Materiaalit
Työntekijän onboarding
Kattava opas uusien työntekijöiden onboardingiin. Opi mitä hyvä onboarding-prosessi sisältää ja miten sitoutat uudet työntekijät tehokkaasti.
Työntekijän onboarding
Kun uusi työntekijä aloittaa yrityksessäsi, on kriittisen tärkeää saada hänet tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja osaksi tiimiä.
Uusien työntekijöiden rekrytointi vaatii aina sekä aikaa, että rahaa, joten työnantajana haluat varmistaa hyvän ensivaikutelman niin yrityksestä, roolista kuin uusista kollegoistakin, jotta uusi tiimiläinen saa parhaan mahdollisen aloituksen uudessa roolissaan.
Avain tähän on hyvä onboarding-prosessi, joka auttaa työntekijöitä asettumaan uuteen ympäristöön ja rooliin, sekä pääsemään nopeammin kiinni tuottavaan työhön.
Mitä on onboarding?
Onboarding on prosessi, jossa uudet työntekijät toivotetaan tervetulleiksi ja tuodaan saumattomasti osaksi tiimiä ja yrityksen kulttuuria.
Onboarding on paljon enemmän kuin vain lyhyt perehdytys työsuhteen alussa. Se on käsitteenä laajempi ja sen tavoitteet ovat korkeammalla. Onboarding on pidempiaikainen prosessi, jonka tarkoitus on saada uusi tiimiläinen mahdollisimman nopeasti kiinni tuottavaan työhön ja sitouttaa hänet yritykseen. Tehokas perehdytys alkaa jo ennen kuin henkilö saapuu ja jatkuu, kunnes hän on täysin sopeutunut rooliinsa ja tiimiinsä. Tämä prosessi voi kestää muutamasta viikosta useisiin kuukausiin roolista riippuen.
Pitkä onboarding-jakso voi kuulostaa työläältä, mutta oikeilla työkaluilla tehostat sen vaikutusta. Oikean osaajan löytäminen vie paljon resursseja, ja kun se oikea on löytynyt, haluat pitää hänestä myös kiinni. Epäonnistuminen tässä vaiheessa maksaa lopulta enemmän.
Ilman strukturoitua onboarding-prosessia uusi työntekijä voi kokea itsensä epävarmaksi ja laiminlyödyksi, mikä heikentää sitoutumista ja voi johtaa ennenaikaiseen irtisanoutumiseen. Heikko onboarding aiheuttaa merkittäviä kustannuksia:
- 50% vaihtuvuus ensimmäisten 18 kuukauden aikana.
- Lähteneiden työntekijöiden korvaaminen maksaa 30-50% työntekijän vuosipalkasta.
Ottamalla käyttöön hyvin rakennetun onboardin-prosesssin, uudet työntekijät saavat tehokkaasti tarvitsemansa tiedot ja tuen saavuttaakseen nopeammin täyden potentiaalinsa. Yritykset, jotka panostavat onboardingiin näkevät merkittäviä hyötyjä:
- Työntekijät ovat 58% todennäköisyydellä organisaation palveluksessa vielä kolme vuotta myöhemmin.
- 54% työntekijöistä on sitoutuneempia rooliinsa
- Työntekijät saavuttivat täyden pätevyyden työroolissa neljä kuukautta nopeammin.
- 75% työntekijöistä raportoi vahvasta uskollisuudesta organisaatiota kohtaan.
Miksi onboarding on tärkeää?
Muistele omia kokemuksiasi uuden työn aloittamisesta. Jos koit jääneesi vaille tarvittavaa huomiota ja ohjausta työsuhteen alussa, se todennäköisesti vaikutti motivaatioon ja hidasti vauhtiin pääsyä.
Valitettavasti, tämä tuen puute johtaa siihen, että 25% uusista työntekijöistä jättää työpaikan kolmen ensimmäisen kuukauden aikana. Henkilöstön korkea vaihtuvuus tulee yritykselle kalliiksi korvausrekrytointien, koulutukseen käytetyn ajan ja menetetyn tuottavuuden muodossa. Korkea vaihtuvuus vaikuttaa negatiivisesti myös työpaikan ilmapiiriin ja heikentää henkilöstön moraalia.
Hyvän onboardingin hyödyt
Ihmisten palkkaaminen vaatii paljon vaivannäköä, joten on tärkeää varmistaa hyvä aloitus uusille tulijoille, jotta luot korkean tason sitoutumista heti alusta asti ja saat uudet tiimiläiset tehtäviensä tasalle ja kiinni tuottavaan tekemiseen mahdollisimman nopeasti.
Yritykset, jotka panostavat onboarding-prosessiin näkevät lukuisia hyötyjä:
Hyvä onboarding-prosessi tarjoaa uusille työntekijöille tarvittavat tiedot, työkalut ja resurssit aloittaakseen uuden työnsä luottavaisin mielin, mikä mahdollistaa täyden tuottavuuden saavuttamisen paljon nopeammin.
Työntekijät, jotka kokevat hyvän onboardingprosessin, tuntevat todennäköisemmin olevansa sitoutuneita, arvostettuja ja yhteyttä sekä kollegoihinsa että organisaatioon. Tämä puolestaan vähentää vaihtuvuutta, mikä säästää yritykseltä sekä aikaa että rahaa, jotka liittyvät uusien työntekijöiden rekrytointiin ja kouluttamiseen.
Hyvä onboarding auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään paremmin yrityksen kulttuuria, arvoja ja missiota. Kun työntekijät ovat linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa ja kokevat työnsä merkitykselliseksi, heidän työtyytyväisyytensä kasvaa.
Laadukas onboarding luo positiivisen suhteen uusien työntekijöiden ja organisaation välille, auttaen heitä tuntemaan itsensä motivoituneiksi ja sitoutuneemmiksi työhönsä.
Hyvä onboarding auttaa uusia työntekijöitä oppimaan sisäisistä prosesseista, järjestelmistä, odotuksista ja yrityksen käytännöistä. Hyvin suunniteltu onboarding-prosessi voi merkittävästi lyhentää aikaa, joka uusilta työntekijöiltä kuluu rooliensa hallitsemiseen.
Onboardingilla on ratkaiseva rooli uusien työntekijöiden integroimisessa yrityksen kulttuuriin. Kun onboarding-prosessi sisältää mahdollisuuksia sosiaaliseen kanssakäymiseen, tiiminrakennusaktiviteetteihin ja kollegoihin tutustumiseen, uudet työntekijät tuntevat nopeammin kuuluvansa joukkoon, mikä edistää yhtenäisempää ja positiivisempaa työympäristöä.
Huonon onboardingin vaikutukset
Heikko onboarding ei ole huono asia vain työntekijän kannalta, vaan sillä on merkittävä vaikutus yrityksen tulokseen.
Glassdoorin tutkimuksen mukaan yritykset, joilla on vahva onboarding-prosessi, voivat parantaa työntekijöiden pysyvyyttä 82% ja tuottavuutta yli 70%.
1.
Kalliit korvausrekrytoinnit
Lähteneen työntekijän korvaaminen maksaa hieman roolista riippuen yritykselle 6-9 kuukauden palkan verran. Tähän kuuluu mm. uuden työntekijän rekrytointi- ja koulutuskustannukset.
2.
Alhaisempi tuottavuus
32% työntekijöistä sanoi, että he olisivat päässeet nopeammin vauhtiin, jos heillä olisi ollut selkeämmät tavoitteet ja he olisivat tienneet, mitä heiltä odotetaan.
3.
Nopeampi vaihtuvuus
69% työntekijöistä pysyy yrityksessä todennäköisemmin kolme vuotta tai pidempään, jos he ovat saaneet hyvän perehdytyksen. Korkea henkilöstön vaihtuvuus heikentää yleistä moraalia ja henkilöstön mielialaa, mikä taas on omiaan lisäämään vaihtuvuutta entisestään.
4.
Alhaisempi sitoutuneisuus
Negatiivinen onboardingkokemus johtaa siihen, että uudet työntekijät etsivät kaksi kertaa todennäköisemmin uusia mahdollisuuksia muualta.
Millainen on hyvä onboarding-prosessi?
Onnistunut rekrytointiprosessi on enemmän kuin oikean kandidaatin valitseminen avoimeen työtehtävään, eikä sen tulisi päättyä siihen kun henkilö aloittaa työssään. Onboarding-vaihe on organisaatiolle erinomainen tilaisuus tehdä uusiin työntekijöihin lähtemätön vaikutus, luoda korkean tason sitoutumista alusta asti, sekä vahvistaa työnantajamielikuvaa.
Hyvä perehdytys auttaa uusia työntekijöitä asettumaan rooleihinsa nopeammin, tutustuttaa heidät yrityskulttuuriin ja auttaa heitä menestymään pitkällä aikavälillä.
Tässä on joitakin keskeisiä asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon onboarding-prosessia suunnitellessa.
Aloita onboarding-prosessi jo ennen uuden työntekijän aloittamispäivää. Viestittele säännöllisesti heidän kanssaan ja anna tarvittavia tietoja, jotta he tuntevat olonsa tervetulleeksi ja valmistautuneeksi.
Aseta selkeät odotukset uudelle työntekijälle heti alkuun. Varmista, että kerrot selkeästi tehtävään liittyvistä vastuista ja suoritustavoitteista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tämä auttaa vähentämään sekaannusta ja lisäämään sitoutumista.
Luo positiivinen ja osallistava ympäristö, jossa uudet työntekijät tuntevat olonsa tervetulleeksi ja arvostetuksi. Pyri varmistamaan, että esihenkilöt ja tiimin jäsenet ovat innostuneita, ystävällisiä ja mahdollisimman tukevia.
Järjestä ensimmäisen päivän perehdytystilaisuus, jotta uudet työntekijät voivat tutustua perusasioihin, kuten toimistoon, yrityksen käytäntöihin ja uusiin kollegoihin.
Määritä kaikille uusille työntekijöille mentori tai work buddy, joka voi antaa tukea, vastata kysymyksiin ja auttaa heitä löytämään tarvittavat asiat.
Anna uusille työntekijöillesi säännöllisesti palautetta, jotta he voivat seurata edistymistään ja tunnistaa parannuskohteet. Tämä voi olla virallisempi palautekeskustelu tai välillä vain rennompaa jutustelua esimerkiksi lounaan lomassa.
Onboardingin tulisi jatkua myös ensimmäisten viikkojen jälkeen. Tue uusia työntekijöitäsi jatkuvasti varmistamalla, että tarjoat heille mielekästä työtä, kasvumahdollisuuksia sekä jatkuvaa koulutusta ja kehitystä.
Onboarding vinkit:
Miten parantaa onboarding-prosessia
Onboarding tarjoaa työnantajille loistavan tilaisuuden välittää organisaation kultuuria ja arvoja sekä saada uudet työntekijät tuntemaan itsensä motivoituneiksi ja innostuneiksi uudesta työtehtävästään.
Panostamalla näihin organisaatiosi erottuu edukseen:
Ensivaikutelmalla on iso merkitys. Varmista, että työpiste ja työvälineet ovat valmiina ja että uuden työntekijän ensimmäinen päivän kuviot ovat selvillä.
Uuteen työpaikkaan tuleminen on aina jännitäävää. Pyri varmistamaan, että työntekijät tapaavat mahdollisimman paljon uusia kollegoitaan aloituksensa jälkeen, joko kasvokkain tai etänä.
Lähiesihenkilön rooli on ratkaisevan tärkeä. Varmista, että heillä on riittävästi aikaa tutustua uuteen tiimiläiseen, ja siihen minkälaista tukea tämä eniten kaipaa alkuvaiheessa.
Laajenna prosessia koko ensimmäisen työvuoden ajan säännöllisillä tapaamisilla esihenkilön kanssa joissa katsotaan onnistumisia ja asetetaan uusia tavoitteita.
Asettamalla tavoitteet uusille tiimiläisille heti kun he liittyvät organissatioon varmistat, että he tietävät tarkalleen mitä heiltä odotetaan. Näin vältät epäselvyydet ja nostat sitoutumisen astetta.
Clevryn Onboarding-raportti tarjoaa räätälöityä informaatiota jokaisesta työntekijästä, auttaen esihenkilöitä tarjoamaan yksilöllistä tukea kullekin tarpeidensa mukaan.
Onboarding aktiviteetit
Tervetulotilaisuus
Ensimmäinen perehdytys
Mentorointi / work buddy
Kierros toimistolla
Työvälineiden ja teknologioiden käyttöönotto
Tutustuminen tiimiläisiin ja muihin kollegoihin
Yritksen IT- ja muut käytännöt
Organisaatiokaavioon tutustuminen
Tavoitteiden asetanta
Lounas oman tiimin kesken
Onboarding tilastot
1:
60%
Vahva onboardingprosessi voi auttaa yrityksiä pitämään jopa 60% henkilöstöstään neljän vuoden aikana.
(TMF)
2:
42%
Työntekijöistä ovat tuottavampia, kun he ovat kokeneet asianmukaisen onboarding-prosessin.
3:
2x
Uudet työntekijät hakeutuvat kaksi kertaa todennäköisemmin muualle, jos heillä on negatiivinen onboarding-kokemus.
6:
18x
Työntekijät, jotka kokivat, että heillä oli erittäin tehokas onboardingprosessi, olivat 18 kertaa todennäköisemmin erittäin sitoutuneita työnantajaansa.
Virtuaalinen onboarding
Useimmat uudet työntekijät päättävät kolmen ensimmäisen työviikon aikana, tuntevatko he olonsa kotoisaksi uudessa työpaikassa. Pandemian jälkeen monien työtehtävien muuttuminen merkitsee sitä, että nämä ensimmäiset kolme viikkoa ovat nyt tärkeämpiä kuin koskaan.
Jos olet palkannut uusia työntekijöitä, jotka työskentelevät useita päiviä viikossa etätyössä, on erittäin tärkeää, että etänä toteutettava onboardingprosessi on riittävän houkutteleva, jotta uudet työntekijät tuntevat olevansa mukana ja osa tiimiä aloittaessaan uuden tehtävänsä.
Mitä on virtuaalinen onboarding?
Virtuaalinen onboarding on prosessi, jossa autetaan uusia työntekijöitäsi asettumaan uuteen tehtäväänsä etänä. Tarjoamalla uusille työntekijöille jäsennellyn alun autat heitä sopeutumaan uuteen tehtäväänsä ja annat heille parhaat mahdollisuudet menestyä.
Hyvä virtuaalinen onboarding vaatii muutamia hallinnollisia elementtejä enemmän kuin kasvokkainen onboarding-prosessi.
Vinkit virtuaaliseen onboardingiin
Tee kirjallinen suunnitelma
Lähetä uusille työntekijöille kirjallinen suunnitelma, jossa esitetään heidän vastuualueensa, tavoitteensa ja yrityksen strategia, jotta vältät epäselvyydet siitä, mitä heiltä odotetaan.
Tämä on hyvä tilaisuus selventää henkilön kanssa, mitä hän tulee tekemään, ja kysyä, onko hänellä huolenaiheita tai alueita, joista hän on erityisen innostunut.
Hoida hallinnollinen työ ajoissa
Varmista, että kaikki hallinnollinen työ, kuten tarvittavat lomakkeet on täytetty ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää, jotta hän voi keskittyä paremmin uuden tehtävänsä aloittamiseen.
Työvälineet ja ohjelmistot
Kun uusi työntekijäsi aloittaa työskentelyn etänä, on hyvä ottaa videopuhelu esihenkilön tai IT-tuen kanssa ennen työn aloittamista, jotta varmistetaan, että työntekijällä on kaikki tarvittavat välineet kunnossa ja oikeat ohjelmistot asennettuina ja toiminnassa.
Tervetuliaisviesti toimitusjohtajalta
Erään tutkimuksen mukaan henkilökohtainen tervetuliaisviesti toimitusjohtajalta, tai muulta ylemmältä johdolta voi parantaa ensivaikutelman arvostelua 30%.
Tämä voidaan tehdä helposti virtuaaliympäristössä - joko nauhoittamalla nopea henkilökohtainen videoviesti tai lähettämällä henkilökohtainen sähköpostiviesti, jossa uusi työntekijä toivotetaan tervetulleeksi.
Virtuaalinen toimistokierros
Vaikka tämä ei ole yhtä tärkeää etätyöntekijöille, virtuaalikierros toimistolla voi auttaa ihmisiä tuntemaan itsensä enemmän osallisiksi ja osaksi tiimiä - vaikka he eivät olisikaan säännöllisesti toimistolla.
Pidä säännöllisiä one-to-one-keskusteluita
Varmista, että uuden työntekijän esihenkilö varaa riittävästi aikaa tutustua uuteen työntekijään mahdollisimman pian videoyhteyksien välityksellä.
Tässä yhteydessä on hyvä kysyä myös palautetta rekrytointiprosessista ja käydä tavoitteita ja odotuksia läpi.
Kollegat
Uuden tiimin tapaaminen on aivan yhtä tärkeää etänä kuin livenäkin. Varaa tiimillesi kalenterista aika, jolloin kaikki ovat paikalla ja voivat toivottaa uuden kollegan tervetulleeksi ja tutustua hieman paremmin. Work Buddyn tai mentorin nimeäminen myös etätyöntekijälle on tärkeää.
Anna palautetta
Pyydä ja anna palautetta uudelle työntekijälle säännöllisesti. Nosta onnistumisia ja käsittele mahdollisia huolenaiheita puolin ja toisin. Muista pitää myös etätyöntekijät lähellä tiimiä, jotta he tuntevat itsensä osallisiksi ja tärkeiksi.
Opi tuntemaan heidät
Tärkeintä on, että käytät aikaa selvittääksesi, miten kukin uusi työntekijä toimii parhaiten. Ymmärtämällä heidän suosimansa työskentelytyylit ja mukautumalla niihin mahdollisimman hyvin varmistat saumattoman työnteon.
Tähän tarkoitukseen olemme kehittäneet Onboarding-raportin, joka auttaa esihenkilöitä johtamaan yksilöllisesti, tukemaan uusia tiimiläisiä parhaalla tavalla ja auttamaan heitä saavuttamaan täyden potentiaalinsa nopeammin.
Clevryn Onboarding-raportti
Onboarding-raporttimme taustalla on vuosikymmenien kokemus organisaatiopsykologian ja parhaiden rekrytointikäytäntöjen suunnittelusta. Clevryn persoonallisuusarvioinnin tuloksiin perustuva raportti tarjoaa räätälöityä informaatiota jokaisesta henkilöstä, jonka avulla esihenkilöt pystyvät tarjoamaan yksilöllistä johtamista ja tukea kullekin tarpeidensa mukaan
Raportin avulla ymmärrät, mikä uusia tiimiläisiä motivoi ja innostaa, ja luo hyvät edellytykset sille, että he pääsevät nopeasti vauhtiin uudessa roolissaan ja ovat tuottavia nopeammin.
Raportti antaa neuvoja siihen, miten yksilön vahvuuksia ja mieltymyksiä voidaan parhaiten hyödyntää työpaikalla persoonallisuusarvioinnin vastausten perusteella. Tämä auttaa esihenkilöitä maksimoimaan heidän suorituskykynsä ja sitoutumisensa, jotta uusi työntekijä saa parhaan mahdollisen alun, ja pääsee saumattomasti osaksi tiimiä.
Mitä onboarding-raportti sisältää?
Onboarding -raportti koostuu neljästä avainalueesta:
Vuorovaikutus:
Opi miten henkilö todennäköisesti käyttäytyy, kun hän tutustuu tiimiinsä. Voisitko tehdä jotain, jotta tämä prosessi olisi mahdollisimman helppo? Työskenteleekö hän mieluummin muiden kanssa vai yksin? Miten voisit parhaiten tukea häntä sosiaalisissa tilanteissa?
Stimulaatio:
Mieti tehtäviä, projekteja tai vastuualueita, jotka henkilö kokee erityisen kiinnostaviksi. Miten hän haluaa lähestyä uusia projekteja? Minkälaisia työskentelytapoja hän suosii? Mitä voisit tehdä varmistaaksesi, että hän pääsee tällaiseen tehtäviin?
Palkitseminen:
Mieti, miten henkilö pysyy motivoituneena. Mikä on sinun roolisi sen varmistamisessa, että hän tuntee saavansa uusia virikkeitä, ja miten voit mukauttaa sen hänen persoonallisuuteensa? Mieti miten voisit mukauttaa johtamistyyliäsi. Saako henkilä tyydytystä ja motivaatiota kehuista tai monipuolisesta työstä?
Ympäristö:
Mieti henkilön mieltymyksiä ja sitä, miten he sopivat organisaatiokulttuuriisi. Miten voit auttaa heitä tuntemaan olonsa kotoisaksi? Miten voit odottaa heidän reagoivan työympäristön muutoksiin? Missä työympäristöissä he saattavat tarvita lisävarmuutta?
