoitus voi käsittää kerrallaan yhden tai useamman rikkomuksen ja kaikki olennaiset rikkeet on syytä sisällyttää varoitukseen, jotta työnantaja ei menetä oikeuttaan vedota niihin myöhemmässä vaiheessa. Rikkeitä voi olla esimerkiksi työtehtävien laiminlyönti, luvattomat poissaolot tai työnantajan ohjeiden noudattamatta jättäminen.
Voiko varoituksen antaa heikosta suoriutumisesta?
Selkeillä metriikoilla mitattavassa työssä, kuten myyntityössä suoriutumisongelmat ovat usein selkeämmin havaittavissa kun taas laadullisen työn kohdalla alisuoriutumista voi olla vaikeampaa osoittaa.
Työnantajalla on aina varoitusta harkitessaan velvollisuus tasapuoliseen kohteluun ja tämä korostuu rooleissa, joissa työskentelee useampia henkilöitä ja tulos on mitattavissa metriikoilla. Ideaalitilanteessa työnantaja onkin miettinyt esimerkiksi myynnin tulokselle realistisen minimirajan jo ennakkoon ja noudattaa sitä systemaattisesti, jolloin huomautus suoriutumisesta ei pääse tulemaan työntekijälle yllätyksenä. Minimirajan on oltava sellaisella tasolla, jonka ali mentäessä työntekijä on selkeästi tavalla tai toisella laiminlyönyt velvollisuuksiaan.
Varoitusmenettelyn käytännöt
Työsopimuslain mukaan henkilökohtaisista perusteista irtisanottaessa työnantajan on annettava ensin varoitus sekä mahdollisuus korjata toimintaansa. Mikäli sama rike toistuu, voidaan työsuhde yrityksen varoituskäytännöistä riippuen asiallisesta ja painavasta syystä irtisanoa. Laissa ei yksilöidä varoituskäytäntöjen riittävyyttä ja yrityksissä onkin käytössä useita erilaisia varoitusprosesseja. Prosessi voi edetä esimerkiksi seuraavalla tavalla: Puhuttelu, kirjallinen varoitus, toinen kirjallinen varoitus, jonka jälkeen seuraa irtisanominen. Vaihtoehtoisesti prosessi voi edetä näin: Puhuttelu, suullinen huomautus, toinen suullinen huomautus, kirjallinen varoitus, jonka jälkeen seuraa irtisanominen.
Oli varoitusmenettely sitten 2- tai 5-vaiheinen, tulee prosessin olla johdonmukainen ja tasapuolinen kaikkia työntekijöitä kohtaan.
Varoituksen ajoitus ja voimassaolo
Varoituksen aiheen on oltava aina ajankohtainen. Ajankohtaisuuden voit varmistaa antamalla varoituksen heti, mutta aivan viimeistään kuukauden kuluessa rikkeestä. Kerran annetun varoituksen voimassaololle ei ole laissa asetettu tarkkaa raja, mutta yleisesti ottaen yli vuoden voimassa olleeseen varoitukseen ei tulisi enää vedota. Mikäli varoitukseen ei ole erikseen kirjattu sen kestoa, tehdään arvio aina tapauskohtaisesti rikkomuksen vakavuus huomioiden.
Mahdollisuus korjata toimintaa
Työntekijälle on annettava varoituksen yhteydessä aito mahdollisuus korjata toimintaansa. Käytännössä varoitukseen kirjataan tällöin selvitys rikotuista velvollisuuksista sekä pelisäännöt siitä, millaista toimintaa jatkossa edellytetään. Vaikka odotetun toiminnan on luonnollisesti oltava tasapuolista, tulee siinä huomioida ajankohta sekä muut mahdolliset ulkoiset tekijät. Esimerkiksi myyntityössä, jossa kauppa hiljenee heinäkuuksi, tulee varoituksen seurantajakson tavoite laskea heinäkuun realistisiin kauppamahdollisuuksien mukaiseksi ja tarvittaessa pidentää seurantajaksoa.
Jotta odotukset ovat kaikille osapuolille selkeät, varoitukseen on hyvä kirjata myös odotettu aikataulu toiminnan korjaamiselle.
Esimerkiksi taas myyntituloksesta varoitusta annettaessa varoituksen seurantajaksossa tulee huomioida kyseisen myyntityön myyntisykli. Mikäli myyntisykli myyjän ensikosketuksesta kauppaan on useimmiten kaksi kuukautta, tulee varoitusta seuraavan seurantajaksonkin olla vähintään saman mittainen, jotta henkilöllä on realistinen mahdollisuus korjata toimintaansa ja saavuttaa uusia tuloksia. Kaikissa tilanteissa aikataulua voi kuitenkin olla vaikeaa määritellä, esimerkiksi epäsoveliaan käytöksen kohdalla voidaan odottaa välitöntä korjausta sekä pysymistä siinä.
Dokumentointi
Työnantajalla on aina työsuhdetta päättäessä todistustaakka, eli työnantajan on pystyttävä osoittamaan toistuneista laiminlyönneistä annetut varoitukset. Tästä johtuen varoitus on suositeltavaa antaa kirjallisesti sekä pyytää siihen työntekijältä kuittaus. Työntekijän kuittauksen tarkoituksena on osoittaa, että työntekijä on saanut tiedon varoituksesta ja mikäli työntekijä kieltäytyy allekirjoittamasta dokumenttia, voi työnantaja pyytää tilanteeseen todistajan todistamaan, että varoitus on annettu.
Viimeisestä, ennen irtisanomisen harkitsemisestaannettavasta varoituksesta tulee ilmetä, että kyseessä tosiaan on viimeinen varoitus ennen mahdollista irtisanomista.
Mikäli painit varoitusmenettelyn yksityiskohtien kanssa tai haluat muuten sparrata aiheesta, olethan yhteydessä ja autamme mielellämme!
