Muutosneuvottelut, aiemmin tunnettu nimellä YT-neuvottelut, saivat uuden nimen vuonna 2022. Muutosneuvottelut toimivat usein ratkaisuna tilanteissa, jossa yli 20 henkilöä työllistävä yritys kokee tarvetta henkilöstön vähentämiseen tuotannollisiin ja/tai taloudellisiin syihin pohjaten eli esimerkiksi tilanteisiin, joissa työn määrä on vähentynyt. Tästä artikkelista saat työnantajana käytännön ohjeita muutosneuvotteluihin, joissa suunnitelmana on henkilöstön vähentäminen. Tarkistathan aina toimialaasi, yritystäsi ja tilannettasi koskevat säädökset erikseen, sillä ohjeistukset voivat poiketa huomattavasti näistä.
Muutostarpeiden arviointi ja mitoitus
Muutostarpeista ja niiden perusteista riippuen vähennystarpeet kohdistuvat luonnostaan tiettyyn henkilöstöryhmään tai koko henkilöstöön. Mikäli kyse on tietyn työlajin vähentymisestä, kohdistetaan muutosneuvottelut kaikkiin kyseistä työlajia työsopimuksensa mukaan tekeviin henkilöihin. Työnantaja ei voi huomioida esimerkiksi yksilökohtaisia työkuormavaihteluita, tiiminvetovastuita tai muita yksilöitä pois rajaavia tekijöitä, sillä se olisi nähtävissä yhteistoimintalain vastaisena päätösten ennakkoon tekemisenä ja voi johtaa kymmenien tuhansien eurojen korvausvelvollisuuteen.
Työnantajan on arvioitava äärimmäisin vähennystarve ja harkittava, onko tilanne pysyvä vai onko siihen nähtävissä parannusta. Pysyvän ja väliaikaisen vähennystarpeen rajaa ei ole määritelty laissa, mutta irtisanomiseen tulisi ryhtyä vasta jos muut järjestelyt kuten määräaikainen lomautus eivät toisi tilanteeseen ratkaisua. Kun alustava arvio mahdollisista toimenpiteistä sekä toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määristä on selkeä, voi muutosneuvotteluissa edetä konkretiaan.
Neuvotteluesitys
Muutosneuvotteluprosessi käynnistyy neuvotteluesityksestä, jonka valmistelulle on hyvä varata riittävästi aikaa sillä hyvin valmisteltu neuvotteluesitys toimii neuvotteluiden runkona, perustana ja ymmärryksen lähteenä. Neuvotteluesitys on käytännössä kutsu, josta käy ilmi suunnitellut toimenpiteet ja niiden perusteet, alustava arvio toimenpiteiden kohteena olevien työntekijöiden määristä, selvitys periaatteista, joiden mukaan toimenpiteen kohteeksi joutuvat työntekijät määräytyvät sekä arvio ajasta, jonka kuluessa toimenpiteet pannaan toimeen. Mikäli työnantaja suunnittelee vähintään 10 työntekijän vähentämistä, on muutosneuvotteluiden alussa annettava lisäksi esitys toimintasuunnitelmaksi ja mikäli vähennystarve on pienempi, tulee työnantajan esitellä toimintaperiaatteet, joilla työntekijöiden uudelleentyöllistymistä tuetaan.
Neuvotteluesitys lähetetään henkilöstölle vähintään viisi kalenteripäivää ennen ensimmäisiä neuvotteluita, eli käytännössä mikäli lähetät esityksen perjantaina, on ensimmäinen mahdollinen neuvottelupäivä seuraavana keskiviikkona. Yleisesti klo 16 on pidetty kutsupäivän rajana, joten mikäli esityksen lähetys venyy iltaan, lasketaan ilmoitusaika vasta seuraavasta päivästä. Neuvotteluesitys tulee lisäksi lähettää paikalliselle TE-toimistolle viimeistään neuvotteluiden alkaessa.
Neuvotteluiden osapuolet
Mikäli työpaikalla ei ole luottamushenkilöä tai muuta henkilöstön edustajaa, voi neuvotteluihin osallistua kaikki toimenpideuhan alla olevat työntekijät tai halutessaan työntekijät voivat valita keskuudestaan neuvotteluihin edustajan. Työnantajan puolelta edustajavalinta on vapaa, mutta edustajalla tulee olla aidosti valtuudet neuvotella ja suositeltavaa on ottaa neuvotteluihin lisäksi toinen työnantajan edustaja kirjaamaan pöytäkirjaa.
Neuvotteluiden kesto
Muutosneuvottelut kestävät pääsääntöisesti 2 tai 6 viikkoa muutostarpeiden laajuudesta riippuen. Aloitus lasketaan useimmiten ensimmäisestä neuvottelupäivästä, mutta joissakin työehtosopimuksissa se voidaan katsoa alkaneeksi jo neuvotteluesityksen lähetyksestä. Kyseessä on vähimmäisneuvotteluaika, eli mikäli neuvoteltavia asioita riittää, voidaan neuvotteluita jatkaa kunnes asiat ovat selviä mutta olettaen, että työ on kiistatta vähentynyt ja molemmat osapuolet aidosti pyrkivät saamaan asiat päätökseen, neuvotteluita harvemmin on tarvetta jatkaa yli niiden vähimmäiskeston.
Neuvotteluaika voidaan sopia myös lyhyemmäksi mikäli osapuolet ovat nopeuttamisesta yksimielisiä ja toimenpiteistä on neuvoteltu riittävästi. Jotta neuvotteluajan lyhentämisestä ei koituisi työntekijöille kohtuutonta haittaa, on suositeltavaa tällaisessa tapauksessa sopia, että jäljelle jäänyt neuvotteluaika huomioidaan mahdollisten toimenpiteiden ajoittamisessa eli käytännössä esimerkiksi irtisanomisaikaa pidennetään suoraan jäljelle jääneen neuvotteluajan verran.
Monesti on sekä työntekijän että organisaation edun mukaista siirtyä mahdollisimman pikaisesti päätöksiin kun asiat on käsitelty, sillä tietämättömyys koetaan usein raastavimmaksi vaiheeksi.
Neuvotteluiden aikana
Neuvotteluissa käydään läpi työnantajan neuvotteluesitys ja keskustellaan suunniteltujen toimenpiteiden perusteista, vaikutuksista sekä vaihtoehdoista. Henkilöstö voi esittää kysymyksiä, ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja muutosneuvotteluissa käsiteltäväksi. Henkilöstön vastaehdotukset kannattaa pyytää toimitettavaksi hyvissä ajoin ennen seuraavaa neuvottelukertaa, jotta myös työnantaja voi valmistautua käymään keskustelua ehdotuksesta ja jokaisesta neuvottelukerrasta saadaan täysi hyöty. Tämän kaltaiset toimintaperiaatteet on hyvä käydä yhdessä läpi ensimmäisellä neuvottelukerralla.
Neuvottelupöytäkirja
Neuvottelupöytäkirja ei ole pakollinen ellei työntekijäpuoli sitä vaadi, mutta selkeyden vuoksi sellaisen tekeminen on suositeltavaa. Pöytäkirjan vähimmäisvaatimus on kattaa tiedot neuvottelun ajankohdasta, osallistujista sekä tuloksista. Ensimmäistä pöytäkirjaa laatiessa huomioithan, että mikäli kerran valitset referoida keskustelua tarkkaan, tulee sinun lähtökohtaisesti noudattaa samaa linjaa loppuun saakka eli neuvotteluiden edetessä pöytäkirjojen muotoiluun sekä korjauspyyntöjen käsittelyyn saattaa kulua useita tunteja.
Päätökset
Kun osapuolet ovat todenneet, että suunnitelluista toinenpiteistä sekä niiden perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista on neuvoteltu riittävästi ja neuvotteluvelvoite on täytetty, voi työnantajan siirtyä päätöksentekoon. Päätöksenteossa otetaan huomioon kaikki neuvotteluita ennen ja niiden aikana työnantajan käytössä olevat tiedot ja noudattaen jo neuvotteluesityksessä kerrottuja periaatteita.
Mikäli yrityksellä on irtisanomishetkellä tarjolla muuta työtä, josta työntekijä voisi selvitä, tulee työtä tarjota hänelle. Mikäli muuta työtä ei ole tarjolla ja työnantaja päättää irtisanoa työsuhteen, astuu työsuhteen päätyttyä voimaan 4-6 kk mittainen takaisinottovelvoite. Takaisinottovelvoitteen aikana työnantaja on velvollinen tarjoamaan työntekijälle samaa tai samankaltaista työtä, mikäli sellaista yrityksessä avautuu ja työntekijä on ilmottautunut TE-toimistolle työnhakijaksi. Välttyäkseen väärinkäsityksiltä, voi olla hyvä ajatus kerrata työntekijän toiveet takaisinottovelvoitteen piiriin osuvista työtehtävistä sekä esimerkiksi palkkatasosta, sillä saman tasoisen tehtävän määrittely voi olla haastavaa ja tulkinnanvaraista.
Mikäli kaipaat apua muutosneuvotteluiden toteuttamisessa, Clevryn asiantuntijat ovat valmiina auttamaan sinua koko prosessin ajan!
